Бой, порча, недостача: оформляем акт списания ЕГАИС в УТ и Рознице

Чтобы списать алкоголь в 1С, нужны два документа, а не один. Складской документ (в УТ 11 — «Списание недостач товаров» или «Внутреннее потребление товаров», в Рознице — «Списание товаров») уменьшает остаток в учёте. «Акт списания ЕГАИС» уменьшает остаток в государственной системе: через УТМ он уходит в ЕГАИС и возвращается квитанцией.

Выбор зависит от ситуации. Бутылку разбили на складе — списываем из регистра 1 с причиной «Порча» или «Потери». Недостача после инвентаризации — причина «Недостача». Продали пиво в торговом зале — списание из регистра 2 с причиной «Реализация». Если сделать только одну половину, остатки в 1С и в ЕГАИС разойдутся, и это всплывёт при первой же сверке.

Причины списания алкоголя в ЕГАИС и какую выбрать

В акте списания ЕГАИС причина выбирается из фиксированного списка. Её нельзя подобрать «примерно»: от неё зависит, как проверяющий прочитает операцию.

Из какого регистра списывать

В ЕГАИС у розничного магазина два основных регистра:

• 📦 Регистр 1 — склад. Продукция числится с привязкой к справкам А и Б. Сюда приходит товар по ТТН.
• 🛒 Регистр 2 — торговый зал. Сюда товар попадает документом передачи в торговый зал, без привязки к справкам.

Бутылка, разбитая в подсобке до передачи в зал, списывается из регистра 1. Бутылка, упавшая с полки, — из регистра 2. В шапке акта списания ЕГАИС 1С просит указать, откуда идёт списание, и при ошибке ЕГАИС отклонит акт из-за нехватки остатка.

Что настроить в 1С перед первым списанием

Без рабочей связки «1С — УТМ — ЕГАИС» акт уйдёт в очередь и там останется. Проверьте пять вещей:

1. УТМ запущен. Универсальный транспортный модуль работает на компьютере, к которому подключён ключ с КЭП. Его страница по умолчанию открывается в браузере по адресу http://localhost:8080.
2. Ключ вставлен и не просрочен. Сертификат КЭП и ключ доступа к ЕГАИС на нём должны быть действующими.
3. Интеграция включена в 1С. В УТ 11 флажок ЕГАИС находится в разделе НСИ и администрирование → Настройка интеграции. В Рознице — в аналогичном разделе администрирования.
4. Организация ЕГАИС заполнена. В справочнике «Организации ЕГАИС» у вашей организации и магазина указан ФСРАР ID, а торговый объект связан с ним. Один ФСРАР ID — одна точка продаж.
5. Номенклатура сопоставлена. Каждой позиции 1С соответствует алкогольная продукция ЕГАИС (по алкокоду). Без этого акт не заполнится по складскому документу.

Перед списанием полезно запросить остатки из ЕГАИС. В 1С это делается из журнала документов ЕГАИС: команда запроса остатков по регистру 1 или 2. Ответ приходит через несколько минут и показывает, сколько ЕГАИС «видит» по каждому алкокоду и справке Б.

Списание боя и порчи алкоголя: по шагам

Сценарий: на складе разбили две бутылки водки 0,5 л. Марки на осколках сохранились.

Шаг 1. Зафиксируйте факт на бумаге

Составьте внутренний акт о бое или порче: дата, наименование, количество, причина, подписи двух-трёх сотрудников. Сфотографируйте бой с марками. Этот акт — основание для обоих документов в 1С.

Храните внутренние акты вместе с квитанциями ЕГАИС по тем же датам. При проверке спросят именно эту связку: событие, складское списание и принятый акт. Если бой случился при приёмке от поставщика, акт списания не нужен — расхождение оформляют актом к ТТН, а битые бутылки не принимают на баланс.

Шаг 2. Оформите складское списание

В УТ 11 используйте «Списание недостач товаров» или «Внутреннее потребление товаров» — в зависимости от того, как в вашей учётной политике отражают бой. В Рознице — документ «Списание товаров». Укажите склад, номенклатуру, количество и статью расходов, по которой потом будете анализировать потери.

Шаг 3. Создайте акт списания ЕГАИС

Откройте журнал документов ЕГАИС и создайте «Акт списания ЕГАИС»:

1. Укажите организацию ЕГАИС (ваш ФСРАР ID).
2. Выберите регистр: 1, если товар не передавали в торговый зал.
3. Выберите причину — «Потери» для боя, «Порча» для испорченного товара.
4. Заполните табличную часть: алкогольная продукция, количество, справка Б (для регистра 1).
5. Если марки сохранились, отсканируйте их в акт — 1С подставит их в список акцизных марок.

Удобнее создать акт на основании складского документа: табличная часть заполнится сама, останется проверить справки Б. Если команды на основании в вашей форме нет, заполните акт вручную по тому же внутреннему акту.

