Заказ клиента и заказ поставщику в 1С: от настройки до закрытия

Создать заказ в 1С проще всего из списка: в Управлении торговлей 11 откройте Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать», для закупки — Закупки → Заказы поставщикам. Заполняете клиента или поставщика, склад, товары с ценами — и заказ готов к согласованию.

Работает это одинаково в УТ 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP: механизм заказов там общий. В Бухгалтерии 3.0 заказов как документа нет, их заменяют счета, а в УНФ документ называется иначе. Разница по программам собрана в таблице ниже.

Что включить и проверить до первого заказа

Если в разделе «Продажи» нет пункта «Заказы клиентов», значит, заказы выключены в настройках. Включаются они в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, закупочные — в том же месте, в подразделе «Закупки».

Перед стартом проверьте четыре вещи:

• 🏢 Карточка контрагента . ИНН, КПП, юридический адрес. Если подключена интернет-поддержка, программа сверит реквизиты с данными ФНС и подсветит недействующего контрагента прямо в карточке. Сервис включается в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы (в УТ — в НСИ и администрирование).
• 🤝 Соглашение (условия продаж или закупок). Оно задаёт вид цен, валюту, порядок оплаты, налогообложение. Типовое соглашение подойдёт для большинства клиентов, индивидуальное — для тех, кому даёте особые цены.
• 📄 Договор. Нужен, если расчёты ведутся по договорам. Когда в настройках включено использование договоров, заказ без договора может не пройти проверку при проведении.
• 💰 Цены. У вида цен из соглашения должны быть установлены цены на номенклатуру. Иначе строки заполнятся нулями, и их придётся набивать вручную.

Где заказы в разных программах

В Бухгалтерии счёт покупателю движений не делает и товар не резервирует. Это просто печатная форма с суммой к оплате, на основании которой потом создают реализацию.

Как создать заказ клиента в 1С по шагам

Возьмём УТ 11. В КА и ERP поля те же, плюс могут появиться реквизиты производства.

1. Откройте Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать».
2. На вкладке «Основное» выберите клиента. Программа подставит партнёра, контрагента и соглашение, если оно у клиента одно.
3. Проверьте соглашение и договор. Если у клиента несколько соглашений, выберите то, по которому действуют цены этой сделки.
4. Укажите склад отгрузки и желаемую дату отгрузки. От даты зависит, когда товар будет нужен под резерв.
5. Перейдите на вкладку «Товары». Добавляйте строки кнопкой «Добавить» или «Подбор». В подборе видно остатки и цены, можно набрать сразу много позиций.
6. Проверьте цены и скидки. Цены приходят из вида цен соглашения. Ручные скидки ставятся в строке, автоматические — назначаются кнопкой расчёта скидок.
7. Заполните обеспечение (подробнее в разделе про номенклатуру).
8. На вкладке условий оплаты посмотрите график: даты и суммы предоплаты, оплаты после отгрузки.
9. Нажмите «Провести». Заказ получает номер и встаёт в список со статусом.
10. Распечатайте счёт на оплату из меню «Печать» или отправьте его клиенту по почте прямо из документа.

Пример: заказ с упаковками и частичной предоплатой

Клиент «Ромашка» просит 40 коробок бумаги по 24 штуки и 15 картриджей. Соглашение — типовое, предоплата 50%.

1. В подборе выбираете бумагу в упаковке «коробка», ставите 40 — в базовых единицах это 960 пачек.
2. Картриджей на складе 9. Кнопка заполнения обеспечения разобьёт строку: 9 к отгрузке, 6 к обеспечению.
3. Сумма заказа, допустим, 180 000 ₽. График оплаты покажет 90 000 ₽ предоплатой и 90 000 ₽ после отгрузки.

Отгрузить можно сразу 9 картриджей и бумагу, а остаток — после поступления от поставщика.

Что дальше делать с проведённым заказом

Из заказа клиента через «Создать на основании» оформляют:

• 🧾 счёт на оплату (если нужен отдельным документом);
• 📦 реализацию товаров и услуг — при отгрузке;
• 🛒 заказ поставщику — если товара нет и его надо докупить под клиента;
• 💳 приходный кассовый ордер или поступление безналичных — при оплате.

Реализация, созданная на основании, подтянет все строки, цены и соглашение. Ничего не придётся вводить второй раз.

Заказ поставщику: оформление и контроль закупки

Заказ поставщику фиксирует, что и когда вы ждёте от поставщика. По нему программа видит товар «в пути» и может обеспечить им заказы клиентов.

Создают его двумя путями.

