Аванс не вернули, накладную не прислали: закрываем долги поставщиков в УНФ

Списать задолженность поставщика перед нами в 1С:УНФ можно документом «Корректировка долга »: в нём указывают поставщика, договор, сумму и статью прочих расходов, на которую уходит невозвращённый аванс. Наш собственный долг поставщику списывают тем же документом, но на статью прочих доходов. Основание в обоих случаях одно: сверка, акт инвентаризации и приказ руководителя.

Типичная ситуация: поставщику перечислили 48 000 ₽ предоплаты, товар не пришёл, фирма-поставщик исчезла, а сумма третий год висит в отчёте по расчётам. Ниже порядок действий для 1С:Управление нашей фирмой 3.0 на платформе 8.3 и что после этого проверить.

Какой бывает задолженность поставщика и когда её пора списывать

С поставщиком в УНФ возможны два направления долга. Их важно не перепутать: от направления зависит статья, налоги и знак суммы в документе.

Поводы для списания:

• ⏳ истёк срок исковой давности — три года с момента, когда долг должны были погасить;
• 🏚️ поставщик ликвидирован и исключён из ЕГРЮЛ;
• 📄 судебный пристав вынес постановление о невозможности взыскания;
• 🧾 «технический» хвост: копейки округления, ошибки прошлых лет, которые уже не исправить документом-источником.

Подготовка к списанию: сверка остатков и бумаг

Сначала убедитесь, что долг реальный, а не результат ошибки ввода. Нередко «долг» исчезает, когда находят забытую приходную накладную или акт услуг, который поставщик прислал в бумаге, а в базу его не внесли.

Проверьте остаток в программе

1. Откройте раздел Закупки и найдите среди отчётов отчёт по расчётам с поставщиками.
2. Поставьте период с начала работы базы до даты списания.
3. Отберите нужного поставщика и разверните сумму по договорам и документам расчётов.
4. Посмотрите, какой документ породил остаток: платёжный документ без поставки или поставка без оплаты.

Если долг числится по одному договору, а оплата прошла по другому, это не долг, а перекос по договорам. Его исправляют переносом задолженности, а не списанием (об этом ниже).

Посчитайте срок давности

Три года отсчитывают не от даты платежа, а от даты, когда поставщик должен был исполнить обязательство. Пример:

• 10.02 — перечислили аванс;
• 10.03 — срок поставки по договору;
• 10.03 через три года — срок давности истёк, долг можно списывать.

Если за это время поставщик подписал акт сверки или вернул часть денег, срок прервался. Отсчёт начинают заново с даты этого действия, и списание откладывается.

Соберите документы

• 📑 акт сверки с поставщиком или подтверждение, что он не отвечает (письмо, претензия);
• 🔍 выписка из ЕГРЮЛ, если фирма ликвидирована;
• 📋 акт инвентаризации расчётов — по форме, принятой в организации;
• ✍️ приказ руководителя о списании с суммой и основанием.

В приказе перечисляют каждый долг отдельно: контрагент, договор, документ возникновения, сумма, причина списания. Одной строкой «списать все просроченные долги» налоговая основание не признает.

Акт сверки в УНФ формируется из карточки поставщика или из списка документов расчётов. Распечатайте его на дату списания: эта же сумма должна попасть в приказ.

Сделайте резервную копию базы перед проведением документов в закрытом периоде. Если в УНФ установлена дата запрета изменения, документ задним числом не проведётся — менять дату запрета стоит только с согласия главного бухгалтера.

Как списать задолженность поставщика перед нами в 1С по шагам

Разберём пример: аванс 48 000 ₽ ООО «Ромашка» по договору № 15. Поставки не было, фирма исключена из ЕГРЮЛ, приказ подписан.

Шаг 1. Создайте документ

Документ «Корректировка долга» находится в разделе Деньги. Если в вашей панели раздела его не видно, наберите «корректировка долга» в строке поиска по интерфейсу или добавьте команду через настройку панели навигации.

Нажмите Создать и выберите вид операции, который отвечает за списание задолженности . Набор видов операций зависит от релиза: в разных версиях списание, взаимозачёт и перенос долга выбирают либо в шапке, либо при создании документа.

Шаг 2. Заполните шапку

• Дата — дата приказа о списании, не дата платежа.
• Организация — если в базе их несколько.
• Контрагент — ООО «Ромашка».
• Договор — № 15. Выбирайте строго тот договор, на котором висит остаток, иначе долг уйдёт в минус на другом договоре.

Шаг 3. Заполните табличную часть

Укажите документ расчётов (платёжку, по которой выдан аванс) и сумму 48 000 ₽. В УНФ расчёты ведутся в разрезе документов, поэтому без ссылки на конкретный платёж остаток по нему не закроется.

Если долг собирался из нескольких платежей, добавьте по строке на каждый. Пример: 30 000 ₽ + 18 000 ₽ = 48 000 ₽ — две строки, а не одна общей суммой.

