Списание дизельного топлива в 1С:Бухгалтерии 3.0 и УТ 11 по путевым листам и нормам

Дизтопливо в 1С:Бухгалтерии 3.0 сначала приходуют на счёт 10.03 «Топливо», а списывают документом «Требование-накладная» в разделе Производство на счёт затрат: 20.01, 25, 26 или 44.01. Сумму к списанию берут из путевых листов за месяц: литры по факту или по норме, умноженные на среднюю цену из учёта. Проводка списания — Дт 26 (или другой счёт затрат) Кт 10.03.

Если солярку покупает водитель за наличные или по своей карте, вход в учёт идёт через авансовый отчёт, а по топливной карте — через поступление по ежемесячному отчёту АЗС. Дальше путь одинаковый: остаток на 10.03, списание по путевым листам, закрытие месяца .

Подготовка: документы на топливо и что завести в 1С до списания

Без первички списать ГСМ можно, но расход не устоит при проверке. Перед тем как проводить документы, соберите комплект.

📄 Что нужно на бумаге или в ЭДО:

• путевые листы с пробегом по одометру и остатками топлива в баке при выезде и возвращении;
• чеки АЗС или отчёт поставщика по топливным картам;
• приказ руководителя с нормами расхода по каждой машине, включая зимние надбавки;
• авансовые отчёты водителей, если заправка шла за подотчётные деньги.

Путевой лист в типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельным документом не ведётся. Его заполняют в специализированной программе (например, 1С:Управление автотранспортом), во внешней обработке или на бумаге, а в бухгалтерию приносят итог за месяц: сколько литров израсходовано по каждой машине.

🗂 Что настроить в базе:

1. Номенклатура «Дизельное топливо» с единицей измерения «л» и видом номенклатуры «Материалы» (или отдельным видом «Топливо», у которого счёт учёта 10.03).
2. Счёт учёта номенклатуры: Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Для вида «Топливо» укажите 10.03, тогда счёт будет подставляться в документы сам.
3. Статьи затрат: «ГСМ» с видом расхода «Материальные расходы» или «Прочие расходы», в зависимости от того, как вы отражаете топливо в налоговом учёте. Для сверхнормы заведите вторую статью — «ГСМ сверх нормы».
4. Способ оценки запасов: Главное → Учетная политика. В БП 3.0 доступны «По средней» и «ФИФО». Для топлива на складе и в баках обычно ставят «По средней».

Поступление дизтоплива: накладная, топливная карта, подотчёт

Покупка у поставщика по накладной

Документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Товары». В табличной части — «Дизельное топливо», количество в литрах, цена без НДС. Проводки:

• Дт 10.03 Кт 60.01 — стоимость топлива;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — входной НДС;
• Дт 68.02 Кт 19.03 — вычет после регистрации счёта-фактуры.

Заправка по топливной карте

Деньги поставщику перечисляют авансом: Дт 60.02 Кт 51. Раз в месяц поставщик присылает отчёт о выборке топлива по картам и УПД. На их основании создают то же поступление «Товары», а аванс зачитывается автоматически. Если на склады-баки разносите по машинам, выберите в поступлении склад конкретной машины по номеру карты.

Покупка водителем через авансовый отчёт

Документ Банк и касса → Авансовые отчеты. Чек АЗС вносят на закладку «Товары»: номенклатура, литры, сумма, склад. Проводка — Дт 10.03 Кт 71.01. Если на чеке выделен НДС и есть счёт-фактура (на АЗС его выдают редко), заполняют данные для вычета. По одному кассовому чеку без счёта-фактуры НДС к вычету не принимают, он входит в стоимость топлива.

Как рассчитать расход солярки: по норме и по факту

Литры для списания считают по путевым листам. Есть два подхода, и в 1С им соответствуют разные строки требования-накладной.

Формула нормы для грузовиков и легковых

Для легкового автомобиля базовая формула из рекомендаций Минтранса:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

• Hs — базовая норма, л/100 км;
• S — пробег, км;
• D — поправочный коэффициент в процентах (зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер).

Для грузовиков формула добавляет транспортную работу (тонно-километры) и массу снаряжённого прицепа. Сами базовые нормы по моделям даны в приложениях к распоряжению. Для моделей, которых там нет, организация утверждает нормы своим приказом — по паспорту машины или по контрольным замерам.

Пример расчёта

Машина за октябрь прошла 1 200 км. Базовая норма — 9,5 л/100 км, зимняя надбавка по приказу — 10%.

• Норма: 0,01 × 9,5 × 1 200 × 1,1 = 114 × 1,1 = 125,4 л.
• Факт по путевым листам: остаток на начало 20 л + заправлено 130 л − остаток на конец 18 л = 132 л.
• Перерасход: 132 − 125,4 = 6,6 л.

При средней цене 68 руб./л без НДС:

В бухгалтерском учёте списывают все 132 л: это фактический расход. Разделение на норму и сверхнорму нужно для налога на прибыль.

