Как провести списание брака на складе в 1С 8.3: документы и проводки

Списание бракованного товара в 1С 8.3 делают документом «Списание товаров» через раздел Склад или Продажи, а не через корректировку остатков вручную. Перед этим брак фиксируют актом и проводят по счёту 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а дальше — либо на виновника, либо на финансовый результат.

Разберём пошагово, какую проводку даёт списание, когда нужна «Пересортица» вместо обычного списания, что с НДС и как не получить расхождение в отчётах ОСВ и инвентаризации.

Что считается браком и зачем нужен акт

Брак — это товар, который потерял потребительские свойства: истёк срок, повреждена упаковка, вскрыта пломба, обнаружен производственный дефект. В 1С такой товар не исчезает из учёта сам — его нужно списать документально, иначе он будет висеть на остатках и искажать себестоимость.

Основание для списания — внутренний акт о браке (форма произвольная, обычно комиссионная: кладовщик + материально ответственное лицо + представитель бухгалтерии). В акте фиксируют:

• 📦 наименование и количество товара;
• 🔎 причину брака (истёк срок, бой, заводской дефект);
• 💰 балансовую стоимость партии;
• ✍️ подписи комиссии.

Прежде чем открывать документ в 1С, разделите ситуацию на два типа — от этого зависит, какой путь выбрать:

• 🏭 Брак обнаружен у вас на складе (истёк срок, товар повреждён при хранении или перемещении) — спишите его как недостачу по акту, это способ 1 ниже.
• 🚚 Брак обнаружен при приёмке от поставщика (битая упаковка, заводской дефект сразу при разгрузке) — это не ваше списание, а претензия поставщику, оформляется документом «Возврат товаров поставщику», а не «Списание товаров». НДС по такой партии вообще не принимается к вычету, поэтому и восстанавливать нечего.

Дальше — про первый сценарий, он встречается чаще.

Способ 1. Документ «Списание товаров»

Базовый вариант для Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 — когда товар просто уходит с остатков без переноса на другую позицию.

Шаг 1. Зайдите в нужный раздел

• Бухгалтерия 3.0: Склад → Списание товаров;
• Управление торговлей 11 / ERP: Склад и доставка → Складские операции → Списание товаров.

Шаг 2. Заполните документ

1. Создайте новый документ, укажите склад и организацию.
2. На закладке «Товары» подбором или по штрихкоду добавьте позиции брака.
3. Проверьте количество — оно должно совпадать с актом, а не «на глаз».
4. В поле Счёт учёта программа подставит счёт товара (41.01 для торговли, 10.01/10.09 для материалов) — менять его здесь не нужно, счёт списания настраивается статьёй расходов.
5. На закладке «Счёт затрат» выберите или создайте статью расходов с видом Недостачи и потери от порчи имущества.

Шаг 3. Проведите документ

После Провести и закрыть 1С сформирует проводку по дебету счёта 94 и кредиту счёта товара. Остатки на складе уменьшатся сразу, в ОСВ по счёту 41 (или 10) брак больше не виден.

Что приложить к документу

1. Отсканированный акт о браке — вложите файл через Операции → Присоединённые файлы или кнопку скрепки на форме документа.
2. При крупной сумме — бухгалтерскую справку с расчётом, как определена балансовая стоимость списанной партии (особенно если товар учитывается по среднему или ФИФО).
3. Если брак подлежит утилизации по закону (просроченные продукты, химия, лекарства) — акт утилизации от специализированной организации, иначе списание выглядит как обычная недостача без объяснения, куда физически делся товар.

Способ 2. «Пересортица» — когда товар не пропал, а перепутан

Отдельный случай: по факту инвентаризации обнаружили, что вместо товара А на складе лежит товар Б (ошиблись при приёмке или отпустили не то). Здесь списывать через обычное списание нельзя — налоговая требует зачесть пересортицу, если это один и тот же материально ответственный сотрудник и один период.

