Списание офисной бумаги в 1С: от поступления до инвентаризации

Бумагу в 1С:Бухгалтерии 3.0 списывают документом «Требование-накладная» из раздела Производство → Требования-накладные: он даёт проводку Дт 26 (или 44) Кт 10.06 по средней или ФИФО-стоимости. Недостачу и порчу оформляют иначе — документом «Списание товаров» через счёт 94.

Пачки уходят в принтеры каждый день, а на счёте 10 копится остаток, которого на полке давно нет. Решение простое: правильно настроить карточку бумаги, списывать её раз в месяц по требованию и закрывать разницу после каждого пересчёта.

Карточка бумаги и учётная политика: что настроить до первого списания

Если номенклатура заведена неправильно, требование-накладная подставит не тот счёт, и списание придётся переделывать. Поэтому начинаем с карточки.

Номенклатура

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Создайте элемент «Бумага офисная А4, 500 л.» с видом номенклатуры «Материалы».
3. Единица измерения — пачка. Листы не нужны: бумагу никто не выдаёт поштучно, а дробные остатки в листах только путают инвентаризацию.
4. Ставку НДС укажите ту, по которой покупаете, обычно 20%.

Счёт учёта

Счёт подставляется из регистра Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Для бумаги и прочих канцтоваров обычно выбирают 10.06 «Прочие материалы».

📌 Варианты, которые встречаются на практике:

Если бумага идёт на продажу, всё дальнейшее про требование-накладную к ней не относится: она уходит через реализацию.

Учётная политика

В Главное → Настройки → Учетная политика проверьте способ оценки МПЗ: «По средней» или «ФИФО». От него зависит стоимость каждой списанной пачки.

💡 Для бумаги разница почти незаметна: цена меняется плавно, партии мелкие. «По средней» проще проверять — себестоимость пачки равна остатку на счёте, делённому на количество.

Поступление бумаги и проводки при оприходовании

Списать можно только то, что есть на остатке. Если поступление не проведено или проведено на другой склад, требование-накладная выдаст ошибку о нехватке.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид «Товары (накладная, УПД)».
3. Укажите поставщика, договор и склад — тот же, с которого потом будете списывать.
4. В табличной части добавьте бумагу, количество и цену.
5. Проверьте счёт учёта в строке: должен стоять 10.06. Если стоит 41.01 — карточка или регистр счетов настроены не так.
6. Проведите документ.

Пример. Купили 20 пачек по 350 ₽ без НДС. Сумма 7 000 ₽, НДС 20% — 1 400 ₽, всего 8 400 ₽.

Если поставщик без НДС, второй и третьей строки не будет, а на 10.06 встанет полная сумма.

Как списать бумагу на хозяйственные нужды требованием-накладной

Основной сценарий: бумагу выдали в бухгалтерию, отдел продаж или на ресепшн. Документ один — требование-накладная.

Пошагово в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите «Создать».
2. Укажите дату и склад, с которого уходит бумага.
3. На вкладке «Материалы» добавьте бумагу и количество. Цену вводить не нужно: программа рассчитает её при проведении.
4. Перейдите на вкладку «Счет затрат» и заполните:
   • Счёт затрат: 26 — для административных подразделений, 44 — для торговли и отдела продаж, 20 или 25 — если бумага уходит в производство;
   • Подразделение затрат — кто получил бумагу;
   • Статью затрат, например «Канцелярские товары». Если такой статьи нет, создайте её прямо из поля.
5. Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт.

Пример. Выдали 8 пачек при средней цене 350 ₽:

Дт 26  Кт 10.06  — 2 800 ₽ (8 × 350)

Остаток на 10.06: 12 пачек на 4 200 ₽.

Если документ не проводится из-за остатков

При проведении 1С проверяет, хватает ли бумаги на выбранном складе на дату документа. Если остатка нет, появится сообщение о нехватке количества. Проверьте три вещи:

• 📅 дата поступления не позже даты требования;
• 🏬 в поступлении и требовании выбран один и тот же склад;
• 📦 количество в поступлении указано в тех же единицах — пачках, а не коробках.

Если бумагу физически получили, а документа от поставщика ещё нет, не списывайте её «в минус». Дождитесь УПД или оприходуйте по накладной с последующим исправлением.

Когда бумага уходит в разные подразделения

Если в одном требовании пачки получают бухгалтерия (счёт 26) и отдел продаж (счёт 44), включите флажок «Счета затрат на закладке „Материалы“». Тогда счёт и подразделение указываются в каждой строке, и не нужно делать два документа.

Статья затрат и налоговый учёт

В карточке статьи затрат задаётся вид расхода для налогового учёта. Для бумаги выберите вид, соответствующий прочим расходам: в ст. 264 НК РФ расходы на канцелярские товары названы отдельным подпунктом.

