Счёт на оплату покупателю в 1С Бухгалтерии 3.0: от пустого бланка до контроля оплаты

Счёт на оплату в 1С Бухгалтерии 3.0 создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям по кнопке Создать: выбираете покупателя и договор, добавляете товары или услуги, сохраняете и печатаете форму «Счет на оплату». На всё уходит пара минут, если справочники заполнены заранее.

Счёт не формирует бухгалтерских проводок и не является первичным документом. Зато от него зависят две вещи: покупатель платит по правильным реквизитам, а вы видите в программе, какие счета оплачены, а какие висят. Поэтому счёт стоит заполнять аккуратно, даже если покупатель «и так заплатит».

Что подготовить в 1С до первого счёта

Документ берёт почти всё из справочников. Если они пустые, счёт придётся заполнять руками каждый раз, а печатная форма выйдет с пробелами.

Проверьте четыре вещи:

• 🏢 Карточка организации (Главное → Организации): ИНН, КПП, юридический адрес, телефон. Эти данные попадают в шапку бланка.
• 🏦 Банковский счёт организации: в той же карточке, по ссылке на банковские счета. Если счетов несколько, отметьте основной — он подставится в документ автоматически.
• 👤 Контрагент и договор (Справочники → Контрагенты): реквизиты покупателя и договор с видом «С покупателем». Без договора документ не запишется.
• 📦 Номенклатура (Справочники → Номенклатура): товары и услуги с единицей измерения и ставкой НДС по умолчанию.

Какая конфигурация у вас

Порядок ниже описан для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси». В других конфигурациях документ называется и живёт иначе:

Дальше речь только о Бухгалтерии 3.0.

Как создать счёт на оплату в 1С: порядок заполнения

Шаг 1. Откройте список и создайте документ

1. Перейдите в Продажи → Счета покупателям.
2. Нажмите Создать. Откроется пустая форма.
3. Номер оставьте пустым: программа присвоит его при записи. Дату поставьте ту, которой счёт будет выставлен.

Если у вас в базе несколько организаций, сначала выберите нужную в поле «Организация». От неё зависят банковский счёт и нумерация.

Шаг 2. Заполните шапку

• Контрагент — покупатель. Начните вводить название или ИНН, программа предложит варианты.
• Договор — подставится сам, если у контрагента один договор с покупателем. Если их несколько, выберите нужный: от договора зависят валюта и тип цен.
• Банковский счёт — ваш расчётный счёт, на который придут деньги. Проверьте его, если счетов два и больше.
• Склад — нужен, если по счёту продаёте товары. Для одних услуг можно не заполнять.
• Оплатить до — срок оплаты. Он печатается в бланке и пригодится для контроля просрочки.

Шаг 3. Добавьте товары и услуги

1. В табличной части нажмите Добавить.
2. Выберите позицию из номенклатуры.
3. Укажите количество. Цена подставится из установленных цен, если они есть, иначе впишите её вручную.
4. Проверьте ставку НДС в строке: она берётся из карточки номенклатуры.

Для большого перечня используйте кнопку Подбор: в окне подбора можно отметить сразу десяток позиций с количеством и перенести их одним действием.

Шаг 4. Сохраните документ

Нажмите Записать или Провести и закрыть. В список добавится строка с номером, суммой и покупателем. Проводок по счетам учёта не появится, так и должно быть: продажа отражается только реализацией.

Цены, НДС и прочие реквизиты счёта

Откуда берётся цена

В Бухгалтерии 3.0 цены хранятся по типам цен номенклатуры: например, «Оптовая», «Розничная», «Для дилеров». Цены на дату устанавливает документ «Установка цен номенклатуры». Найти его проще всего через поиск по интерфейсу в разделе Склад или через Справочники, раздел с товарами и услугами.

Тип цен попадает в счёт так:

1. Если тип цен указан в договоре с покупателем, документ возьмёт его.
2. Если нет — можно выбрать тип цен в самом счёте, по гиперссылке с настройками цен и НДС в шапке формы.
3. После смены типа цен табличную часть нужно перезаполнить ценами, иначе останутся старые суммы.

Пример. Тип цен «Оптовая»: стул — 2 400 ₽, стол — 7 800 ₽. Покупатель берёт 10 стульев и 2 стола. Сумма: 10 × 2 400 + 2 × 7 800 = 24 000 + 15 600 = 39 600 ₽.

