Как списать топливо в 1С по путевому листу

Топливо списывают проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 10.03 на основании путевого листа — он подтверждает маршрут и фактический расход. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) отдельного документа «Путевой лист » нет: ГСМ приходуют на счёт 10.03 «Топливо» и списывают документом Требование-накладная.

Путевой лист при этом остаётся обязательной первичкой. Его оформляют на бумаге или в специализированной программе (1С:Управление автотранспортом, 1С:УНФ), а в бухгалтерию передают итоговые цифры: пробег, остаток в баке, заправку и расход в литрах.

Ниже — весь цикл для БП 3.0 в интерфейсе «Такси»: настройка номенклатуры, оприходование топлива , расчёт нормы по пробегу, списание и разбор перерасхода.

Как в 1С устроен учёт топлива

ГСМ — это материально-производственные запасы, поэтому топливо учитывают на счёте 10.03 «Топливо», а не сразу в затратах. Купили бензин — он лежит на складе в литрах. Проехали смену — списали часть в расходы по путевому листу.

Движение простое:

• 🛒 Приход — поступление от поставщика, заправка по топливной карте или покупка водителем за наличные (через авансовый отчёт).
• 📄 Путевой лист — первичный документ, который фиксирует пробег и даёт основание для списания.
• 📉 Расход — списание литров в затраты документом Требование-накладная.

Остаток топлива в баке на конец смены переходит на начало следующей. В учёте он виден как сальдо по счёту 10.03 в разрезе номенклатуры (а при необходимости — по местам хранения, если каждый автомобиль ведут как отдельный склад).

Ключевой принцип: в расходы попадает не то, что заправили, а то, что реально сожгли по путевому листу. Разница между заправкой и расходом остаётся в баке и ждёт следующей смены. Поэтому топливо и нельзя списывать в затраты сразу при покупке — иначе остаток в учёте и в баке разойдутся.

Настройка номенклатуры и счёта 10.03

Перед первым списанием заведите топливо в справочнике и проверьте счёт учёта.

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Создайте позицию, например «Бензин АИ-92», и укажите вид номенклатуры Материалы (или Топливо, если такой вид заведён).
3. Единицу измерения поставьте литр — весь учёт ГСМ ведётся в литрах, а не в рублях или штуках.

Счёт учёта задаётся автоматически по виду номенклатуры. Проверить и поправить правило можно в Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры: для топлива счёт учёта должен быть 10.03.

Если автомобилей несколько и нужно видеть остаток по каждому, заведите под каждую машину склад (тип «Места хранения») в Справочники → Склады. Тогда топливо приходуется и списывается с привязкой к конкретному автомобилю.

Литры и рубли не путайте: в «Требовании-накладной» вы указываете количество литров, а их стоимость программа считает сама по методу оценки запасов (ФСБУ 5/2019).

Нормы расхода топлива: откуда брать цифры

Чтобы списать топливо «по норме», нужна сама норма расхода на 100 км пробега. Базовые значения берут из распоряжения Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р — там нормы по маркам автомобилей.

Норму нужно скорректировать на условия эксплуатации:

• ❄️ зимняя надбавка — до +10–20% в зависимости от региона;
• 🏙️ работа в городе с большим населением — повышающий коэффициент;
• 📦 перевозка груза, частые остановки — отдельные надбавки.

Пример расчёта. Базовая норма — 9 л/100 км. Зимой с надбавкой +10% получаем 9,9 л/100 км. При пробеге за смену 450 км норма расхода составит:

450 ÷ 100 × 9,9 = 44,55 л

Организация утверждает применяемые нормы и коэффициенты собственным приказом руководителя — со ссылкой на распоряжение № АМ-23-р или на данные завода-изготовителя. Для компаний, у которых транспорт не основная деятельность, нормы Минтранса формально рекомендательные, но на практике налоговая ориентируется именно на них.

Если марки автомобиля нет в распоряжении № АМ-23-р, норму определяют по технической документации завода-изготовителя или по результатам контрольного заезда. Контрольный заезд оформляют актом: заправляют полный бак, проезжают фиксированный маршрут, замеряют остаток — и выводят фактический расход на 100 км. Полученное значение тоже закрепляют приказом.

В приказе об утверждении норм стоит прописать: базовую норму по каждому автомобилю, перечень и размер сезонных и прочих надбавок, а также период действия зимних коэффициентов (как правило, по датам, установленным для конкретного региона). Без такого приказа любой расчёт расхода в учёте будет голословным.

Как оприходовать топливо: три способа

Способ зависит от того, как компания платит за бензин.

Покупка у поставщика (накладная или УПД). Оформите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В табличной части — номенклатура ГСМ, количество в литрах, счёт 10.03. Входной НДС выделится на счёт 19.03.

Топливная карта. Литры приходуют по отчёту оператора карты (обычно раз в месяц). В 1С это то же Поступление (акты, накладные, УПД) на основании документов оператора; НДС принимается к вычету по счёту-фактуре. Саму карту до заправки учитывают как аванс поставщику.

