Невыплаченная зарплата в 1С: депонирование, выдача и списание через три года

Депонент в 1С списывают ручной операцией Дт 76.04 Кт 91.01 в 1С:Бухгалтерии 3.0 — после того как истёк трёхлетний срок исковой давности, проведена инвентаризация и подписан приказ руководителя. Сумма попадает в прочие доходы и во внереализационные доходы для налога на прибыль.

Чтобы списать депонированную зарплату без ошибок, сначала нужно правильно её задепонировать и вести по каждому сотруднику. Ниже — весь путь суммы: от ведомости в кассу до закрытия остатка на счёте 76.04.

Что такое депонент и когда он появляется

Депонент — зарплата, которую начислили и подготовили к выдаче из кассы, но сотрудник её не получил в срок. Деньги не исчезают: организация остаётся должна работнику, просто долг переезжает со счёта 70 на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».

Срок выдачи наличных по ведомости — не больше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке. Это правило кассовой дисциплины ЦБ. Кто не пришёл за деньгами за эти дни — того депонируют.

Типичные причины:

• 🏥 сотрудник на больничном или в командировке в дни выдачи;
• 🚪 работник уволился и не пришёл за расчётом;
• 📵 человек недоступен, не отвечает на звонки;
• ⚰️ сотрудник умер, а наследники ещё не обратились.

Где оформлять депонирование: Бухгалтерия или ЗУП

Всё зависит от того, где у вас ведётся касса. Проводку Дт 70 Кт 76.04 формирует та программа, где есть план счетов и кассовые документы.

Главное правило связки: одна и та же сумма не должна задепонироваться дважды — и в ЗУП, и вручную в БП поверх синхронизации. Перед началом договоритесь, кто и в какой базе это делает.

Как задепонировать зарплату при закрытии ведомости

Пример. Ведомость в кассу на троих сотрудников:

Петров не пришёл за пять рабочих дней. Его 38 500 ₽ уходят в депонент.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в кассу и найдите нужную ведомость.
2. Через Создать на основании создайте документ «Депонирование зарплаты».
3. В табличной части оставьте только тех, кто не получил деньги. В примере — Петрова с суммой 38 500 ₽.
4. Дату поставьте последним днём срока выдачи (или днём закрытия ведомости, как закреплено в учётной политике).
5. Проведите документ и откройте проводки кнопкой ДтКт.
6. Выдачу оформите документом Банк и касса → Выдача наличных с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». Сумма — фактически выданная, 97 300 ₽.

После этого в учёте будет:

Что делать с наличными

Невыданные деньги можно оставить в кассе в пределах лимита остатка. Всё, что сверх лимита, сдают в банк. Когда сотрудник придёт, деньги снова снимают с расчётного счёта — это обычная операция получения наличных.

Выдача депонированной зарплаты сотруднику

Петров вернулся из командировки через месяц и пришёл за деньгами. Срок давности не важен — пока долг на 76.04 не списан, выплачивать нужно.

1. Если наличных в кассе нет — получите их в банке (Дт 50.01 Кт 51).
2. Создайте Банк и касса → Выдача наличных.
3. Вид операции — «Выплата депонированной заработной платы».
4. Выберите сотрудника и укажите сумму 38 500 ₽.
5. Проведите документ. Проводка — Дт 76.04 Кт 50.01.

Отдельная ведомость здесь не нужна: деньги выдают по расходному кассовому ордеру на одного человека.

Перевод депонента на другого получателя или счёт

Иногда долг нужно закрыть не перед самим сотрудником или не наличными. Три типовых случая.

Смерть сотрудника

По статье 141 ТК РФ неполученную зарплату умершего выдают членам семьи или лицу, которое было на его иждивении. Срок — не позднее недели со дня подачи документов.

В 1С это та же «Выплата депонированной заработной платы» по умершему сотруднику. Получателя указывайте в реквизитах печатной формы ордера: в поле «Выдать» — ФИО родственника, в поле «По документу» — его паспорт. Документы, подтверждающие родство, храните вместе с ордером.

Выплата по доверенности

Схема та же: аналитика 76.04 остаётся по сотруднику, в печатной форме — доверенное лицо и реквизиты доверенности.

Ошибочное депонирование

Депонировали не того человека или не ту сумму? Не делайте «обратную» ручную операцию. Откройте документ «Депонирование зарплаты», исправьте табличную часть и перепроведите его. Если период закрыт — сторнируйте документ в текущем периоде и создайте правильный.