Списание дизтоплива требованием-накладной в 1С:Бухгалтерии 3.0

Основной документ — «Требование-накладная». Обычно его оформляют один раз в месяц на машину или на подразделение, последним днём месяца.

Пошагово

1. Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите Создать.
2. Укажите дату — последний день месяца, склад — бак машины или общий склад ГСМ.
3. Включите флажок «Счета затрат на закладке «Материалы»», если в одном документе будет и норма, и сверхнорма. Тогда счёт и статью можно задать для каждой строки.
4. На закладке «Материалы» добавьте «Дизельное топливо» двумя строками: 125,4 л со статьёй «ГСМ» и 6,6 л со статьёй «ГСМ сверх нормы».
5. Укажите счёт затрат: 26 для управленческого транспорта, 20.01 для техники в основном производстве, 44.01 для доставки товаров покупателям, 23 для собственного автохозяйства.
6. Заполните подразделение затрат, если ведёте учёт по подразделениям.
7. Нажмите Провести, затем откройте проводки кнопкой Дт/Кт.

Сумму вручную не вводят: 1С рассчитывает её по средней стоимости или по ФИФО на момент проведения. Поэтому все поступления за месяц должны быть проведены раньше требования.

Списание в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 требования-накладной нет. Топливо на собственные нужды списывают документом «Внутреннее потребление товаров» в разделе Склад и доставка. В документе выбирают статью расходов и аналитику. Бухгалтерские проводки по нему формирует уже 1С:Бухгалтерия после синхронизации: там документ превращается в требование-накладную или списание материалов на счёт затрат.

Налоговый учёт сверхнормативного расхода и статьи затрат

Налоговый кодекс прямо не ограничивает расходы на топливо нормами. Действует общее правило ст. 252 НК РФ: расход должен быть обоснован и подтверждён документами. Нормы Минтранса и собственный приказ служат этим обоснованием. Если факт превышает норму без объяснения в путевом листе (пробки, простой с работающим двигателем, обогрев), сверхнорму лучше не включать в расходы для налога на прибыль.

🔧 Как это сделать в 1С:

• в карточке статьи затрат «ГСМ сверх нормы» снимите флажок «Принимается для налогового учета»;
• после проведения требования такая сумма попадёт в постоянную разницу и в декларации расходом не станет;
• статья «ГСМ» остаётся с видом расхода «Материальные расходы» (ст. 254 НК РФ) или «Прочие расходы» (ст. 264 НК РФ) — выберите один вариант и зафиксируйте его в учётной политике.

На УСН «доходы минус расходы» топливо признают по подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ как материальные расходы — после оплаты и списания в эксплуатацию. Для этого в той же 1С:Бухгалтерии требование-накладная должна быть проведена, а поставщик оплачен: без обоих условий расход в КУДиР не попадёт.

Закрытие месяца и распределение затрат на ГСМ

Списанное топливо — это ещё не итог. Затраты на счетах 20, 23, 25, 26, 44 закрываются регламентной обработкой: Операции → Закрытие месяца.

Порядок действий:

1. Проведите все поступления и авансовые отчёты по топливу за месяц.
2. Проведите требования-накладные последним числом.
3. Запустите «Закрытие месяца» и выполните операции.
4. Если появились ошибки корректировки стоимости, откройте отчёт по операции и проверьте отрицательные остатки на 10.03.

Что происходит с затратами:

• 🚚 44.01 — списывается на 90.07 в том же месяце;
• 🏢 26 — при «директ-костинге» уходит на 90.08, иначе распределяется на 20 по базе из учётной политики;
• 🏭 20.01 — включается в себестоимость продукции или услуг;
• 🔁 23 — распределяется по подразделениям, которым возили грузы, если настроено распределение вспомогательного производства.

Базы распределения косвенных расходов задают в учётной политике: Главное → Учетная политика → ссылка Настроить для методов распределения. Если транспорт обслуживает несколько видов продукции, удобнее отнести ГСМ на 25 и распределять пропорционально выручке или прямым затратам.

Проверка остатков в баках и анализ отклонений

После закрытия месяца сверьте учёт с путевыми листами.

📊 Какие отчёты открыть:

• Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 10.03 с группировкой по складам и номенклатуре. Остаток по каждому «баку» в литрах должен совпасть с остатком в последнем путевом листе месяца.
• Отчёт «Анализ счета» по 26 (или 20, 44) — видно, сколько ГСМ ушло в затраты и по каким статьям.
• «Анализ субконто» по статьям затрат «ГСМ» и «ГСМ сверх нормы» за квартал — понятно, у какой машины перерасход системный.

Сравнение нормы и факта по машинам в типовой БП не строится: путевых листов в ней нет. Таблицу «машина — пробег — норма — факт — отклонение» ведут в программе для автотранспорта или в Excel по путевым листам. Если отклонение по машине держится выше 5–10% несколько месяцев подряд, это повод проверить датчик уровня топлива, техническое состояние или водителя.

Типичные ошибки при списании ГСМ

Частые вопросы