Новый контрагент в 1С: от ИНН до банковского счёта и договора

Чтобы создать контрагента в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, выберите вид (юрлицо, ИП, физлицо), введите ИНН и нажмите Заполнить по ИНН. Программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Останется добавить банковский счёт и при необходимости договор — и карточку можно записывать.

Без интернет-поддержки кнопка заполнения не работает , тогда реквизиты вводят вручную по выписке из реестра. Минимум для записи — вид, ИНН и наименование. Но если сразу не заполнить КПП, полное наименование и адрес, первый же счёт-фактура уйдёт с ошибкой. А лишняя карточка того же партнёра — дубль — потом ломает сверку взаиморасчётов и акт сверки.

Где в 1С открыть справочник контрагентов

В разных конфигурациях список контрагентов лежит в разных местах. Сама карточка при этом похожа: вид, ИНН, КПП, наименования, адреса, счета.

В Бухгалтерии одно и то же юрлицо может быть и поставщиком, и покупателем. Отдельной галочки «поставщик» нет: роль задаёт договор и документы.

В УТ 11 логика двухуровневая. Партнёр — это «группа компаний» или клиент как бизнес-единица, а контрагенты — его юрлица и ИП, на которых выписываются документы. Один партнёр может иметь несколько контрагентов.

💡 Карточку не обязательно открывать из справочника. В любом документе (поступление, реализация, счёт) начните вводить наименование в поле Контрагент и нажмите Создать в выпадающем списке — откроется та же форма, а после записи новый контрагент сразу подставится в документ.

Карточка юридического лица: какие реквизиты заполнить

Для организации-контрагента обязательный минимум — вид, ИНН, КПП и наименование. Остальное нужно для печатных форм, счетов-фактур, банка и отчётности.

Заполнение по ИНН

1. В поле Вид контрагента оставьте «Юридическое лицо».
2. Введите ИНН — 10 цифр.
3. Нажмите Заполнить по ИНН.
4. Проверьте, что подтянулось: краткое и полное наименование, КПП (9 цифр), ОГРН (13 цифр), юридический адрес.
5. Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть.

Сервис берёт данные из государственного реестра, поэтому ошибки в названии или адресе почти исключены. Если у организации есть филиалы со своими КПП, программа может предложить выбрать нужное подразделение.

Ручное заполнение

Если сервис недоступен, данные берут из выписки ЕГРЮЛ на сайте ФНС или из карточки предприятия, которую прислал партнёр.

• 🏷️ Наименование — рабочее короткое имя для списков: «Ромашка ООО». Его видите только вы.
• 📄 Полное наименование — как в учредительных документах: «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»». Оно уходит в счета-фактуры, акты, накладные.
• 🔢 ИНН и КПП — без пробелов. Программа проверяет контрольное число ИНН и подсветит ошибку, если хоть одна цифра неверна.
• 🧾 ОГРН — нужен для договоров и некоторых печатных форм.
• 📁 Группа — папка в справочнике («Поставщики», «Покупатели», «Арендодатели»). Удобна для отбора, на учёт не влияет.

Полное наименование проверяйте особенно внимательно: именно оно печатается в счёте-фактуре. Опечатка в нём — повод для покупателя запросить исправленный документ.

Обособленное подразделение и госорган

Для филиала крупной компании в поле вида выберите обособленное подразделение и укажите головного контрагента. ИНН у филиала тот же, что у головной организации, КПП — свой. Так в справочнике будет несколько карточек с одним ИНН, и это нормально.

Для налоговой инспекции, казначейства или фонда в актуальных релизах есть вид «Государственный орган». Его используют для платёжек по налогам и госпошлинам.

Индивидуальный предприниматель, физлицо и иностранная компания

Карточка меняется при смене вида контрагента: лишние поля скрываются, нужные появляются.

ИП. Выберите «Индивидуальный предприниматель», введите 12-значный ИНН и заполните по нему. Полное наименование формируется как «Индивидуальный предприниматель Петров Сергей Иванович». КПП у ИП не бывает — оставьте поле пустым, иначе счёт-фактура выйдет с ошибкой.

Физлицо. Нужно для договоров аренды у гражданина, ГПХ-исполнителей без статуса ИП, покупателей-частников. ИНН необязателен, но если вы платите физлицу доход — пригодится для отчётности.

