Товарная накладная ТОРГ-12 и УПД в 1С 8.3: от справочников до печати и ЭДО

Накладная в 1С отдельным документом не создаётся. Вы оформляете документ отгрузки — в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация → Товары (накладная, УПД), — заполняете покупателя, склад и товары, проводите. Сама товарная накладная ТОРГ-12 или УПД — это печатная форма этого документа, её вызывают кнопкой Печать.

Отсюда главное правило: накладная печатается правильно, только если правильно заполнены документ и справочники. Ниже — порядок для Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси» и отличия для 1С:Управление торговлей 11.

Что подготовить в 1С до первой накладной

Пустые реквизиты в накладной почти всегда идут из справочников, а не из самого документа. Проверьте их один раз — и дальше документ заполняется за минуту.

Организация

Путь в БП 3.0: Главное → Организации. В карточке нужны:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес — они попадают в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель»;
• 🏦 основной банковский счёт — без него в накладной не будет банковских реквизитов;
• ✍️ ответственные лица: руководитель, главный бухгалтер, кладовщик (отпуск груза). Их ФИО выводятся в строки подписей. Если подписи пустые — заполните раздел подписей в карточке организации.

Контрагент и договор

Путь: Справочники → Покупатели и продавцы → Контрагенты. У покупателя заполните ИНН, КПП, юридический адрес. Если груз везут на другой адрес, адрес доставки тоже пригодится.

Договор создаётся прямо из карточки контрагента, вкладка Договоры. Вид договора — «С покупателем». Номер и дата договора подставятся в строку «Основание» товарной накладной.

Номенклатура, склад, цены

• 📦 Справочники → Товары и услуги → Номенклатура: у каждой позиции — вид номенклатуры «Товар», единица измерения с кодом ОКЕИ, ставка НДС. Для услуг накладную не печатают — их оформляют актом.
• 🏬 Справочники → Товары и услуги → Склады: склад, с которого отгружаете.
• 💰 Цены: если продаёте по прайсу, заведите тип цен и установите цены документом «Установка цен номенклатуры». Тогда цена подставится сама. Без этого цену вводят вручную в каждой строке.

Учётная политика

Главное → Учётная политика: система налогообложения и признак плательщика НДС. От этого зависит, будет ли в накладной колонка НДС заполнена или там окажется «Без НДС», и какой статус получит УПД.

Как создать накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0 пошагово

Шаг 1. Новый документ

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Товары (накладная, УПД).

Если продажа идёт по выставленному счёту, удобнее открыть счёт покупателю и нажать Создать на основании → Реализация. Покупатель, договор и товары перенесутся, вводить их заново не нужно.

Шаг 2. Шапка

Под договором есть ссылка с порядком расчётов. Там задаётся счёт учёта расчётов и способ зачёта аванса. Обычно ничего менять не надо: по умолчанию аванс засчитывается автоматически.

Шаг 3. Табличная часть

На вкладке Товары нажмите Добавить или Подбор. Подбор удобнее при большом количестве позиций: в нём видны остатки по складу и можно отметить сразу несколько товаров.

По каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму. Счета учёта (41.01, 90.01.1, 90.02.1) подставятся из настроек номенклатуры. Править их вручную в каждом документе не нужно: если счёт подставился неверно, исправьте правило в Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры.

Шаг 4. Грузоотправитель, грузополучатель и доставка

Если отгружаете от своего имени покупателю на его адрес, эти поля можно не трогать: в ТОРГ-12 подставятся организация и покупатель.

Заполнять их нужно, когда:

• 🚚 груз получает не покупатель, а другое лицо (например, его филиал);
• 🏭 отгружает не ваш склад, а поставщик напрямую;
• 📍 адрес доставки отличается от юридического.

Эти поля находятся в дополнительных реквизитах документа реализации — на вкладке с доставкой или по ссылке в шапке, в зависимости от релиза.

Шаг 5. Счёт-фактура и проведение

Плательщику НДС внизу формы нажмите ссылку Выписать счёт-фактуру. Счёт-фактура создастся и свяжется с реализацией. После этого нажмите Провести и закрыть.

Проведение формирует проводки:

Проверить их можно кнопкой ДтКт в форме документа.

Накладная в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 документ тот же по смыслу — «Реализация товаров и услуг», но путь и порядок другой.

В УТ 11 реализацию чаще создают на основании заказа клиента: открывают заказ и выбирают Создать на основании → Реализация товаров и услуг. Товары, цены, склад и соглашение с клиентом переносятся из заказа.

Отличия от БП, которые чаще всего путают:

• 📑 вместо «Типов цен» в УТ — «Виды цен», а условия продажи задаются соглашением с клиентом;
• 📦 если включён ордерный склад , сама реализация не списывает товар физически — нужен ещё расходный ордер;
• 🧾 проводок в УТ нет: бухгалтерский учёт ведётся в БП, куда реализации передаются через синхронизацию.

