Кадровые приказы в 1С: приём, перевод, отпуск и увольнение

Отдельного документа с названием «Приказ» в 1С нет — и это первое, что сбивает с толку новичка. Кадровый приказ формируется автоматически как печатная форма конкретного кадрового документа: оформили «Приём на работу» — распечатали приказ по форме Т-1, провели «Увольнение» — получили Т-8. Сам приказ вы не набиваете руками, вы заполняете документ-основание, а программа печатает бланк.

Полноценный кадровый учёт с приказами на приём, перевод, отпуск и увольнение ведётся в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 и в 1С:ERP. В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть упрощённый кадровый блок — его хватает для микропредприятий, но часть документов там недоступна. В 1С:Управление торговлей и 1С:Рознице кадрового учёта нет вовсе, приказы там не оформить.

Ниже — где включить кадровый учёт, как завести каждый тип приказа и как вывести его на печать или подписать электронно.

С чего начать: настройки и справочники

Прежде чем вводить первый приказ, проверьте три вещи. Без заполненных справочников документы либо не проведутся, либо посчитают зарплату неверно.

1. Включён ли кадровый учёт. В ЗУП 3.1 откройте Настройка → Кадровый учёт. Здесь задаётся, ведётся ли штатное расписание, используются ли совместители, договоры ГПХ и так далее. В Бухгалтерии 3.0 путь другой: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт — и там выбор между полным и упрощённым учётом. На упрощённом приказы о приёме/увольнении вводятся прямо из карточки сотрудника, отдельных документов нет.

2. Заполнены ли справочники. Для корректного приказа нужны:

• 🏢 Организация — с реквизитами, которые попадут в шапку бланка;
• 🧩 Подразделения и Должности (в ЗУП — ещё и штатное расписание, если оно включено);
• 💰 Начисления — оклад, премия и прочее, иначе документ приёма не рассчитает зарплату.

3. Выбрана ли форма приказа. По умолчанию 1С печатает унифицированные бланки Госкомстата (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8). С 2013 года они не обязательны — работодатель вправе утвердить свои формы. Но менять печатную форму в типовой конфигурации без доработки нельзя, поэтому большинство продолжает пользоваться Т-бланками.

Приказ о приёме на работу (форма Т-1)

Это базовый документ, с которого начинается история сотрудника в базе.

Путь в ЗУП 3.1: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу. Для набора сразу нескольких человек есть Приём на работу списком. В Бухгалтерии 3.0 (полный учёт): Зарплата и кадры → Кадровые документы → Приём на работу.

Порядок заполнения:

1. Выберите или создайте сотрудника. Если физлица ещё нет в базе — заведите карточку с ФИО, датой рождения, СНИЛС и ИНН.
2. Укажите подразделение, должность и дату приёма.
3. На закладке Оплата труда внесите вид расчёта (оклад, тариф) и сумму.
4. Задайте вид занятости (основное место, совместительство), график работы и, при необходимости, испытательный срок.
5. Проведите документ и нажмите Печать → Приказ о приёме (Т-1).

Проверьте дату приёма до проведения: задним числом исправлять её, когда уже рассчитана зарплата, придётся с перепроведением всех последующих документов.

Переводы и кадровые перемещения (форма Т-5)

Когда у сотрудника меняется должность, подразделение, оклад или график — оформляется кадровый перевод.

В ЗУП 3.1: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод (или Кадровый перевод списком для группы). В Бухгалтерии 3.0 документ называется так же и лежит в Кадровые документы.

Что важно учесть:

• В документе заполняются только те поля, которые меняются. Пустые реквизиты означают «оставить как было».
• Дата перевода — это день, с которого действуют новые условия. Старые начисления закрываются предыдущим днём.
• Если меняется оклад, новое значение укажите на закладке оплаты; программа сама разобьёт расчёт месяца на «до» и «после».

Печатная форма — приказ о переводе Т-5 (или Т-5а для списка). По ст. 72.1 ТК РФ постоянный перевод возможен только с письменного согласия работника, поэтому к приказу прикладывается допсоглашение к трудовому договору — его 1С не формирует, готовьте отдельно.

Отпуска и другие отсутствия

Отпуск в 1С — это не только приказ, но и расчётный документ: он считает отпускные. Поэтому живёт он в кадрово-расчётном блоке.

В ЗУП 3.1: Зарплата → Отпуск либо Кадры → Все отсутствия сотрудников. В Бухгалтерии 3.0 полноценного расчёта отпускных нет — там отпуск отражается упрощённо, и сложные случаи (переходящий отпуск, компенсация) корректно считает только ЗУП.