НДС: сверху или в сумме

В той же настройке цен есть флажок «Цена включает НДС». От него зависит итог:

Проверка: 39 600 × 20 / 120 = 6 600; 39 600 × 0,2 = 7 920; 39 600 + 7 920 = 47 520.

НДС в расчётных документах выделяется отдельной строкой, это требование ст. 168 НК РФ. Если организация освобождена от НДС, ставка в строках — «Без НДС», и бланк напечатается с пометкой «Без налога (НДС)».

Дополнительные условия в бланке

Под табличной частью печатной формы можно вывести текст: условия поставки, порядок вывоза, срок действия цены. Этот текст вводится в самом документе, на вкладке с дополнительными сведениями. Типовая формулировка: «Оплата данного счёта означает согласие с условиями поставки товара».

Печать счёта и отправка покупателю

Печать

1. В открытом документе нажмите Печать.
2. Выберите «Счет на оплату» или «Счет на оплату (с печатью и подписями)».
3. Проверьте форму на экране и отправьте на принтер или сохраните в PDF.

Второй вариант выводит факсимиле печати и подписей. Чтобы он работал, загрузите изображения в карточку организации, раздел «Логотип и печать»: туда же добавляется логотип для шапки бланка. Подойдёт скан на белом фоне в PNG или JPG.

Отправка по почте

Из окна печатной формы счёт отправляется кнопкой с конвертом — «Отправить по электронной почте». Программа сама приложит файл и подставит адрес из карточки контрагента.

Для этого нужна учётная запись почты в Администрирование → Органайзер, раздел почтовых настроек. Формат вложения выбирается при отправке, покупателям обычно удобнее PDF.

Если у вас подключён электронный документооборот, счёт можно отправить и через ЭДО — он уйдёт как неформализованный документ.

Как создавать счета быстрее: копирование и ввод на основании

Выставлять однотипные счета вручную каждый раз не нужно. В 1С есть три способа ускориться.

Копирование

Выделите в списке прошлый счёт и нажмите F9 (или кнопку копирования на панели). Создастся новый документ с тем же покупателем, договором и товарами. Останется поменять дату и количество.

Подходит для ежемесячных счетов за аренду, обслуживание, абонентскую плату.

Ввод на основании

Кнопка Создать на основании в форме счёта создаёт связанные документы, уже заполненные данными счёта:

• 🚚 Реализация (акт, накладная, УПД) — когда товар отгружен или услуга оказана.
• 💰 Поступление на расчётный счёт — когда покупатель оплатил.
• 🧾 Счёт-фактура на аванс — если оплата пришла раньше отгрузки и вы плательщик НДС.

Связь со счётом важна: по ней программа понимает, оплачен счёт или нет.

Связь с банковской выпиской

При загрузке выписки из банка 1С пытается найти счёт по номеру в назначении платежа и подставить его в поле «Счет на оплату» документа поступления. Если покупатель номер не указал, поле останется пустым. Заполните его вручную — иначе счёт будет числиться неоплаченным.

Контроль оплаты и дебиторской задолженности

Статусы в списке счетов

В списке Продажи → Счета покупателям видно состояние оплаты каждого счёта. Отсортируйте по нему или включите отбор, чтобы оставить только неоплаченные. Счёт, который покупатель уже не будет оплачивать, отметьте отменённым — так он не будет мешать в списке.

Частичная оплата

Покупатель часто платит частями: например, 50% предоплаты и остаток после отгрузки. Каждое поступление связывайте с тем же счётом. Пока сумма платежей меньше суммы счёта, он числится оплаченным частично. Последний платёж закроет его полностью.

Если покупатель заплатил больше, чем в счёте, переплата останется авансом по договору. Её зачтут при следующей реализации или вернут по письму покупателя.

Отчёты для сверки

ОСВ по счёту 62 показывает долг по факту отгрузки, а не по счетам. Счёт без реализации в ней не виден. Поэтому вопросы «кто не оплатил выставленное» и «кто должен за отгруженное» — это два разных отчёта.

Мини-кейс

Компания выставила 40 счетов за месяц. В ОСВ по 62 долг — 180 000 ₽, а в списке неоплаченных счетов — 25 позиций на 410 000 ₽. Расхождение нормальное: по части счетов товар ещё не отгружен, поэтому долга в учёте нет. Отгруженное и неоплаченное — это и есть 180 000 ₽, их и надо взыскивать в первую очередь.

Ошибки при выставлении счетов и как их найти

Частые вопросы