Расход денег со счёта, из кассы и через подотчёт в 1С:Бухгалтерии 3.0

Чтобы списать деньги с расчётного счёта в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Банк и касса → Банковские выписки, нажмите Списание, выберите вид операции (оплата поставщику, уплата налога, комиссия банка и т. д.), заполните получателя, сумму и счёт расчётов, затем Провести. Наличные списывают документом Выдача наличных в журнале Банк и касса → Кассовые документы. Проводки по кредиту 51 или 50 формируются только при проведении этих документов.

Частая ошибка — считать, что деньги ушли, когда создано платёжное поручение. Платёжка в 1С проводок не делает: это поручение банку. Списание в учёте появляется, когда вы загружаете выписку или вводите документ Списание с расчетного счета по факту списания из банка.

Что проверить до первого списания

Половина «странных» проводок возникает из-за справочников, а не из-за документа. Перед работой проверьте три вещи.

• 🏦 Банковский счёт организации. В карточке организации должен быть основной счёт с правильным БИК. Без него поле Банковский счет в документе будет пустым.
• 📄 Договор с контрагентом. Вид договора («С поставщиком», «С покупателем», «Прочее») определяет, какой счёт расчётов подставит 1С: 60, 62 или 76.
• 📊 Статьи движения денежных средств. Поле обязательно для проведения. Если статьи не настроены, документ не проведётся, а отчёт о движении денежных средств будет кривым.

Для подотчётных сумм нужен сотрудник в справочнике Физические лица и, если выдаёте на карту, его лицевой счёт.

Списание денег с расчётного счёта: виды операций и проводки

Документ Списание с расчетного счета один, но поведение зависит от поля Вид операции. От него зависит набор полей и корреспондирующий счёт.

Пошагово

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Нажмите Списание.
3. Выберите вид операции.
4. Укажите дату — именно ту, которой банк списал деньги, а не дату создания платёжки.
5. Заполните получателя, договор, сумму, ставку НДС и статью ДДС.
6. Проверьте флажок Подтверждено выпиской банка. Без него документ не попадёт в проводки.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Посмотреть проводки можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт») на командной панели.

Какой вид операции выбрать

Налоги и взносы: особенность единого налогового платежа

С 2023 года большинство налогов и взносов платят единым налоговым платежом на единый налоговый счёт. В 1С это тоже вид Уплата налога, но в поле налога выбирают «Единый налоговый платёж». Проводка при списании — Дт 68.90 Кт 51.

Сам по себе ЕНП не гасит долг по конкретному налогу. Распределение с 68.90 на 68.01, 68.02, 69.xx и другие субсчета делает регламентная операция зачёта аванса по ЕНС в обработке Операции → Закрытие месяца. Если закрытие месяца не проводилось, на 68.90 будет висеть дебетовое сальдо, а по налогам — кредитовое. Это не ошибка списания: просто зачёт ещё не выполнен.

Отдельной платёжкой по своему КБК по-прежнему перечисляют, например, НДФЛ за иностранцев на патенте и взносы на травматизм. Для них в документе выбирают конкретный налог, и списание сразу идёт на его субсчёт.

Загрузка из клиент-банка

Если у вас подключён DirectBank или обмен через файл 1c_to_kl.txt / kl_to_1c.txt, ручной ввод не нужен. В списке банковских выписок нажмите Загрузить: 1С создаст документы списания, подберёт контрагента по ИНН и договор, а вид операции определит по назначению платежа. После загрузки всё равно просмотрите документы с пустым договором или видом «Прочее списание» — это места, где программа не узнала платёж.

Подотчёт и касса: выдача, авансовый отчёт, возврат остатка

Наличные списываются документом Выдача наличных (расходный кассовый ордер ). Журнал — Банк и касса → Кассовые документы, кнопка Выдача.

Выдача под отчёт

1. Создайте Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу.
2. Укажите сотрудника и сумму, статью ДДС.
3. Проведите. Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.
4. Распечатайте РКО (форма КО-2) кнопкой Печать, дайте на подпись получателю.

На карту сотруднику то же самое делают документом Списание с расчетного счета с видом Выдача подотчетному лицу: Дт 71.01 Кт 51.

Авансовый отчёт

Деньги у подотчётника списываются на расходы только авансовым отчётом. Документ находится в Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты.

• 🧾 вкладка «Товары» — купленные материалы: Дт 10.01 Кт 71.01;
• 💳 вкладка «Оплата» — когда сотрудник заплатил поставщику за организацию: Дт 60.01 Кт 71.01;
• 🚕 вкладка «Прочее» — командировочные, такси, почта: Дт 26 / 44.01 Кт 71.01 (счёт затрат выбираете вы).