Вручную:

1. Закупки → Заказы поставщикам → Создать.
2. Выберите поставщика, соглашение (условия закупок) и договор.
3. Укажите склад поступления и дату поступления.
4. Заполните товары. Цены подтянутся из цен поставщика, если они зарегистрированы.
5. Проведите и отправьте поставщику печатную форму заказа.

На основании заказа клиента. Откройте заказ клиента , нажмите «Создать на основании» и выберите заказ поставщику. Удобно, когда товар закупается под конкретную сделку.

Когда товар приезжает, на основании заказа поставщику создают «Приобретение товаров и услуг». Документ поступления привяжется к заказу, и программа будет знать, что заказ выполнен полностью или частично.

Для контроля закупок смотрите список заказов поставщикам с отбором по статусу и сроку. Просроченные открытые заказы — первый сигнал, что поставщик срывает сроки.

Номенклатура, характеристики и упаковки в строках заказа

Товарная часть — место, где ошибаются чаще всего. Разберём три настройки, которые влияют на то, что вы увидите в строке.

Характеристики

Если товар продаётся в размерах, цветах или комплектациях, нужны характеристики. Включение идёт в два шага:

1. Общий флаг: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура, опция характеристик номенклатуры.
2. В виде номенклатуры включите использование характеристик и выберите, общие они для вида или индивидуальные для каждого товара.

После этого в строке заказа появится колонка «Характеристика». Пока она пустая, провести заказ на такой товар не получится.

Упаковки

Если поставщик отгружает коробками, а вы продаёте штуками, заведите упаковки в карточке номенклатуры. В строке заказа можно выбрать упаковку и количество упаковок, программа сама пересчитает в базовые единицы.

Обеспечение строк

В строке заказа клиента есть колонка варианта обеспечения. Она говорит программе, откуда взять товар:

Кнопка «Заполнить обеспечение» расставит варианты по текущим остаткам. Проверьте результат вручную: если на складе 8 штук, а клиент просит 10, программа может разбить строку на две — 8 к отгрузке и 2 к обеспечению.

Статусы заказа: от черновика до закрытия

Статус управляет тем, что заказ делает в учёте. В УТ 11.4 и новее у заказа клиента три основных статуса:

В ранних релизах УТ 11 статусов было больше: отдельно «На согласовании» и «К обеспечению». Если у вас старый релиз, логика та же, просто шагов больше.

Отдельно включается согласование заказов. Тогда менеджер не может сам перевести заказ «К выполнению» — это делает ответственный, например руководитель отдела продаж при скидке выше лимита.

Как правильно закрыть заказ

Заказ, по которому всё отгружено и оплачено, лучше закрывать. Открытые «хвосты» искажают картину: висят резервы, в списке задолженности остаются старые суммы.

Если клиент отказался от части товара, не удаляйте строку. Отметьте её как отменённую и укажите причину отмены. Тогда в аналитике будет видно, почему сорвалась продажа.

Ошибки при оформлении заказа и как их устранить

Ещё одна частая ситуация — менеджер правит проведённый заказ, по которому уже есть реализация. Программа пересчитает остатки к выполнению, и цифры в отчётах «поедут». Правьте такие заказы осознанно, а если сделка изменилась сильно, лучше закрыть старый заказ и создать новый.

Автоматизация: как ускорить работу с заказами

Когда заказов десятки в день, ручной ввод отнимает время. Вот что помогает:

• 📥 Загрузка строк из файла. В табличной части товаров есть команда загрузки из внешнего файла. Клиент присылает спецификацию в Excel — вставляете её, программа сопоставляет артикулы с номенклатурой.
• 📋 Копирование заказа. Постоянный клиент заказывает одно и то же? Скопируйте прошлый заказ кнопкой копирования в списке и поменяйте дату и количество.
• 🔁 Обеспечение потребностей. В разделе «Закупки» есть рабочее место, которое собирает непокрытые заказы клиентов и формирует по ним заказы поставщикам. Не нужно вручную считать, чего не хватает.
• 🌐 Заказы с сайта. Обмен с интернет-магазином загружает заказы покупателей в базу сразу документами.
• 🔗 ЭДО и обмен с сетями. Заказы от торговых сетей можно получать электронно и отвечать подтверждением, без перепечатки.
• 🖨️ Отправка по почте. Счёт и заказ уходят клиенту из документа, если в программе настроена учётная запись электронной почты.

Отдельно стоит настроить права. Если менеджеры не должны менять цены, ограничьте ручное редактирование цен в настройках прав. Это снимает половину споров со складом и бухгалтерией.

Частые вопросы