Как арендатору и арендодателю отразить аренду в 1С:Бухгалтерии

Арендную плату арендатор списывает в расходы документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги», проводкой Дт 26 (20, 44) Кт 60.01. Но перед этим нужно решить главное: применяете вы упрощённый порядок или признаёте право пользования активом по ФСБУ 25/2018. От этого зависит и набор документов, и сами проводки.

Разберём оба варианта списания аренды в 1С: когда платёж сразу уходит в затраты, а когда на балансе появляется актив и обязательство. Отдельно — учёт у арендодателя, НДС и налог на прибыль. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); в УТ 11 и ERP логика та же, названия разделов близкие.

С чего начать: выбор способа учёта аренды

Арендатор с 2022 года учитывает аренду по ФСБУ 25/2018. Стандарт требует признать на балансе право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. Но есть три исключения, при любом из которых разрешён упрощённый порядок — платёж сразу в расходы:

• 📄 срок аренды по договору не превышает 12 месяцев;
• 💰 рыночная стоимость предмета аренды в новом состоянии не выше 300 000 ₽;
• 🏢 вы вправе вести упрощённый бухучёт (малое предприятие, которое закрепило это в учётной политике).

Достаточно выполнения хотя бы одного условия. Аренда офиса на 11 месяцев, аренда ноутбука за 60 000 ₽ — это упрощённый порядок. Долгосрочная аренда помещения или оборудования стоимостью в несколько миллионов — полный учёт с ППА.

Решение закрепите в учётной политике: Главное → Учётная политика. Там же для малого предприятия включается упрощённый бухучёт.

Упрощённый порядок: списываем арендную плату в расходы

Это самый частый случай — аренда помещения, транспорта, оргтехники на короткий срок. Схема одинаковая для любого предмета.

Шаг 1. Отразите услугу аренды. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), создайте документ с видом операции «Услуги (акт, УПД)». В табличной части укажите:

1. номенклатуру-услугу (например, «Аренда помещения»);
2. сумму и ставку НДС из счёта или акта арендодателя;
3. счёт затрат — 26 для управленческих расходов, 44 для торговли, 20 или 25 для производства;
4. счёт учёта расчётов — 60.01.

После проведения сформируются проводки:

• Дт 26 (20, 44) Кт 60.01 — арендная плата без НДС в расходы;
• Дт 19.04 Кт 60.01 — входной НДС.

Шаг 2. Зарегистрируйте счёт-фактуру. В подвале документа поступления есть поля для номера и даты счёта-фактуры арендодателя — заполните их и нажмите «Зарегистрировать». Без этого НДС к вычету не попадёт. Если арендодатель выставил УПД, отдельный счёт-фактуру регистрировать не нужно.

Шаг 3. Примите НДС к вычету. Вычет отражается записью Дт 68.02 Кт 19.04. При стандартной настройке он формируется сразу документом поступления; если в учётной политике включён раздельный учёт или контроль вычета, вычет собирается документом Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок.

Шаг 4. Отразите оплату. Оплата арендодателю проводится из банковской выписки: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Оплата поставщику». Проводка Дт 60.01 Кт 51.

Полный учёт по ФСБУ 25: право пользования и обязательство

Если упрощённый порядок не подходит, аренда отражается как актив. На дату, когда предмет аренды переходит в пользование, арендатор признаёт право пользования активом и обязательство по аренде, равное приведённой стоимости будущих платежей.

В 1С:Бухгалтерии для этого есть раздел ОС и НМА с документами по аренде. Документ поступления предмета аренды формирует:

• право пользования активом — учитывается на счёте 01 как отдельный объект;
• обязательство по аренде — на счёте 76.07.

Дальше ежемесячно работают регламентные операции в Операции → Закрытие месяца:

• амортизация ППА — стоимость права пользования переносится в расходы за срок аренды (Дт 26/44 Кт 02);
• проценты по обязательству — обязательство дисконтировано, поэтому каждый месяц на него начисляются проценты (Дт 91.02 Кт 76.07).

Текущий арендный платёж уменьшает обязательство: Дт 76.07 Кт 60.01 (или напрямую Кт 51 при оплате). Самая частая ошибка при ФСБУ 25 — одновременно и амортизировать ППА, и списывать весь платёж в расходы. Платёж гасит обязательство, в расходы идут амортизация и проценты, иначе затраты задвоятся.

Параметры договора — срок, сумму платежей, ставку дисконтирования — программа берёт из карточки договора аренды. Проверьте их до проведения: от ставки зависит величина ППА и процентов.