Оформляется документом Склад → Пересортица товаров (в Бухгалтерии — через документ «Инвентаризация товаров» с последующим вводом на основании). Программа сама формирует две проводки: списание излишка одной позиции и оприходование недостачи другой, разница по стоимости уходит на счёт 91.02 либо 94 — зависит от того, покрывает ли зачёт полную сумму.

Проводки при списании брака

Типовые корреспонденции, которые формирует 1С в зависимости от сценария:

Если виновное лицо не определено, недостачу с 94-го счёта переносят на 91.02 «Прочие расходы» — это делает документ Операция, введённая вручную или специальная операция списания недостач (в зависимости от релиза конфигурации).

НДС при списании бракованного товара

Здесь чаще всего путаются. Разберём по пунктам:

• Если товар изначально покупался для операций, облагаемых НДС, и был списан (не продан, не использован), входной НДС по нему формально подлежит восстановлению — Минфин настаивает на этой позиции, хотя прямой нормы в НК РФ для брака нет.
• Если брак выявлен и подтверждён поставщиком (возврат бракованного товара поставщику), восстанавливать ничего не нужно — это другая операция, оформляется документом Возврат товаров поставщику.
• НДС “начислять” при самом списании не нужно — списание на 94 счёт не реализация, объекта налогообложения не возникает.

Если виновник установлен: что делать дальше

Когда комиссия в акте указывает конкретного сотрудника (например, кладовщик уронил паллету), сумма недостачи взыскивается с него — полностью или в пределах среднего заработка, по решению работодателя.

Особенности по конфигурациям

• Бухгалтерия 3.0 — списание брака доступно напрямую через Склад → Списание товаров, самый короткий путь.
• Управление торговлей 11 / ERP — отдельно есть сценарий списания в рамках складского ордерного учёта: сначала создают ордер на списание, затем проводят сам документ, если включено ордерное складское хранение (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка).
• Розница 2.3 — списание брака обычно проводят через Складские документы → Списание товаров, для расхождений при инвентаризации кассы — отдельный документ коррекции остатков.
• ЗУП 3.1 — к этой операции не относится, здесь списание товаров не ведётся.

Типичные ошибки при списании брака

1. Списали без акта. При проверке такое списание легко переквалифицировать в необоснованные расходы — налог на прибыль не примет сумму в затраты.
2. Перепутали статью расходов. Если выбрать статью с видом «Материальные расходы» вместо «Недостачи и потери», искажается налоговый учёт — расходы попадут туда, где не должны.
3. Списали пересортицу как обычное списание. Это задвоит операцию: товар А уйдёт в минус, товар Б останется лишним — ОСВ не сойдётся до следующей инвентаризации.
4. Забыли восстановить НДС, когда это требовалось по внутренней учётной политике — при выездной проверке это частый пункт доначислений.
5. Указали неверное количество, не сверив с актом — расхождение всплывёт только на следующей инвентаризации, искать причину придётся по журналу документов за несколько месяцев.
6. Провели списание задним числом после закрытия периода — это разрывает цепочку проводок, отчётность за закрытый период придётся пересдавать.

Как проверить результат списания

После проведения документа сверьте три отчёта:

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.01 (или 10.01) — позиция брака должна исчезнуть из остатков.
• 📈 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — сумма должна либо закрыться проводкой на 73.02/91.02, либо остаться открытой до момента установления виновника.
• 🧾 Склад → Инвентаризация товаров — для контроля, что фактический остаток совпал с учётным после списания.

Как предотвратить повторные ошибки

• 💡 Настройте в учётной политике отдельную статью расходов «Потери от брака» один раз — и дальше выбирайте её по умолчанию.
• 💡 Для складов с высокой оборачиваемостью проводите внеплановую инвентаризацию сразу после крупной партии брака — так пересортица не накопится.
• 💡 Если брак выявляется регулярно (например, скоропортящийся товар), настройте регламентное задание на напоминание о списании раз в неделю, а не раз в квартал по факту аудита.