Как закрыть счёт 94 «Недостачи и потери» в 1С 8.3

Дебетовое сальдо на счёте 94 списывают в зависимости от причины недостачи: в пределах норм естественной убыли — на счета затрат (Дт 20, 25, 26, 44), при наличии виновного — на Дт 73.02, при отсутствии виновных — на Дт 91.02. Само списание в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляют документом Операции → Операции, введённые вручную.

Счёт 94 называется «Недостачи и потери от порчи ценностей». Это активный счёт-накопитель: по дебету на нём собираются суммы недостач и порчи, выявленные при инвентаризации или приёмке, а по кредиту — их списание на нужный источник. Пока остаток по дебету не разнесён по источникам, счёт висит открытым и попадает в оборотно-сальдовую ведомость.

Не путайте счёт 94 со счётом 97 «Расходы будущих периодов». Это разные счета: на 97 учитывают затраты, которые относятся к будущим периодам (лицензии, страховка), а на 94 — именно недостачи и порчу. Проводки и логика закрытия у них ничего общего не имеют.

Откуда берётся остаток на счёте 94

Чаще всего сальдо появляется после инвентаризации. Пересчитали товар на складе, фактический остаток оказался меньше учётного — разницу бухгалтер относит в дебет 94.

Типичные источники дебетового остатка:

• 🔍 Недостача при инвентаризации — фактическое количество меньше учётного (Дт 94 Кт 41, 10, 43).
• 📦 Бой, брак, порча — испорченные ТМЦ, которые нельзя продать или использовать.
• 🚚 Недостача при приёмке — пришло меньше, чем в накладной поставщика, и претензия ещё не оформлена.
• 💰 Недостача в кассе — выявленная при инвентаризации денежных средств (Дт 94 Кт 50).

Сам документ недостачи формирует проводку в дебет 94. Например, по результатам инвентаризации в 1С 8.3 создаётся документ Списание товаров, который даёт Дт 94 Кт 41 на балансовую стоимость пропавшего товара. После этого остаток нужно закрыть — именно об этом статья.

Что определить до списания

Счёт 94 нельзя закрыть «одной кнопкой» — программа не знает, кто виноват в недостаче. Поэтому до проводки бухгалтер решает три вопроса.

Есть ли нормы естественной убыли. Для некоторых товаров (сыпучие, скоропортящиеся, усушка, утруска) законом установлены нормы потерь. Потери в пределах нормы списываются на затраты и уменьшают налог на прибыль. Нормы берут из отраслевых приказов, в 1С они не заполняются автоматически — рассчитываете вручную.

Установлен ли виновный. Если недостача — вина конкретного сотрудника (например, материально ответственного кладовщика) и он согласен возместить ущерб или вина доказана, сумму относят на расчёты с ним.

Есть ли документ об отсутствии виновных. Когда виновное лицо не найдено или суд отказал во взыскании, недостачу можно списать на прочие расходы. Но для этого нужен подтверждающий документ: постановление следствия, решение суда, акт инвентаризационной комиссии.

Списание счёта 94 в 1С 8.3 Бухгалтерия: порядок

В типовой Бухгалтерии 3.0 для списания недостач нет отдельного автоматического документа — остаток закрывают ручной операцией. Порядок одинаковый для всех трёх случаев, меняется только счёт дебета.

1. Откройте Операции → Операции, введённые вручную.
2. Нажмите Создать и выберите Операция.
3. В шапке укажите организацию и дату — обычно последний день месяца, в котором проводите списание.
4. Добавьте строку проводки. В колонке Кредит поставьте счёт 94, заполните субконто (номенклатуру или статью, по которой собиралась недостача).
5. В колонке Дебет поставьте счёт по решению из таблицы выше: 20/25/26/44, 73.02 или 91.02.
6. В поле Сумма укажите балансовую стоимость недостачи, которую списываете.
7. Для счёта 91.02 выберите статью прочих расходов; для корректного налогового учёта поставьте признак «принимается к НУ» только если есть документ об отсутствии виновных, иначе расход не уменьшит налог на прибыль.
8. Запишите операцию и проверьте результат по кнопке Дт/Кт.

Если виновный возмещает ущерб, после проводки Дт 73.02 Кт 94 отражаете поступление денег: при удержании из зарплаты — через начисление в расчётном документе, при внесении в кассу — Дт 50 Кт 73.02 документом Банк и касса → Кассовые документы → Приходный кассовый ордер с видом операции «Прочий приход».

Проводки при списании недостач: сводная таблица

Все варианты закрытия счёта 94 в одном месте.

По мере погашения разницы, учтённой на счёте 98.04, её переносят в прочие доходы: Дт 98.04 Кт 91.01.

Пример списания с цифрами

Разберём типичный случай целиком, от недостачи до закрытия счёта.