Шаг 4. Укажите статью расходов

Невозвращённый аванс — убыток фирмы. Выберите статью прочих расходов. Удобно завести отдельную статью «Списание дебиторской задолженности»: тогда в управленческом отчёте о доходах и расходах эти потери видны отдельной строкой, а не теряются среди прочих.

Шаг 5. Проведите и проверьте

Нажмите Провести и закрыть. Затем снова откройте отчёт по расчётам с поставщиками на дату документа — остаток по «Ромашке» должен стать нулевым.

Если поставщик потом выйдет на связь

Списанный аванс не прекращает право требования, если фирма-поставщик ещё существует. Поэтому храните договор, платёжку, акт инвентаризации и приказ не меньше пяти лет. Если деньги вернутся, их проводят обычным поступлением на прочие доходы.

Списание нашего долга поставщику (кредиторки)

Обратная ситуация: в прошлом году получили материалы на 36 000 ₽, оплатили только 30 000 ₽. Поставщик ликвидирован, остаток 6 000 ₽ требовать некому.

Порядок тот же, что выше, с тремя отличиями:

1. В табличной части указывают документ поступления (приходную накладную), а не платёж.
2. Статья — прочие доходы: списанный долг увеличивает доход фирмы.
3. Сумма — 6 000 ₽, только неоплаченная часть. Пересчёт: 36 000 − 30 000 = 6 000 ₽.

Частая ловушка с кредиторкой — остаток из-за непроведённой оплаты. Перед списанием сверьте банковскую выписку за период: если платёж на 6 000 ₽ был, но в базу не загрузился, долг закрывают загрузкой выписки, а не корректировкой.

Когда вместо списания нужен взаимозачёт или перенос долга

Не каждый висящий остаток — потеря. Часто долг можно закрыть встречной суммой или переставить на правильного контрагента.

Пример комбинации: поставщик должен нам 20 000 ₽ за возврат товара, а мы ему — 12 000 ₽ за услуги доставки. Сначала проводят взаимозачёт на 12 000 ₽. Остаток 8 000 ₽ (20 000 − 12 000) — это уже чистая дебиторка: её требуют с поставщика или, если оснований достаточно, списывают по шагам выше.

Сравнение способов:

Налоговые последствия списания долга поставщика

УНФ ведёт управленческий учёт и регламентированный учёт для упрощёнки. Если бухгалтерию ведут в отдельной базе, туда списание попадает через обмен или оформляется отдельно — правила ниже касаются регламентированного учёта.

ОСНО

• 🔻 Дебиторка (поставщик должен нам) — безнадёжный долг включают во внереализационные расходы. Безнадёжным считается долг с истёкшим сроком давности, по ликвидированному контрагенту или по постановлению пристава (статья 266 НК РФ).
• 🔺 Кредиторка (мы должны) — внереализационный доход в периоде, когда истёк срок давности или контрагент ликвидирован (статья 250 НК РФ).

В бухгалтерском учёте списание идёт на прочие доходы и расходы: дебиторка — Дт 91.02 Кт 60.02, кредиторка — Дт 60.01 Кт 91.01. Списанную дебиторку пять лет держат на забалансовом счёте 007 на случай, если должник найдётся.

НДС

Если по выданному авансу НДС приняли к вычету по счёту-фактуре поставщика, при списании аванса этот НДС восстанавливают. Пример: аванс 48 000 ₽ с НДС 20 %, вычет был 8 000 ₽ (48 000 × 20 / 120). Эти 8 000 ₽ возвращаются в бюджет.

По списанной кредиторке НДС, принятый к вычету при поступлении товара, не восстанавливают.

УСН «доходы минус расходы» и «доходы»

• 🔺 списанная кредиторка — доход, её включают в налоговую базу на обоих объектах;
• 🔻 списанная дебиторка в перечне расходов УСН отсутствует — базу она не уменьшает.

Много долгов сразу: как ускорить списание

Раз в год, после инвентаризации, хвостов может набраться несколько десятков. Штатно в УНФ каждый документ списания оформляют на одного контрагента и договор, поэтому работа идёт так:

1. Сформируйте отчёт по расчётам с поставщиками на дату инвентаризации.
2. Отфильтруйте долги с датой возникновения старше трёх лет.
3. Выгрузите отчёт в Excel — это готовое приложение к приказу.
4. Создавайте документы списания копированием: после первого документа меняйте только контрагента, договор, документы расчётов и сумму.

Для потоков в сотни строк делают внешнюю обработку или расширение конфигурации: она читает остатки по расчётам, отбирает просроченные и создаёт документы списания пачкой. Такие решения заказывают у партнёров 1С или пишут сами. Перед запуском на рабочей базе проверьте обработку на копии: ошибка в отборе спишет живые долги.

Где проверить, что долг списан правильно

После проведения пройдите по трём точкам.

• 📊 Отчёт по расчётам с поставщиками на дату документа — остаток по контрагенту и договору нулевой.
• 💰 Управленческий отчёт о доходах и расходах за месяц списания — сумма видна по выбранной статье прочих расходов или доходов.
• 🧾 Акт сверки на следующий день после даты документа — сальдо ноль.

Частые сбои и что с ними делать:

Частые вопросы