Короткий пример. Аренда склада на 3 года, платёж 100 000 ₽ в месяц, ставка дисконтирования 12% годовых. Сумма номинальных платежей за три года — 3 600 000 ₽, но приведённая (дисконтированная) стоимость будущих платежей меньше, около 3,0 млн ₽. Именно эта приведённая сумма ложится на счёт 01 как право пользования и на 76.07 как обязательство. ППА амортизируется равномерно за 36 месяцев, а разница между номиналом и приведённой стоимостью постепенно признаётся процентами. Поэтому в первые месяцы расход по аренде в бухучёте будет выше фактического платежа, а к концу срока — ниже.

Учёт аренды у арендодателя

У собственника, который сдаёт имущество, логика зеркальная. Способ отражения зависит от того, аренда — это его обычная деятельность или разовая сделка.

Аренда как основной вид деятельности. Доход — это выручка. Оформляется документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), вид операции «Услуги». Проводки:

• Дт 62.01 Кт 90.01 — выручка от аренды;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС.

Разовая сдача в аренду. Если аренда для компании — не профильная деятельность, доход относят к прочим: Дт 62.01 Кт 91.01, НДС — Дт 91.02 Кт 68.02. Удобно провести документом реализации услуг, подставив счёт доходов 91.01, или операцией, введённой вручную.

Поступление оплаты от арендатора отражается банковской выпиской: Дт 51 Кт 62.01.

НДС и налог на прибыль по аренде

Бухгалтерские проводки — половина дела. Аренда влияет и на налоги.

НДС у арендатора. Вычет возможен при трёх условиях: есть счёт-фактура или УПД, аренда используется в облагаемой НДС деятельности, услуга принята к учёту. Арендатор госимущества (у органа власти) становится налоговым агентом по НДС: сам исчисляет налог и выставляет счёт-фактуру — в 1С это отдельный флаг в договоре «Организация выступает в качестве налогового агента».

Налог на прибыль. Арендные платежи — прочие расходы на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Признаются на дату расчётов по договору либо предъявления документов. При ФСБУ 25 в налоговом учёте права пользования нет: в расходы идут сами арендные платежи. Из-за этого бухгалтерский и налоговый учёт расходятся, и программа формирует временные разницы по ПБУ 18/02.

УСН «доходы минус расходы». Арендная плата учитывается в расходах после оплаты (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аванс в расходы не ставится, пока услуга не оказана.

Аренда у физлица. Если арендодатель — физлицо без статуса ИП или самозанятого, организация-арендатор выступает налоговым агентом по НДФЛ: удерживает 13% с арендной платы и перечисляет в бюджет. В 1С такой договор оформляется через учёт расчётов с физлицом, а не через обычное поступление услуг.

Где проверить аренду: отчёты и остатки

После проведения документов сверьте результат, не дожидаясь закрытия периода.

• Задолженность перед арендодателем — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60. Разверните по контрагентам и договорам. Красное сальдо по 60.02 — это ваши авансы, которые ещё не зачтены.
• Расходы на аренду — карточка или ОСВ по счёту 26 (44, 20) с отбором по статье затрат «Аренда».
• Обязательство по аренде (ФСБУ 25) — ОСВ по счёту 76.07: остаток показывает невыплаченную часть обязательства.
• НДС к вычету — отчёт Отчёты → Книга покупок; если аренды там нет, значит счёт-фактура не зарегистрирован.

Для быстрой сверки с арендодателем удобен Покупки → Акт сверки взаиморасчётов по нужному договору — программа подтянет обороты и покажет расхождения.

Частые ошибки при отражении аренды

Эти промахи всплывают на проверке чаще всего — и большинство из них не про проводки, а про выбор схемы.

• ❌ Списывают всю аренду в расходы, игнорируя ФСБУ 25. Долгосрочный договор на дорогой объект требует ППА и обязательства. Инспекция и аудитор это увидят по балансу.
• ❌ Наоборот, усложняют простую аренду. Договор на 11 месяцев не требует права пользования — не создавайте актив там, где достаточно поступления услуг.
• ❌ Не регистрируют счёт-фактуру. НДС зависает на счёте 19.04 и не попадает в книгу покупок.
• ❌ Путают обеспечительный платёж с арендной платой. Гарантийный депозит — это не расход и не аванс аренды. Он учитывается на счёте расчётов (60.02 или 76) и возвращается в конце договора или зачитывается в последний платёж.
• ❌ Ставят коммуналку в ту же строку, что и аренду. Если по договору возмещаемые коммунальные услуги идут сверх арендной платы, отразите их отдельной номенклатурой — так проще сверять и принимать к вычету НДС.

Частые вопросы