Исходные данные. При инвентаризации склада выявлена недостача товара: 10 единиц по учётной (балансовой) стоимости 500 ₽ за штуку. Итого недостача — 5 000 ₽. Нормы естественной убыли по этому товару не установлены. Виновным признан кладовщик, он согласен возместить ущерб по балансовой стоимости.

Шаг 1. Недостача отнесена на 94. Документ Списание товаров формирует проводку:

• Дт 94 Кт 41 — 5 000 ₽ (списан товар по учётной стоимости).

Шаг 2. Недостача отнесена на виновного. Ручной операцией:

• Дт 73.02 Кт 94 — 5 000 ₽ (задолженность кладовщика).

Счёт 94 закрыт: 5 000 на дебете первой проводкой, 5 000 на кредите второй — сальдо ноль.

Шаг 3. Возмещение. Кладовщик вносит деньги в кассу:

• Дт 50 Кт 73.02 — 5 000 ₽.

Теперь обнулился и счёт 73.02. В налоговом учёте возмещённые 5 000 ₽ — внереализационный доход.

Если бы виновный возмещал рыночную стоимость, например 6 000 ₽, то на 94 всё равно попали бы только балансовые 5 000 ₽ (Дт 73.02 Кт 94), а разница 1 000 ₽ прошла бы отдельно: Дт 73.02 Кт 98.04. По мере удержания из зарплаты эта тысяча частями переносилась бы в доход проводкой Дт 98.04 Кт 91.01.

Нормы естественной убыли: когда списывать на затраты

Отдельно про случай, когда часть недостачи — это нормальная убыль (усушка, утруска, бой при хранении сыпучих, скоропортящихся, жидких товаров).

Потери в пределах утверждённых норм — это не ущерб, а объективные потери. Их списывают на счета затрат и без ограничений учитывают при расчёте налога на прибыль.

Норму считают от количества (или стоимости) отпущенного либо хранимого товара по формуле из отраслевого приказа. Пример: при недостаче сахара 30 кг, где норма естественной убыли при хранении даёт 12 кг, на затраты уйдут 12 кг (Дт 44 Кт 94), а оставшиеся 18 кг — сверхнормативная недостача, её относят на виновных или на 91.02.

Налоговый учёт: прибыль и НДС

Налог на прибыль. Порядок зависит от причины списания:

• Потери в пределах норм естественной убыли — материальные расходы (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
• Недостача при отсутствии виновных — внереализационные расходы (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Обязательное условие — документальное подтверждение от уполномоченного органа, что виновные не установлены.
• Сумма, взысканная с виновного, у организации образует внереализационный доход.

Если списываете на 91.02 без документа об отсутствии виновных, расход не принимается для налога на прибыль — поэтому так важен признак НУ в проводке.

НДС. Налоговики иногда требуют восстановить НДС, ранее принятый к вычету по недостающим ТМЦ. Но перечень случаев восстановления в ст. 170 НК РФ закрытый, и недостача в него не входит. Суды, включая ВАС РФ, встают на сторону налогоплательщика. Решение о восстановлении НДС принимайте с учётом готовности спорить с инспекцией — безопаснее не восстанавливать, но быть готовым обосновать позицию.

Как проверить, что счёт 94 закрыт

После операции убедитесь, что остаток обнулился.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Выберите счёт 94 и нужный период.
3. Проверьте: конечное сальдо по дебету должно быть равно нулю.

Если остаток остался, разверните ОСВ по субконто (кнопка Показать настройки → Группировка). Так видно, какая именно номенклатура или статья не списана — обычно остаётся «хвост» из-за того, что сумма операции не совпала с суммой недостачи.

Для контроля по виновным проверяйте счёт 73.02 — он покажет непогашенную задолженность сотрудников.

Ошибки, из-за которых счёт 94 не закрывается

• ❌ Списали всю недостачу на 91.02 без документа об отсутствии виновных. Расход не примут для налога на прибыль, при проверке доначислят налог.
• ❌ Поставили рыночную цену вместо балансовой. На 94 попадает только учётная стоимость; разница со взыскиваемой суммой идёт отдельно через 98.04.
• ❌ Сумма операции не совпала с остатком 94. Из-за копеек или округления счёт закрывается не полностью — сверяйте по ОСВ с точностью до копейки.
• ❌ Списание проведено раньше даты недостачи. Остаток «уходит в минус» в середине месяца — исправляйте дату операции.
• ❌ Недостачу в пределах норм списали на 91, а не на затраты. Теряется право уменьшить налог как по материальным расходам.
• ❌ Перепутали счёт 94 и 97. Расходы будущих периодов списываются совсем по другой схеме — проверьте, что собираете суммы на правильном счёте.