Покупка водителем за наличные. Если водитель заправился за свои или под отчёт, оформите Банк и касса → Авансовые отчёты. На вкладке с товарами укажите купленное топливо, количество и счёт 10.03. Проводка — Дт 10.03 Кт 71.01.

Что заполнить в путевом листе

Путевой лист — основание для списания, поэтому он должен подтверждать и маршрут, и расход. С 1 марта 2023 года обязательные реквизиты закреплены приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Для бухгалтерии критичны четыре показателя:

Фактический расход считается из этих цифр:

Остаток при выезде + Заправлено − Остаток при возвращении = Фактический расход

Проверим на примере: остаток 20 л + заправка 40 л − остаток в конце 15,45 л даёт расход 44,55 л. Это ровно норма из расчёта выше — перерасхода нет.

Именно фактический расход из путевого листа вы и переносите в Требование-накладную.

Кроме цифр расхода, путевой лист должен содержать сведения о собственнике и автомобиле, данные о водителе, отметки о предрейсовом и послерейсовом техническом и медицинском контроле, а также маршрут или задание. Эти реквизиты нужны не бухгалтерии, а для признания самого документа действительным — без них инспекция может оспорить расход топлива целиком.

Нумеруют путевые листы по порядку в пределах периода, а сами листы хранят вместе с чеками и отчётами оператора топливной карты — это и есть доказательная база для расходов на ГСМ.

Списание ГСМ Требованием-накладной

Само списание оформляют после закрытия путевых листов за период — обычно раз в месяц, по каждому автомобилю или сводно.

1. Откройте Склад → Требование-накладная.
2. Укажите дату, организацию и склад, с которого списываете топливо.
3. На вкладке Материалы добавьте номенклатуру ГСМ и количество — суммарный расход по путевым листам за период.
4. На вкладке Счёт затрат выберите счёт и аналитику: 20.01, 25, 26 или 44.01 в зависимости от того, где занят транспорт, и статью затрат (например, «Содержание автотранспорта»).
5. Проведите документ.

Счёт затрат определяется назначением машины: развозит товар — 44.01, обслуживает производство — 20.01 или 25, используется в управлении — 26. Если одна машина возит и товар, и управленцев, расход делят между счетами пропорционально пробегу по видам поездок — такое распределение фиксируют тем же путевым листом.

После проведения программа сформирует проводку Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10.03 на стоимость списанных литров. Стоимость рассчитается автоматически по методу оценки запасов, который задан в учётной политике (Главное → Учётная политика): по средней или ФИФО.

Как часто проводить списание — решает организация. Удобный вариант: одно сводное Требование-накладная в конце месяца на каждый автомобиль, где в количестве стоит суммарный фактический расход по всем путевым листам за месяц. Тогда остаток на счёте 10.03 на конец месяца совпадёт с остатком топлива в баке по последнему путевому листу.

Перерасход и отклонения: что делать

Сравните фактический расход из путевого листа с расчётом по норме. Три варианта:

• ✅ Факт ≤ норма — списываете весь факт, вопросов нет.
• ➕ Небольшой перерасход — если он обоснован (пробки, холод, рельеф), оформите расчётом и спишите в расходы.
• ❌ Необоснованный перерасход — экономически неоправданную часть в налоговом учёте не признают (ст. 252 НК РФ) либо удерживают с водителя как ущерб.

Если перерасход решено удержать с водителя, сумму сначала относят на расчёты по возмещению ущерба, а затем удерживают из зарплаты или вносят в кассу. В бухучёте это уже не движение по счёту 10.03 — топливо-то израсходовано, — а отдельная операция по возмещению: Дт 73.02 Кт 94 с последующим Дт 70 Кт 73.02 при удержании из зарплаты. Размер удержания ограничен нормами Трудового кодекса.

Обоснованный перерасход удобно подтвердить служебной запиской или расчётом бухгалтера с пояснением причины (аномальный мороз, длительный простой с работающим двигателем, объезд из-за ремонта дороги). Такой документ прикладывают к путевым листам за период.

Чтобы увидеть картину по топливу, используйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03. Задайте период и группировку по номенклатуре или складам — увидите остаток, приход и расход в литрах по каждой машине.

Если по итогам месяца на счёте 10.03 «висит» большой остаток, которого в баках быть не может, — значит, топливо приходовали, но не списывали. Проверьте, по всем ли путевым листам прошло Требование-накладная.

Типичные ошибки при списании ГСМ

• 🚫 Списание без путевого листа. Расход топлива без путевого листа инспекция снимет: нет документа — нет подтверждения маршрута и производственной цели.
• 🚫 Учёт ГСМ в рублях вместо литров. Тогда нельзя сверить остаток в баке и посчитать перерасход. Единица измерения — только литр.
• 🚫 Сразу в затраты, минуя счёт 10.03. Топливо — это запас. Отнести его напрямую на Дт 26 Кт 60 неверно: сначала приход на 10.03, потом списание по факту.
• 🚫 Норма без приказа. Применяете нормы Минтранса или данные завода — закрепите их приказом по организации, иначе цифра расхода ничем не обоснована.
• 🚫 Не учтён сезонный коэффициент. Зимняя норма выше летней; без надбавки по документам будет «перерасход», которого на деле нет.

Частые вопросы