Иностранный контрагент. В поле страны регистрации выберите нужную страну — поля ИНН/КПП сменятся на налоговый и регистрационный номер в стране регистрации. Для компаний из стран ЕАЭС налоговый номер заполняйте обязательно: его спрашивают документы по импорту и отчётность по ввозу товаров. Полное наименование пишите так, как в контракте, — латиницей или в переводе.

Банковский счёт, адреса и договор контрагента

После первой записи карточки в её шапке становятся доступны ссылки на подчинённые данные: банковские счета, договоры, контактные лица.

Банковский счёт

1. Откройте ссылку Банковские счета в карточке и нажмите Создать.
2. Введите БИК банка. Наименование банка, город и корреспондентский счёт подставятся из классификатора банков.
3. Введите расчётный счёт — 20 цифр.
4. Запишите. Если счёт у контрагента один, он сам станет основным.

Программа сверяет номер счёта с БИК по контрольному ключу. Если 1С ругается на неверный счёт, а партнёр клянётся, что всё верно, — скорее всего, перепутана одна цифра в БИК.

Адреса и телефоны

В разделе контактной информации заполните:

• 📍 Юридический адрес — подставляется при заполнении по ИНН, печатается в счёте-фактуре;
• 🏢 Фактический адрес — если отличается; часто нужен для доставки;
• ✉️ Почтовый адрес, телефон, электронная почта — для отправки документов и рассылок.

Адрес вводится через форму с проверкой по адресному классификатору. Если адрес нестандартный (новый микрорайон, которого ещё нет в классификаторе), его можно ввести свободной строкой — программа предупредит, но запишет.

Договор

В Бухгалтерии 3.0 при выборе контрагента в документе программа подставляет основной договор нужного вида. Если подходящего договора нет, 1С создаёт его сама с наименованием «Основной договор».

Отдельный договор стоит завести вручную, если:

• работаете с партнёром по нескольким договорам и хотите вести расчёты по каждому;
• расчёты в валюте или в условных единицах;
• это договор комиссии, агентский или аренды — у них свой вид договора.

Вид договора («С поставщиком», «С покупателем», «Прочее» и другие) определяет, в каких документах договор можно выбрать. Ошибка в виде — главная причина того, почему договор «не виден» в поступлении.

Загрузка контрагентов без ручного ввода

Вбивать каждого контрагента руками приходится редко. Есть несколько способов, где 1С заводит карточки сама.

Для загрузки из таблицы в списке контрагентов проверьте меню Ещё: в актуальных релизах там есть команда загрузки из файла (Excel, CSV). Сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника, запустите проверку и загрузите.

Перед загрузкой из файла сделайте резервную копию базы . Сотня ошибочных карточек вручную удаляется долго, а откат копии занимает минуты.

Проверка контрагента и наведение порядка в справочнике

Проверка по базе ФНС

Включите проверку в настройках интернет-поддержки (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). После этого 1С сверяет ИНН и КПП с данными ФНС. Если контрагент ликвидирован или КПП изменился, в карточке и в документах появится предупреждение, а в книге покупок такие строки будут выделены.

Это защищает вычет НДС: счёт-фактура от «несуществующего» по данным ФНС продавца — риск отказа в вычете. Проверка бесплатна в рамках ИТС.

Платный сервис 1СПАРК Риски добавляет индекс благонадёжности и уведомления о банкротстве, смене директора, исках. Нужен, если вы отгружаете с отсрочкой или берёте крупные авансы.

Поиск и удаление дублей

Дубль — две карточки одного контрагента. Появляется, когда один бухгалтер завёл «Ромашка ООО», а другой — «ООО Ромашка». Взаиморасчёты разъезжаются, акт сверки показывает долг, которого нет.

При вводе ИНН, который уже есть в справочнике, 1С предупреждает о совпадении. Если дубли всё же накопились:

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей.
2. Выберите область поиска «Контрагенты» и правило сравнения — по ИНН и КПП надёжнее, чем по наименованию.
3. Отметьте, какую карточку оставить как оригинал.
4. Запустите замену: ссылки во всех документах переключатся на оригинал, дубль пометится на удаление.

Группы и пометка на удаление

Создайте в списке группы кнопкой Создать группу и разнесите контрагентов по смыслу: поставщики, покупатели, госорганы, сотрудники-подотчётники. Перенос между группами — перетаскиванием мышью.

Карточку, по которой уже есть документы, не удаляйте, а помечайте на удаление: она скроется из выбора, а история взаиморасчётов сохранится.

Ошибки при создании контрагента и что с ними делать

Частые вопросы