Как списать невостребованную зарплату по истечении срока давности

Главное: деньги, которые никто не забрал за три года, становятся доходом организации. Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ).

Когда списывать

Срок обычно отсчитывают от даты, когда зарплату должны были выдать, — то есть с даты депонирования. Сумма, задепонированная 10 марта 2023 года, подлежит списанию после 10 марта 2026 года.

Срок прерывается, если организация признала долг (ст. 203 ГК РФ): частично выплатила, письменно подтвердила задолженность. Тогда три года отсчитывают заново.

Не списывайте депонент раньше срока «для чистоты баланса»: долг перед работником сохраняется, а доход окажется завышенным.

Документы перед проводкой

По пункту 78 Положения № 34н кредиторскую задолженность с истёкшим сроком списывают по каждому обязательству на основании трёх документов:

• 📋 акт инвентаризации расчётов — форму закрепите в учётной политике;
• 📝 письменное обоснование: справка бухгалтера с датой депонирования и расчётом срока;
• ✍️ приказ руководителя о списании с перечнем сотрудников и сумм.

Проводка в 1С:Бухгалтерии 3.0

Специального документа для списания депонента нет. Документ «Корректировка долга» работает с контрагентами, а на 76.04 аналитика — по сотрудникам. Поэтому используют ручную операцию.

1. Откройте Операции → Операции, введённые вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. Добавьте строку: дебет 76.04, субконто — сотрудник; кредит 91.01, субконто — статья прочих доходов.
4. Если нужной статьи нет, создайте её. Вид статьи выберите связанный со списанием задолженности, флажок «Принимается к налоговому учёту» оставьте включённым.
5. Если в организации применяется ПБУ 18/02, заполните суммы налогового учёта по дебету и кредиту — иначе разницы появятся там, где их нет.
6. В поле «Содержание» сошлитесь на приказ: номер и дату.

Проводка по примеру: Дт 76.04 Кт 91.01 — 38 500 ₽, списан депонент Петрова за истечением срока исковой давности.

Налоги при списании

• 💰 Налог на прибыль: сумма — внереализационный доход по п. 18 ст. 250 НК РФ. Её включают в доходы того периода, в котором истёк срок давности.
• 💰 УСН «доходы» и «доходы минус расходы»: внереализационные доходы по ст. 250 НК РФ входят в базу, так что списанный депонент тоже учитывают.
• 👤 Страховые взносы: на списание не влияют, их начислили ещё при начислении зарплаты.
• 👤 НДФЛ: налог удерживают при фактической выплате. Если в ваших ведомостях налог был удержан и перечислен ещё при закрытии ведомости, сверьте это по регистру налогового учёта до списания, чтобы не получить расхождение в 6-НДФЛ.

Как проверить остатки по депонентам

Раз в квартал и перед годовой отчётностью полезно посмотреть, кто висит на 76.04 и сколько лет каждой сумме.

Отчёты в 1С:Бухгалтерии 3.0

Как найти суммы к списанию: сформируйте карточку 76.04 за последние четыре года и отметьте кредитовые обороты старше трёх лет, по которым нет дебетовых. Это и есть кандидаты в приказ.

В бухгалтерской отчётности

Депоненты входят в кредиторскую задолженность — строка «Кредиторская задолженность» баланса. Старые суммы раздувают её. После списания остаток уходит, а в отчёте о финансовых результатах сумма появляется в прочих доходах.

Где обычно ошибаются с депонентами

• ❌ Дебетовое сальдо на 76.04. Выплатили депонент, а сам документ депонирования не провели. Сначала проведите депонирование, потом выплату.
• ❌ Списание одной суммой без аналитики. Строка «по всем сотрудникам» на 76.04 ломает карточку и ОСВ. Каждая сумма — своя строка с конкретным работником.
• ❌ Депонирование банковских возвратов. Банк вернул перечисление на карту — это не касса. Сумма остаётся на 70, а возврат проходит через 51.
• ❌ Списание на 91.01 без приказа. Проводка есть, документов нет — налоговая при проверке может не согласиться с периодом признания дохода.
• ❌ Двойное депонирование в связке ЗУП + БП. Депонировали в ЗУП, а бухгалтер повторил ручной проводкой в БП. На 76.04 сумма удвоилась.

Частые вопросы