Топливо от заправки до затрат: учёт и списание ГСМ в 1С:Бухгалтерии 3.0

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) списывают документом Требование-накладная (Производство → Требования-накладные) со счёта 10.03 «Топливо» на счёт затрат: 20, 23, 25, 26 или 44. Основание — путевые листы за период: из них берут фактический расход в литрах и сравнивают его с нормой. Расход сверх нормы списывают отдельной строкой, которая не уменьшает налог на прибыль.

Отдельного документа «Путевой лист» в типовой Бухгалтерии нет. Путевые листы ведут на бумаге, в отдельной программе или в отраслевом решении, а в 1С переносят итог — сколько литров израсходовано за месяц по каждой машине.

1. Подготовка: номенклатура, склады и статьи затрат

Порядок настройки один раз решает, насколько удобно потом сверять остатки. Главный приём практика — отдельный склад на каждый автомобиль. Такой «склад-бак» показывает, сколько топлива числится в баке конкретной машины.

Номенклатура топлива

Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура и создайте позицию на каждую марку: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное».

• 🛢️ Вид номенклатуры — материалы или отдельный вид «Топливо».
• 📏 Единица измерения — литр. Если поставщик выставляет в килограммах, договоритесь о литрах или пересчитывайте по плотности до ввода.
• 🧾 Счёт учёта — 10.03. Его задают в настройке счетов учёта номенклатуры (ссылка «Счета учёта» в карточке или в списке номенклатуры).
• 💰 Ставка НДС — 20%.

Склады

В Главное → Функциональность на вкладке «Запасы» включите учёт по нескольким складам. Затем в Справочники → Предприятие → Склады создайте:

Статьи затрат и учётная политика

В Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат заведите две статьи:

1. «ГСМ в пределах норм» — вид расхода «Материальные расходы», признаётся в налоговом учёте.
2. «ГСМ сверх норм» — расход, который в налоговом учёте не признаётся (снимите флажок признания в НУ в карточке статьи).

Способ оценки запасов задаётся в Главное → Настройки → Учетная политика: по средней стоимости или ФИФО. Для топлива с меняющейся ценой чаще выбирают среднюю — её проще объяснить при проверке.

2. Поступление топлива: заправка по карте, за наличные, по талонам

От способа покупки зависит, каким документом топливо попадёт на склад-бак.

Документ поступления открывают так: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → кнопка «Поступление» → вид «Товары (накладная, УПД)». В табличной части укажите номенклатуру, литры, цену без НДС и склад-бак в шапке.

Перемещение в бак

Когда топливо сначала приходит на общий склад, заливку в машину оформляют документом Склад → Перемещения товаров: отправитель — «Основной склад ГСМ», получатель — «Бак …». Проводка остаётся внутри счёта: Дт 10.03 Кт 10.03, меняется только субконто «Склады».

3. Путевой лист как основание: что из него взять

Путевой лист — первичный документ для списания топлива. Его обязательные реквизиты установлены приказом Минтранса № 390. Для 1С из него нужны четыре цифры за месяц по каждой машине:

1. Остаток топлива в баке на начало месяца.
2. Сколько заправлено (сверяется с поступлением в 1С).
3. Остаток в баке на конец месяца.
4. Пробег по показаниям одометра.

Фактический расход считается так:

Расход = Остаток на начало + Заправлено − Остаток на конец

Пример: на 1 октября в баке 40 л, за месяц заправлено 330 л, на 31 октября осталось 30 л. Расход — 40 + 330 − 30 = 340 л.

Удобно сделать в Excel или в программе учёта путевых листов свод «машина → литры по нормам → фактические литры». Он станет приложением к требованию-накладной.