Шаг 4. Отправьте и дождитесь квитанции

Запишите и отправьте акт в ЕГАИС. Через УТМ придёт квитанция: акт либо принят, либо отклонён с текстом причины. Статус видно прямо в журнале документов ЕГАИС.

Не удаляйте и не перепроводите складской документ, пока ЕГАИС не принял акт — иначе потеряете связь между ними и при отказе будет сложно понять, что именно исправлять.

Списание алкоголя по итогам инвентаризации

Инвентаризация алкоголя в 1С идёт в два слоя: сначала сверяют факт с остатками 1С, затем — остатки 1С с ЕГАИС.

1. Запросите остатки из ЕГАИС по регистру 1 и регистру 2 на дату пересчёта.
2. Проведите пересчёт товаров на складе и в зале. В УТ 11 — документ «Пересчёт товаров», в Рознице — инвентаризация по складу магазина.
3. По результатам оформите складские документы: списание недостач и оприходование излишков.
4. По недостаче создайте «Акт списания ЕГАИС» с причиной «Недостача». Регистр выбирайте по месту, где товара не хватило.
5. По излишкам — «Акт постановки на баланс ЕГАИС». Если излишек вызван пересортицей, отправьте его в паре с актом списания по позиции-«двойнику».

Когда расходится не факт, а сама ЕГАИС

Бывает, что пересчёт сходится с 1С, а ЕГАИС показывает другое число. Типичные причины:

• 🔁 товар продан, но передача в торговый зал не отправлялась — остаток «застрял» в регистре 1;
• 🧾 пиво продано, а списание из регистра 2 с причиной «Реализация» не делали;
• ↩️ возврат поставщику оформили в 1С, но возвратную ТТН в ЕГАИС не отправили;
• 📥 ТТН от поставщика подтвердили в ЕГАИС, а приход в 1С ввели позже или иначе.

Каждую такую разницу закрывают не «подгоночным» списанием, а документом, который пропустили. Списание с причиной «Недостача» на товар, который физически продан, — это искажение учёта, а за нарушение учёта в ЕГАИС предусмотрена ответственность по ст. 14.19 КоАП РФ.

Продажи через РМК и списание из торгового зала

Касса и списание связаны теснее, чем кажется.

Крепкий маркированный алкоголь продают через РМК со сканированием марки. Чек уходит в ЕГАИС через УТМ, и остаток в регистре 2 уменьшается без отдельного акта. Повторно списывать такую бутылку актом нельзя: ЕГАИС отклонит акт по уже выбывшей марке или задвоит выбытие.

Пиво и немаркированная продукция в торговом зале продаются без передачи каждого чека в ЕГАИС. Их выбытие из регистра 2 отражают актом списания с причиной «Реализация». Обычно его формируют по итогам смены или дня по данным проданных чеков. Порядок и периодичность зафиксируйте в регламенте магазина, чтобы не копить многодневные расхождения.

Бой у кассы и возвраты

• 🍾 Покупатель разбил бутылку до оплаты. Чек не пробивают. Составьте внутренний акт и спишите позицию из регистра 2 с причиной «Потери» или «Порча».
• ↩️ Возврат маркированного алкоголя. Возврат оформляют через РМК чеком возврата со сканированием той же марки — марка вернётся на остаток регистра 2.
• ❌ Ошибочный чек. Пробивают чек возврата, а не списание. Акт списания тут не нужен.

Отчёты и анализ причин списания

Списание алкоголя — это потери, и их стоит считать отдельно от остальных расходов магазина.

• 📊 Статьи расходов. Заведите отдельные статьи: «Бой алкоголя», «Порча алкоголя», «Недостача алкоголя». Тогда в отчётах по расходам видно, откуда утекают деньги.
• 🗂️ Журнал документов ЕГАИС. Отбор по виду документа и причине показывает все акты списания за период с их статусами. Раз в неделю проверяйте, нет ли отклонённых или зависших.
• ⚖️ Сверка остатков. Ответ на запрос остатков сравнивайте с остатками 1С по тому же складу. Чем чаще сверка, тем короче список расхождений.

Пример, на что смотреть. В магазине за месяц продали 1 200 бутылок пива, а списали боем 36. Это 3% — заметно выше обычного уровня для розницы. Повод проверить выкладку, тележки на складе и, возможно, не боем ли прикрывают недостачи.

Почему ЕГАИС отклоняет акт списания и что делать

Большинство проблем видно по тексту квитанции. Ниже — частые случаи.

Если акт отправили по ошибке

Ошибочно принятый акт списания можно отменить запросом на отмену проведения из 1С — ЕГАИС вернёт продукцию на тот регистр, откуда её списали. Отправляйте отмену сразу, как заметили ошибку: пока акт не отменён, остаток в ЕГАИС занижен. Новый, правильный акт создавайте только после подтверждения отмены.