Подотчетник не вернул деньги: как закрыть его задолженность в учёте 1С 8.3

Долг подотчетника в 1С — это дебетовое сальдо по счёту 71.01 в разрезе работника. Закрывают его одной из четырёх записей: возврат в кассу (Дт 50.01 Кт 71.01), удержание из зарплаты (Дт 70 Кт 71.01), прощение долга (Дт 91.02 Кт 71.01) или перевод в недостачу (Дт 94 Кт 71.01 с последующим взысканием по 73.02). В 1С:Бухгалтерии 3.0 для трёх последних вариантов нет отдельного документа: их оформляют ручной операцией в Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную или через начисление зарплаты.

Выбор способа зависит не от программы, а от решения руководителя и согласия сотрудника. От него же зависят налоги: прощённая сумма — доход работника с НДФЛ, а безнадёжный долг после истечения исковой давности уменьшает базу по налогу на прибыль.

Когда задолженность подотчетного лица можно закрыть и на каком основании

Аванс под отчёт должен быть закрыт в течение трёх рабочих дней после срока, на который его выдали, или после выхода на работу. Это правило из п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У. Остаток, не подтверждённый чеками, работник обязан вернуть.

Если деньги не вернулись, у организации пять законных путей:

• 💵 Работник вносит остаток в кассу или на расчётный счёт. Самый чистый вариант, налогов не возникает.
• ✂️ Удержание из зарплаты. По ст. 137 ТК РФ решение принимают не позднее месяца после срока возврата аванса и только если работник не оспаривает сумму. Для аванса на хозяйственные нужды надёжнее взять письменное заявление сотрудника.
• 🤝 Прощение долга. Руководитель подписывает приказ или соглашение (ст. 415 ГК РФ). Сумма становится доходом работника.
• ⚖️ Взыскание недостачи. Если деньги потеряны или потрачены без документов, а работник спорит, долг переводят в недостачу и взыскивают как ущерб, в том числе через суд.
• ⏳ Списание безнадёжного долга. Срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). После него долг уволенного работника списывают по приказу на основании инвентаризации.

Что проверить в базе до записи списания

Сначала убедитесь, что долг настоящий, а не «технический» из-за ошибки в документах.

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 71.01, период — с начала года по текущую дату.
2. Включите детализацию по субконто «Работники организации». Найдите сотрудника с дебетовым остатком.
3. Дважды щёлкните по сумме и посмотрите обороты: какие расходные ордера и авансовые отчёты сформировали остаток.
4. Проверьте, что все авансовые отчёты сотрудника проведены. Непроведённый отчёт — частая причина «долга».
5. Сверьте сумму с самим работником и получите подписанный документ: заявление на удержание, приказ о прощении или акт инвентаризации.

Пример, на котором дальше разобраны все варианты. Сотруднику Иванову выдали 15 000 ₽ на закупку материалов. Он отчитался чеками на 11 200 ₽. Остаток по Дт 71.01 — 3 800 ₽, срок возврата прошёл.

Как списать долг подотчетника в 1С:Бухгалтерии 3.0 — по шагам

Возврат денег в кассу

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы, нажмите Поступление.
2. Вид операции — «Возврат от подотчетного лица».
3. Выберите работника, сумму 3 800 ₽ и статью движения денежных средств.
4. Проведите документ. Сформируется Дт 50.01 Кт 71.01, сальдо по сотруднику обнулится.

Если работник перевёл деньги на счёт организации, то же самое оформляют документом поступления на расчётный счёт: в списке видов операций выберите возврат от подотчетного лица.

Удержание из заработной платы

В БП 3.0 со встроенным расчётом зарплаты удержание неизрасходованного аванса делают ручной операцией после начисления зарплаты за месяц:

1. Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную → Создать → Операция.
2. Дата — последний день месяца удержания.
3. Строка проводки: Дт 70, субконто — работник; Кт 71.01, субконто — тот же работник.
4. Сумма — 3 800 ₽, содержание — «Удержание неизрасходованного аванса, заявление от …».

Ведомость на выплату после этого покажет сумму к выдаче с учётом удержания, потому что долг по счёту 70 уменьшился.

Прощение долга с начислением дохода

Здесь две операции: отразить доход для НДФЛ и закрыть долг.

1. Создайте вид начисления: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → раздел Расчет зарплаты → ссылка Начисления → Создать. Название — «Прощение долга по подотчету», код дохода НДФЛ — 4800, вид дохода для страховых взносов — по решению вашей организации (подробно в разделе о налогах). Способ отражения — Дт 91.02 Кт 70 со статьёй прочих расходов, не принимаемой к налоговому учёту.
2. В документе Начисление зарплаты за месяц прощения добавьте сотруднику это начисление на 3 800 ₽. Программа посчитает НДФЛ 494 ₽ (3 800 × 13%) и удержит его вместе с зарплатой.
3. Ручной операцией тем же месяцем закройте долг: Дт 70 Кт 71.01 — 3 800 ₽.