После отчёта у сотрудника остаётся сальдо по 71.01. Остаток возвращают в кассу документом Поступление наличных с видом Возврат от подотчетного лица (Дт 50.01 Кт 71.01). Перерасход выплачивают ещё одной Выдачей наличных с тем же видом операции.

Прочие выдачи из кассы

Как списать банковскую комиссию и плату за обслуживание

Комиссии чаще всего приходят выпиской из клиент-банка без счёта-фактуры и договора. В 1С их проводят видом операции Комиссия банка документа Списание с расчетного счета.

1. Создайте списание, вид операции — Комиссия банка.
2. Получатель — банк (контрагент), сумма — из выписки.
3. Счёт затрат по умолчанию — 91.02, статья прочих доходов и расходов — «Расходы на услуги банков». Если такой статьи нет, создайте её с видом «Расходы на услуги банков» и флагом Принимается к налоговому учету.
4. Проведите. Проводка: Дт 91.02 Кт 51.

Часть организаций учитывает комиссию за ведение счёта на 26 или 44 счёте. Это допустимо, но решение надо закрепить в учётной политике и применять одинаково весь год. Для этого выберите Прочее списание и вручную укажите счёт затрат.

В налоговом учёте банковские услуги относятся к внереализационным расходам (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). На УСН «доходы минус расходы» комиссия тоже уменьшает базу — в документе должен быть заполнен признак расходов для УСН.

Списание долгов и взаимозачёт через «Корректировку долга»

Не всякое списание связано с движением денег. Когда долг надо убрать без оплаты — по сроку давности, при зачёте или переуступке, — используют документ Корректировка долга. Его создают в Покупки → Расчеты с контрагентами → Корректировка долга или в аналогичном пункте раздела Продажи.

В поле Вид операции выбирают один из сценариев.

Срок исковой давности — 3 года (ст. 196 ГК РФ). Для налогового учёта:

• 📉 списанная дебиторка с истёкшим сроком — безнадёжный долг, внереализационный расход (ст. 266 НК РФ);
• 📈 списанная кредиторка — внереализационный доход (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Основание для списания — приказ руководителя и акт инвентаризации расчётов. В 1С они не формируются, их готовят отдельно и прикладывают к документу.

Автоматическое распределение платежа по договорам и счетам

Один платёж поставщику часто закрывает несколько счетов или договоров. В документе списания за это отвечает поле Погашение задолженности (в части релизов — Способ погашения задолженности).

Если один платёж нужно разнести на несколько договоров, нажмите в документе ссылку Список — откроется табличная часть. Добавьте строки, в каждой укажите договор, сумму, ставку НДС и способ погашения. Сумма строк должна совпасть с суммой документа, иначе 1С не даст провести.

Проверка результата — отчёт Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 60 или 62 с группировкой по контрагентам и договорам. Дебетовое сальдо на 60.01 — признак, что оплата не нашла документ поступления и повисла.

Исправление ошибок: отмена, сторно, исправление прошлого периода

Способ исправления зависит от того, закрыт ли период.

Период открыт

Откройте документ, исправьте реквизиты и проведите заново. Если документ лишний — Пометить на удаление в командной панели списка, затем Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Пометка сразу снимает проводки.

Период закрыт, отчётность сдана

Документ прошлого периода не трогают. По ПБУ 22/2010 ошибку исправляют записями текущего периода.

1. Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную.
2. Создайте операцию текущей датой.
3. Сторнируйте неверную проводку (та же корреспонденция, сумма с минусом) и введите правильную.
4. В комментарии укажите номер и дату исходного документа.

Существенную ошибку прошлого года после утверждения отчётности исправляют через счёт 84, несущественную — через 91.01 или 91.02 текущего года.

Ошибка в самом платеже

Если деньги ушли не тому получателю или с неверным назначением, проводками это не исправить.

• ✉️ ошибка в назначении платежа или КБК налога — письмо в банк или заявление в ФНС об уточнении платежа (п. 7 ст. 45 НК РФ), в 1С — правка документа после подтверждения;
• 🔁 деньги ушли чужой организации — требование о возврате; пока деньги не вернулись, долг сидит на 76.09;
• ➕ задвоенная оплата поставщику — дебетовое сальдо 60.02, возврат приходит документом Поступление на расчетный счет с видом Возврат от поставщика.

Остаток денег проверяйте по Оборотно-сальдовой ведомости по счету 51 в разрезе банковских счетов и сравнивайте с выпиской на последний день месяца. Расхождение ищите отчётом Карточка счета 51 за период.

Частые вопросы