Как оформить путевой лист в 1С и списать топливо

ГСМ списывают документом Путевой лист (раздел Покупки): он приходует купленное топливо, считает расход по норме или по факту и формирует проводку Дт 20 (26, 44) Кт 10.03. Само топливо учитывается на счёте 10.03 «Топливо» — как обычные запасы.

Разберём весь путь в 1С:Бухгалтерии 3.0: от включения нужной функции и заведения автомобиля до списания бензина по путевому листу, проводок и сверки остатка в баке. Схема одинаковая для бензина, дизеля и газа — меняется только номенклатура и норма. В ERP и Комплексной автоматизации механизм устроен так же.

Что включить и настроить до первого путевого листа

Документ путевого листа по умолчанию скрыт. Включите его: Главное → Функциональность → Запасы → поставьте флажок Путевые листы. После этого в разделе Покупки появится пункт Путевые листы.

Дальше нужны три справочных элемента.

• 🚗 Транспортное средство. Заводится из поля документа или в справочнике транспортных средств. Укажите марку, госномер, вид топлива и базовую норму расхода на 100 км — 1С будет брать её при расчёте по нормам.
• ⛽ Номенклатура топлива. Создайте позицию (например, Бензин АИ-92) с видом Материалы и счётом учёта 10.03. На каждую марку топлива — своя позиция, иначе остатки смешаются.
• 💳 Способ покупки. Определитесь, как заправляетесь: по топливной карте, за наличные через подотчётника или заранее закупленным топливом из бака. От этого зависит, какой приход делать.

Как оприходовать топливо: карта, наличные, бак

Списать можно только то топливо, что уже стоит на остатке счёта 10.03. Поэтому сначала — приход.

Топливная карта. Поставщик в течение месяца отпускает топливо, а в конце месяца выдаёт акт, реестр заправок и счёт-фактуру на весь объём. Оприходуйте топливо документом Поступление (акты, накладные, УПД) в разделе Покупки, счёт учёта — 10.03. Авансы на карту проводятся как обычная оплата поставщику.

Наличные (подотчёт). Водитель заправляется за свои или за выданные деньги и приносит чеки АЗС. Топливо приходуется через Авансовый отчёт (раздел Банк и касса): на вкладке Товары укажите марку топлива, количество литров и счёт 10.03.

Готовый остаток в баке. Если на начало учёта в баке уже есть бензин, введите его остаток документом Оприходование товаров или начальными остатками — иначе первый путевой лист списать будет нечего.

Заполняем путевой лист в 1С шаг за шагом

Откройте Покупки → Путевые листы → Создать. Документ закрывает сразу две задачи: фиксирует покупку топлива за поездку (если заправлялись в пути) и списывает израсходованное.

1. Выберите автомобиль — норма расхода и вид топлива подтянутся из карточки.
2. Укажите период путевого листа: за день, за несколько дней или за месяц (для малых организаций так проще).
3. На вкладке с топливом внесите заправки за период: сколько литров залито и по какому способу (карта, наличные, бак). Это увеличит остаток в баке на начало списания.
4. Заполните показания одометра: пробег на начало и на конец. Разница — это пройденный километраж, основа расчёта расхода.
5. При необходимости добавьте маршрут и адреса — реквизиты, которые требует Устав автомобильного транспорта.
6. Проверьте рассчитанный расход и остаток в баке на конец, затем проведите документ.

После проведения 1С спишет топливо и оставит в баке остаток: было + заправлено − израсходовано. Этот остаток перейдёт в следующий путевой лист.

Чтобы путевой лист подтверждал расход для налоговой, в нём должны быть обязательные реквизиты из Устава автомобильного транспорта: сведения о собственнике и автомобиле, о водителе, о сроке действия листа, показания одометра и отметки о предрейсовом техническом и медицинском контроле. Печатную форму 1С формирует кнопкой Печать в документе — проверьте, что все обязательные поля в ней заполнены, иначе лист могут не принять как основание расхода.

Как 1С считает расход топлива: по норме или по факту

В документе выбирается метод расчёта. Их два, и они дают разный результат.

По норме. 1С берёт норму расхода из карточки автомобиля и умножает на пробег: норма (л/100 км) × пробег / 100. Базовую норму и поправочные коэффициенты можно определить по методическим рекомендациям Минтранса (распоряжение № АМ-23-р). Удобно, когда заправки учитываются общим объёмом, а не по каждой поездке.

Поправки к базовой норме применяют суммарно. Основные надбавки из рекомендаций Минтранса:

• ❄️ зимняя — от 5 до 20% в зависимости от региона и продолжительности холодного периода;
• 🏙️ работа в городе — тем больше, чем крупнее населённый пункт (ориентировочно от 10% в небольших городах до 35% в городах-миллионниках);
• 🚙 возраст и пробег машины — около 5% для автомобилей старше 5 лет или с пробегом свыше 100 тыс. км;
• 🌡️ кондиционер или климат-контроль — порядка 5–7% за время их работы.