Итог по счёту 70 нулевой: начислили 3 800 ₽, зачли 3 800 ₽. Работник «на руки» получит меньше на 494 ₽ налога.

Недостача и безнадёжный долг

Для недостачи две проводки ручной операцией:

Безнадёжный долг уволенного работника после истечения исковой давности списывают одной проводкой Дт 91.02 Кт 71.01. Статья прочих расходов — с видом «Списание дебиторской задолженности» и флажком принятия к налоговому учёту. Если в организации создавался резерв по сомнительным долгам, списание идёт за счёт резерва: Дт 63 Кт 71.01.

Если зарплату считают в ЗУП 3.1, а учёт ведут в Бухгалтерии

Связка ЗУП + БП меняет только место, где делают удержание и начисление. Возврат в кассу и проводки по недостаче всё равно оформляют в Бухгалтерии.

В ЗУП 3.1 удержание вносят документом удержания по прочим операциям в разделе Зарплата, указывая сумму и месяц. Название документа в списке может отличаться от релиза к релизу — проще найти его поиском по слову «удержание» в разделе. В БП долг по 71.01 закроется после выгрузки отражения зарплаты в учёте, если в настройках способа отражения указан счёт 71.01.

НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль при списании

Налоговые последствия различаются по способу, поэтому сведены в таблицу.

По взносам позиция контролёров такая: прощённая работнику сумма — выплата в рамках трудовых отношений, и её облагают. Суды нередко с этим не соглашаются, если прощение не связано с оценкой труда. Решите вопрос заранее и зафиксируйте в учётной политике: в 1С выбор задаётся видом дохода для взносов в карточке начисления. Пример при обложении — 3 800 × 30% = 1 140 ₽.

Расход на прощение долга налоговики считают безвозмездной передачей (п. 16 ст. 270 НК РФ). Поэтому статья прочих расходов — без флажка принятия к налоговому учёту.

Если работник уже уволился и удержать НДФЛ не из чего, налоговый агент обязан сообщить об этом в инспекцию и работнику не позднее 25 февраля следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Где списание долга видно в 6-НДФЛ и бухгалтерском балансе

6-НДФЛ. При прощении или списании безнадёжного долга доход попадает в расчёт автоматически, если он прошёл через начисление с кодом 4800:

• 📄 в разделе 2 — в сумме начисленного дохода и исчисленного налога;
• 📅 в разделе 1 — удержанный налог по сроку перечисления, когда его удержали с ближайшей выплаты;
• ❗ если налог не удержан (сотрудник уволен) — сумма неудержанного налога в разделе 2 и справка о доходах в приложении за год.

Проверьте до сдачи: Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → отчёт по НДФЛ за квартал. Доход с кодом 4800 должен стоять в месяце решения о прощении.

Баланс. Долг подотчетника до списания сидит в строке 1230 вместе с прочей дебиторской задолженностью. После любой из проводок он из неё уходит. Если долг переведён на 73.02, сумма остаётся в той же строке, но уже как расчёты по возмещению ущерба — до фактического взыскания.

Удержание или зачёт: когда списывать вообще не нужно

Часто «долг» гаснет сам, без приказов и налогов.

• 🔁 Перерасход по другому отчёту. Работник принёс второй авансовый отчёт на сумму больше выданного. Обе операции идут по одному субконто на 71.01, остатки сворачиваются. Выплачивать перерасход и брать долг отдельно не нужно.
• 🧳 Новая командировка. Новый аванс можно выдать и при непогашенном старом: такой запрет из Указания № 3210-У убрали в 2017 году. Тогда при следующей выдаче перечисляют сумму за вычетом остатка, а в заявлении работника указывают, что старый остаток засчитан.
• 💳 Возврат при увольнении. Удержать долг из окончательного расчёта можно в пределах тех же 20% и при согласии работника. Остаток — по соглашению о добровольной выплате или через суд.

Ошибки, из-за которых долг остаётся или задваивается

• ❌ Удержание проведено ручной операцией и ещё раз в ЗУП. Долг по 71.01 уходит в кредит, у работника появляется «переплата». Удержание ведите только в одной программе.
• ❌ Прощение оформили только проводкой Дт 91.02 Кт 71.01. Долг закрыт, но доход в учёт НДФЛ не попал: 6-НДФЛ занижен. Нужно начисление с кодом 4800.
• ❌ Дата ручной операции раньше начисления зарплаты. Сальдо 70 на момент операции может оказаться дебетовым, ведомость на выплату покажет неверную сумму. Ставьте последний день месяца.
• ❌ Не выбран работник в субконто. Остаток «повиснет» на пустом сотруднике и не свернётся с его долгом.

Частые вопросы