4. Списание ГСМ по нормам и сверх норм

Как посчитать норму

Нормы расхода организация утверждает приказом. Обычно за основу берут методические рекомендации Минтранса АМ-23-р или данные производителя. Для легковых и грузовых машин, учитываемых по пробегу, формула такая:

Норма, л = 0,01 × Базовая норма (л/100 км) × Пробег (км) × (1 + 0,01 × Надбавка, %)

Пример: базовая норма 12 л/100 км, пробег 2 400 км, зимняя надбавка по региону 10%.

• Норма: 0,01 × 12 × 2 400 × 1,10 = 316,8 л.
• Факт по путевым листам: 340 л.
• Сверхнормативный расход: 340 − 316,8 = 23,2 л.

При средней цене 60 ₽ за литр без НДС: в пределах нормы — 19 008 ₽, сверх нормы — 1 392 ₽, всего — 20 400 ₽.

Спецтехника и генераторы: норма по моточасам

Для погрузчика, трактора или дизель-генератора пробега нет. Норму считают по времени работы: норма в литрах на моточас из паспорта техники или приказа, умноженная на отработанные моточасы. Пример: 4 л/моточас × 62 моточаса = 248 л.

Основание для списания здесь — не путевой лист автомобиля, а журнал или рапорт учёта работы техники с показаниями счётчика моточасов. Порядок в 1С тот же: отдельный склад на единицу техники и требование-накладная с разбивкой на норму и сверхнорматив.

Пошагово в 1С

1. Откройте Производство → Требования-накладные → «Создать».
2. В шапке выберите склад — «Бак ГАЗель А123ВС». Дата — последний день месяца или дата закрытия путевых листов.
3. Включите флажок «Счета затрат на закладке «Материалы»». Без него счёт затрат один на весь документ.
4. На вкладке «Материалы» добавьте две строки одной номенклатуры:
   • 316,8 л — счёт 26 (или 44, 20, 23), статья «ГСМ в пределах норм», подразделение;
   • 23,2 л — тот же счёт затрат, статья «ГСМ сверх норм».
5. Проведите документ. Суммы программа рассчитает сама по способу оценки из учётной политики.
6. Распечатайте форму требования и приложите свод по путевым листам.

Если на машине работают два водителя или она ездит в два подразделения, разбейте строки по подразделениям — так затраты попадут туда, где их ждёт управленческий учёт.

5. Проводки и налоговый учёт ГСМ

После проведения требования в бухгалтерском учёте вся стоимость топлива попадает в расходы. Разница с налоговым учётом — только в сверхнормативной части.

Налог на прибыль

Расходы на топливо — материальные расходы по статье 254 НК РФ. Условие признания — экономическая обоснованность и документы (статья 252): путевые листы и чеки или отчёты оператора.

Кодекс не обязывает применять нормы Минтранса. Но если организация утвердила нормы приказом, расход сверх них в НУ не учитывают. Отсюда постоянная разница и ПНО — их 1С посчитает при закрытии месяца, если организация применяет ПБУ 18/02.

УСН

На упрощёнке «доходы минус расходы» топливо — материальные расходы. ПНО не возникает. Для расхода по-прежнему нужны путевые листы: без них налоговая может снять затраты.

НДС по сверхнормативу

Восстанавливать НДС по сверхнормативному расходу не нужно: топливо использовано в облагаемой деятельности. Вычет по всем купленным литрам оставляют целиком.

6. Анализ и отчёты по топливу

Проверку остатков и расхода удобно делать двумя отчётами.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). В настройках включите группировку по складам и номенклатуре и показатель «Количество». Получится таблица: машина → литры на начало, заправлено, списано, остаток. Остаток в литрах сверяйте с путевым листом на конец месяца.

Анализ субконто по статьям затрат и подразделениям. Покажет, сколько ушло на ГСМ в пределах норм и сверх норм по каждому подразделению за год.

7. Частые ошибки при списании ГСМ

Перед перепроведением документов закрытого периода сделайте резервную копию базы и согласуйте с главным бухгалтером: после этого придётся повторить закрытие месяца.

Частые вопросы