На УСН «доходы минус расходы» канцтовары тоже есть в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ. Расход признаётся после оплаты поставщику.

Как часто списывать

Списывать каждую пачку отдельным документом неудобно. Рабочая практика — один документ в месяц по ведомости выдачи или акту комиссии с итоговым количеством. Главное, чтобы документ был датирован месяцем, к которому относится расход, и был проведён до закрытия месяца.

Как списать бумагу в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 нет требования-накладной и счетов: учёт ведётся в разрезе статей расходов. Для бумаги на собственные нужды используется документ «Внутреннее потребление товаров» в разделе Склад и доставка.

Порядок в УТ 11:

1. Создайте «Внутреннее потребление товаров».
2. Выберите склад и добавьте бумагу.
3. Укажите статью расходов (например, «Канцелярские расходы») и аналитику расходов — подразделение.
4. Проведите документ.

Себестоимость рассчитывается при закрытии месяца, поэтому сразу после проведения суммы может не быть. Если вы переносите данные из УТ в Бухгалтерию синхронизацией, проследите, чтобы статье расходов соответствовал правильный счёт затрат в БП. Иначе бумага прилетит на 91.02 вместо 26.

Инвентаризация бумаги и списание выявленной недостачи

Бумагу берут без требования, поэтому при пересчёте почти всегда находится расхождение. В БП 3.0 его оформляют в две стадии.

Шаг 1. Пересчёт

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и создайте документ.
2. Выберите склад и нажмите «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе». Программа выставит учётное количество.
3. В колонке фактического количества введите то, что насчитала комиссия.
4. Проведите документ. Проводок он не делает, только фиксирует расхождение.

Пример. По учёту 12 пачек, на полке 10. Недостача — 2 пачки на 700 ₽.

Шаг 2. Списание

Из инвентаризации нажмите «Создать на основании → Списание товаров». Строки с недостачей заполнятся автоматически.

Дт 94  Кт 10.06  — 700 ₽ (2 × 350)

Шаг 3. Закрытие счёта 94

Документ «Списание товаров» оставляет сумму на 94. Закрывают её в зависимости от решения комиссии, обычно операцией вручную в Операции → Операции, введенные вручную.

Излишки оформляют документом «Оприходование товаров » на основании той же инвентаризации: Дт 10.06 Кт 91.01 по рыночной цене.

Порча бумаги и естественная убыль: на что списывать

Испорченная бумага

Протекла крыша, отсырела коробка, пачки сгорели в складе — комиссия составляет акт с причиной и количеством. В 1С:

1. Создайте Склад → Списание товаров без привязки к инвентаризации.
2. Добавьте испорченные пачки.
3. Проведите: Дт 94 Кт 10.06.
4. Закройте 94 операцией вручную. Если виновника нет — Дт 91.02 Кт 94, если есть — Дт 73.02 Кт 94.

Не списывайте испорченную бумагу требованием-накладной на 26 счёт — так вы покажете её как израсходованную в работе. При налоговой проверке это несоответствие акту.

Естественная убыль

Естественная убыль — это потери массы или объёма из-за физических свойств товара: усушка, утруска, испарение. Нормы для неё утверждают отраслевые ведомства по конкретным видам запасов.

Для обычной офисной бумаги таких норм, как правило, нет. Значит, недостачу пачек нельзя списать «по нормам естественной убыли» — её нужно оформить как недостачу с виновником или без него.

НДС при порче и недостаче

Вопрос, восстанавливать ли входной НДС по испорченной или пропавшей бумаге, спорный. В закрытом перечне п. 3 ст. 170 НК РФ такого основания прямо нет, но контролирующие органы высказывались по-разному. Позицию согласуйте с главным бухгалтером. На сумму 140 ₽ НДС с двух пачек обычно не спорят, а при крупной порче вопрос стоит проработать заранее.

Отчёты, по которым проверить остатки и списание бумаги

После списания убедитесь, что 1С отражает то же, что лежит на полке.

📊 Что смотреть в 1С:Бухгалтерии 3.0:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.06 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Включите показатель «Количество», чтобы видеть пачки, а не только рубли.
• Карточка счёта 10.06 — все движения по бумаге с документами-основаниями. Помогает найти, где ушло больше, чем выдали.
• Анализ субконто по номенклатуре и складу — если бумага хранится на нескольких складах.
• ОСВ по счёту 26 с разбивкой по статьям затрат — сколько бумаги ушло в расходы за месяц.

Признаки ошибок в отчётах

💡 Контрольная арифметика по нашему примеру: пришло 20 пачек, выдано 8, недостача 2, на остатке должно быть 10 пачек на 3 500 ₽. Если ОСВ показывает другое — ищите документ в карточке счёта.