Пример: базовая норма — 8 л/100 км, зимняя надбавка 10%, городская 15%. Рабочая норма: 8 × 1,25 = 10 л/100 км. При пробеге 420 км за период к списанию: 10 × 420 / 100 = 42 литра. Именно такую логику 1С повторяет, если занести итоговую норму и коэффициенты в карточку автомобиля.

По факту. Списывается столько, сколько реально залито и израсходовано по показаниям бака и чекам. Подходит, если вы отслеживаете каждую заправку и остаток в баке на конец поездки.

Сравним, когда что выбрать:

Проводки по списанию ГСМ

Топливо — это запасы (ФСБУ 5/2019), поэтому учёт идёт через счёт 10.03. Счёт затрат при списании зависит от того, как используется машина: 20.01 — основное производство, 26 — управленческий транспорт, 44.01 — доставка и торговля.

НДС по топливной карте принимается к вычету на основании счёта-фактуры поставщика. По чекам АЗС без счёта-фактуры вычет не применяется — топливо приходуется с НДС в стоимости.

Счёт затрат задаётся прямо в путевом листе. Если машин с разным назначением несколько, проверьте, чтобы у каждой был правильный счёт, — иначе расходы уйдут не туда.

Отдельно про авансы на топливную карту. Деньги оператору перечисляются заранее, поэтому до получения акта они висят авансом: Дт 60.02 Кт 51. На дату акта аванс зачитывается, а топливо приходуется на 10.03. Если провести приход мимо зачёта аванса, по поставщику зависнет двойная задолженность — сверяйтесь по оборотно-сальдовой ведомости счёта 60.

Нормы расхода и налог на прибыль

Здесь частая путаница. Для бухгалтерского учёта топливо списывается полностью по факту расхода — нормировать его ФСБУ 5/2019 не требует.

Для налога на прибыль расходы на ГСМ прямо Налоговым кодексом не нормируются: их можно учесть в полной сумме, если они экономически обоснованы и подтверждены путевыми листами и чеками. Нормы Минтранса для нетранспортных организаций носят рекомендательный характер — на них ориентируются, чтобы обосновать объём расхода, но превышение над нормой само по себе расход не запрещает.

На практике норму используют как ориентир: если фактический расход заметно выше нормативного, стоит быть готовым объяснить причину (пробки, зимний режим, состояние двигателя). 1С как раз показывает отклонение факта от нормы по каждому путевому листу — это удобный повод для самопроверки.

Проверка остатков и инвентаризация бензина в баке

Остаток топлива на счёте 10.03 — это бензин, который числится в баках и на складе. Его проверяют двумя отчётами.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03 (раздел Отчёты) — показывает приход, списание и остаток в литрах и рублях по каждой номенклатуре и, при настроенной аналитике, по автомобилям.
• 🔎 Карточка счёта 10.03 — разворачивает движения по конкретной машине: сразу видно, откуда взялся лишний или недостающий литр.

Остаток в баке 1С считает нарастающим итогом. Например: на начало месяца в баке было 10 литров, за месяц заправили 150, списали по путевым листам 130. Расчётный остаток на конец: 10 + 150 − 130 = 30 литров. Именно столько должно числиться по счёту 10.03 на эту машину — эту цифру и сверяют с фактом.

Раз в период остаток сверяют с реальным объёмом в баке. Физически замерить бензин сложно, поэтому на практике сверяют расчётный остаток с показаниями датчика или с нормативным расходом. Если по учёту в баке 40 литров, а по факту — 25, разницу оформляют:

• недостачу сверх норм — документом Списание товаров или Инвентаризация товаров (раздел Склад);
• излишек — Оприходованием товаров.

Частые ошибки при списании ГСМ

• Приход топлива только суммой, без литров. Остаток в баке не считается, расход по норме не рассчитывается. Всегда вводите количество.
• Топливо на счёте 10.01 вместо 10.03. Тогда путевой лист не увидит остаток. ГСМ — только 10.03.
• Одна номенклатура на разные марки. АИ-92 и дизель на одной позиции дают бессмысленный остаток. На каждую марку — своя номенклатура.
• Нет прихода за период. Списать можно только то, что оприходовано. Сначала заправки, потом путевой лист.
• Пробег задом наперёд. Показания на конец меньше, чем на начало, — расход уйдёт в минус. Проверяйте одометр.
• Неверный счёт затрат. Бензин управленческой машины ушёл на 20, а не на 26 — искажается себестоимость. Проверяйте назначение авто.