Основные документы по отсутствиям:

Порядок по отпуску:

1. Создайте документ «Отпуск», выберите сотрудника.
2. Укажите вид отпуска и период (с какого по какое число).
3. Программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных — проверьте закладку начислений.
4. Проведите и распечатайте Приказ о предоставлении отпуска (Т-6).

Приказ об увольнении (форма Т-8)

Завершает трудовые отношения документ «Увольнение».

Путь в ЗУП 3.1: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение. В Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Кадровые документы → Увольнение (или из карточки сотрудника при упрощённом учёте).

Заполнение:

1. Выберите сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день.
2. Укажите статью и основание ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию).
3. На закладке начислений программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за отработанные дни.
4. Проверьте расчёт, проведите и распечатайте Приказ о прекращении трудового договора (Т-8).

Если отпускных дней отгуляно больше, чем положено, компенсация будет отрицательной — это удержание за неотработанный аванс отпуска, 1С считает его автоматически.

Хотите заранее прикинуть сумму компенсации — воспользуйтесь калькулятором:

Основание и статью увольнения выбирайте из встроенного классификатора, а не вписывайте текстом: от них зависит, как запись попадёт в отчётность ЕФС-1. Напомню, что ФСС и ПФР с 2023 года объединены в Социальный фонд России (СФР), и сведения о приёме/увольнении сдаются именно туда — подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.

Штатное расписание, премии и прочие приказы

Приём, перевод, отпуск и увольнение — ядро кадрового документооборота, но приказами оформляются и другие события. Вот где их искать в ЗУП 3.1.

Приказ об утверждении (изменении) штатного расписания. Если в настройках включено ведение штатного расписания, первичное наполнение оформляется документом Кадры → Штатное расписание → Утверждение штатного расписания, а последующие правки — Изменение штатного расписания. Печатная форма — приказ об утверждении и унифицированная Т-3.

Приказ о премировании. Разовые премии вводятся документом Зарплата → Премии (или Разовые начисления). К нему есть печатная форма приказа о поощрении (Т-11, Т-11а для списка). Регулярная премия задаётся не приказом, а видом начисления в плановых начислениях сотрудника.

Приказы по дисциплине и поощрению. Выговор, благодарность и подобные события типовая конфигурация отдельным кадровым документом не ведёт — такие приказы оформляют в произвольной форме вне 1С либо через доработку.

О нумерации: единого сквозного журнала приказов в 1С нет. Номер приказа совпадает с номером документа-основания, и нумерация идёт отдельно по каждому виду (приёмы — своя, увольнения — своя). Если в организации принят единый журнал регистрации приказов, номер придётся проставлять в нём вручную.

Печать приказов и кадровый ЭДО

Любой кадровый документ выводится на печать кнопкой Печать в его верхней командной панели. В выпадающем списке — доступные бланки: унифицированная Т-форма и, как правило, «Приказ (произвольная форма)».

Полезные приёмы при печати:

• 🖨️ Чтобы распечатать приказы сразу по нескольким сотрудникам, используйте документ списком (приём, перевод) — он печатает форму «а» (Т-1а, Т-5а).
• 📄 Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены ФИО и должность руководителя — иначе в строке «Руководитель организации» будет пусто.
• 🔁 Печатную форму можно сохранить в PDF или Excel прямо из окна предпросмотра.

С 2022 года приказы можно не распечатывать, а подписывать электронно — это кадровый электронный документооборот (КЭДО), узаконенный 377-ФЗ (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). В экосистеме 1С за это отвечает сервис 1С:Кабинет сотрудника (и решение 1С:КЭДО): сотрудник получает приказ в личном кабинете или мобильном приложении и подписывает его своей электронной подписью.

Что нужно для перехода на электронные приказы:

1. Принять в организации локальный акт о введении КЭДО и получить согласие работников.
2. Подключить сервис в Администрирование → 1С:Кабинет сотрудника (ЗУП 3.1).
3. Настроить, какие виды документов идут на электронную подпись .

Обязательной усиленной подписи для внутренних кадровых приказов закон не требует — вид подписи стороны согласуют в соглашении о КЭДО, кроме отдельных документов из ст. 22.2 ТК РФ.

Частые ошибки при оформлении приказов

Эти сбои встречаются чаще всего — и почти все лечатся проверкой справочников и дат.

Частые вопросы