Печатные формы ТОРГ-12 и УПД в УТ вызываются так же — кнопкой Печать в документе или в списке.

Печать товарной накладной и других форм

Откройте проведённую реализацию и нажмите Печать. В БП в списке будут, среди прочих:

• 📄 Товарная накладная (ТОРГ-12);
• 📄 Универсальный передаточный документ (УПД);
• 📄 Накладная — упрощённая внутренняя форма без реквизитов ТОРГ-12;
• 📄 Счёт-фактура — если он выписан;
• 🚛 транспортная накладная — если товар везёт перевозчик.

В окне печати задаётся число копий. Для ТОРГ-12 нужны минимум два экземпляра — себе и покупателю. Перед печатью таблицу можно поправить вручную, но такие правки не сохраняются в документе: при повторной печати их не будет.

Удобный приём — печать из списка. Выделите несколько реализаций с зажатым Ctrl и нажмите Печать: формы всех документов откроются одним окном. Так закрывают пачку отгрузок за день.

Сохранить накладную в PDF или Excel можно из окна печати кнопкой сохранения, а отправить по почте — кнопкой с конвертом, если в базе настроена учётная запись почты.

Когда вместо накладной оформлять УПД

С 2013 года форма ТОРГ-12 не обязательна: организация вправе использовать свою форму первичного документа, если в ней есть обязательные реквизиты по статье 9 закона № 402-ФЗ. Многие перешли на универсальный передаточный документ — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру одним листом.

У УПД два статуса, и в 1С они выбираются не галочкой, а настройками:

Если в напечатанном УПД стоит статус 2, а вы плательщик НДС, — счёт-фактура не выписан. Вернитесь в реализацию, нажмите ссылку внизу формы и перепечатайте.

Что проверить в УПД дополнительно к ТОРГ-12:

• 🔢 строку 5а с номером и датой документа об отгрузке — в 1С она заполняется из реализации;
• 🆔 идентификатор госконтракта — только если поставка по госконтракту, задаётся в договоре;
• 🔖 код вида товара и страну происхождения — для импортных товаров и товаров, подлежащих прослеживаемости. Они берутся из карточки номенклатуры и из поступления.

Как исправить накладную после проведения

Способ зависит от того, закрыт ли период и попал ли документ в отчётность.

Период открыт, отчётность не сдана

Откройте реализацию, исправьте ошибку, проведите заново и перепечатайте накладную. Покупателю передайте новый экземпляр, старый заберите. Проводки пересчитаются сами.

Если документ не открывается на редактирование, скорее всего, установлена дата запрета изменения данных — Администрирование → Проведение документов. Снимать её стоит только по согласованию с главным бухгалтером.

Период закрыт или покупатель уже принял документ

Исходную реализацию не трогают. На её основании создают документ Корректировка реализации и выбирают вид операции:

• ✏️ Исправление в первичных документах — была техническая ошибка: не та цена, не то количество, опечатка в реквизитах. Формируется исправленный счёт-фактура или исправленный УПД.
• 🤝 Корректировка по согласованию сторон — данные были верными, но стороны договорились изменить цену или количество (скидка задним числом, возврат части партии по договорённости). Формируется корректировочный счёт-фактура или УКД.

Корректировка затрагивает тот период, который положен по правилам учёта, а исходная реализация сохраняет исходные данные. Так в отчётности остаётся видна история изменения.

Отменить накладную целиком

Если отгрузки не было, а документ создан по ошибке, — в открытом периоде отмените проведение (Ещё → Отменить проведение) и пометьте документ на удаление. Если отгрузка была, а покупатель вернул весь товар, — оформляйте возврат товаров от покупателя, а не удаление.

Отправка накладной по ЭДО

Бумажную накладную всё чаще заменяет электронная. В 1С отправка встроена в документ реализации.

Что нужно заранее:

1. Подключить 1С-ЭДО или другого оператора: Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Иметь квалифицированную электронную подпись руководителя или уполномоченного лица. Если подписывает не руководитель — нужна машиночитаемая доверенность по формату ФНС.
3. Отправить покупателю приглашение к обмену и дождаться, пока он его примет.

Отправка: откройте проведённую реализацию, в командной панели выберите команду ЭДО и отправьте документ. Программа сформирует электронный УПД или накладную в формате ФНС, вы подпишете его и отправите. Покупатель подписывает свою часть — титул покупателя.

Что учесть:

• ✍️ УПД со статусом 1 — это одновременно счёт-фактура, а счёт-фактуру в электронном виде подписывают только квалифицированной подписью;
• 🔁 передаточный документ без функции счёта-фактуры стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной подписью;
• 📥 у покупателя в 1С из входящего документа создаётся поступление — сопоставлять номенклатуру приходится только при первом обмене.

Состояние документооборота видно в самой реализации и в Текущих делах ЭДО. Пока покупатель не подписал свою часть, обмен по документу не завершён: запросите подпись, а не отправляйте документ повторно.

Частые вопросы