Учёт ГСМ в 1С:УАТ — от заправки до списания по путевому листу

Топливо в 1С:УАТ списывается не «кнопкой», а по путевому листу: программа берёт пробег и заправки, считает нормативный и фактический расход, а разницу выводит отдельно. Проводка идёт с кредита счёта 10.03 «Топливо» в дебет затрат. Чтобы этот расчёт был верным, до первого путевого листа нужно внести нормы расхода и остатки по бакам.

Разберём весь путь: настройка видов ГСМ и норм, поступление топлива на склад и в баки, путевой лист как основной документ списания, ручная корректировка остатков, проводки и закрытие месяца , а в конце — отчёты, по которым видно перерасход.

Виды топлива и нормы расхода: что внести до первого путевого листа

ГСМ в 1С:УАТ — это обычные запасы на счёте 10.03, но со своей аналитикой. Перед работой заполняют три вещи.

Номенклатура ГСМ. Каждый вид топлива и смазки — отдельная позиция справочника номенклатуры с признаком, что это ГСМ: бензин АИ-92, АИ-95, дизельное топливо ДТ, газ, моторное масло. По каждому виду задают единицу измерения — литры для топлива, литры или килограммы для масел.

Транспортные средства. В карточке ТС указывают модель, госномер, вид топлива и объём бака. Модель важна: нормы расхода чаще задают именно на уровне модели, а конкретное авто их наследует.

Нормы расхода. Это сердце учёта. Базовую норму (литров на 100 км) берут из паспорта автомобиля или из распоряжения Минтранса № АМ-23-р. К базовой норме добавляют надбавки:

• 🔹 зимнюю (сезонную) — процент надбавки и даты зимнего периода зависят от региона;
• 🔹 за возраст и пробег автомобиля;
• 🔹 за работу в городе с частыми остановками;
• 🔹 за работу спецоборудования (кран, рефрижератор) — отдельная норма на моточас или на операцию.

Нормы вносят с датой начала действия. Поменялась цена топлива — это не про нормы; изменились сами нормативы или начался зимний период — вводят новую запись нормы с новой датой, старую не трогают.

Как оприходовать топливо и заправить автомобиль

Топливо сначала попадает на склад или топливную карту, а уже оттуда — в бак. Эти два шага не путают: приход на счёт 10.03 и перемещение в бак — разные события.

Поступление топлива. Если заправляетесь по безналичному договору или топливным картам, приход оформляют документом поступления ГСМ (в типовой логике это документ поступления с видом операции по топливу). В нём — поставщик, вид топлива, количество в литрах, сумма и ставка НДС. Проводка:

• Дт 10.03 Кт 60.01 — стоимость топлива без НДС;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — входной НДС.

Топливные карты. По картам поставщик обычно даёт реестр транзакций за период. Литры с карты приходуют одним поступлением на конец месяца по акту/реестру, НДС принимают к вычету по счёту-фактуре оператора.

Заправка в бак. Чтобы топливо «доехало» до автомобиля, его переносят на бак конкретного ТС. В 1С:УАТ это делает документ заправки: указывают автомобиль, вид топлива, количество литров и источник — АЗС по карте, собственный склад или наличные подотчётнику.

Если водитель заправляется за наличные, сумму проводят через авансовый отчёт (Дт 10.03 Кт 71.01), а литры отражают заправкой на этого водителя и автомобиль.

Путевой лист — основной документ списания ГСМ

Списание топлива в 1С:УАТ привязано к путевому листу. Отдельного «списания ГСМ в один клик», минуя путевой, в нормальной схеме нет — именно путевой лист обосновывает расход перед налоговой.

Виды путевых листов в программе разделены по типу техники: легковой автомобиль, грузовой, автобус, спецтехника. От вида зависит набор полей и способ расчёта нормы.

Порядок заполнения:

1. Выберите автомобиль и водителя, укажите период работы (один день или рейс).
2. Остаток топлива на начало программа подставит автоматически из предыдущего путевого листа или заправки — проверьте число.
3. Внесите заправки за смену, если они были в пути.
4. Укажите пробег: показания одометра на выезд и возврат либо итоговые километры. Для спецтехники — моточасы или объём работ.
5. Нажмите расчёт — программа посчитает нормативный расход (пробег × норма с надбавками) и покажет его рядом с фактическим.

Фактический расход считается от баланса бака:

Остаток на начало + заправки − остаток на конец = фактический расход.

Поэтому остаток на конец смены — ключевое поле. Если водитель сдаёт реальный остаток, программа сама выведет отклонение «факт минус норма». Разницу между нормативом и фактом бухгалтер видит сразу в путевом листе, до всяких отчётов.

Небольшой пример. Базовая норма — 9 л на 100 км, зимняя надбавка — 10 %, пробег за смену — 250 км. Нормативный расход: 9 × 1,1 = 9,9 л на 100 км, умножаем на 2,5 (это 250 км) — получаем 24,75 л. Остаток на начало 30 л, заправок не было, на конец бак показал 3 л — значит, по факту сожгли 27 л. Отклонение: 27 − 24,75 = 2,25 л сверх нормы. Эти 2,25 л и будут поводом разобраться или обосновать перерасход.

При проведении путевой лист списывает топливо с бака и формирует движение по счёту 10.03. По умолчанию списывают по факту, но в настройках учётной политики по ГСМ можно задать списание строго по норме — тогда сверхнормативные литры остаются на баке и переходят на следующий период или требуют решения.

Ручное списание и корректировка остатков топлива

Не всё топливо уходит через путевые листы. Бывает слив, недостача, пересортица видов ГСМ или инвентаризация бака в конце месяца. Для этого есть ручные операции — но применять их аккуратно.

Инвентаризация бака. По итогам замера остатка в баке вносят фактическое количество. Если программный остаток больше замеренного — это недостача, если меньше — излишек. Документ корректировки выровняет учётный остаток под факт.

Списание ГСМ вручную. Нужно, когда топливо израсходовано не на пробег: слив испорченного, передача в другое подразделение, списание при консервации техники. Указывают автомобиль (или склад), вид топлива, количество и счёт затрат.

Пересортица. Если в бак ошибочно оприходовали не тот вид топлива, исправляют не «удалением», а документом перемещения/корректировки между видами ГСМ.

Недостачу сверх норм естественной убыли относят на виновное лицо или в прочие расходы, а не на затраты по основной деятельности. Решение о списании недостачи оформляют после инвентаризации, не «на лету».

Проводки по ГСМ и закрытие месяца

Проводки по топливу зависят от того, на какое подразделение и вид деятельности работает автомобиль. Счёт затрат подставляется из настроек ТС или подразделения.

Выбор счёта — 20, 25, 26 или 44 — определяется тем, кого возит машина: грузовик на перевозках даёт 20, директорский автомобиль — 26, развозка товара покупателям — 44.

Закрытие месяца. Специального «закрытия ГСМ» отдельно от общего закрытия нет: топливо списывается в момент проведения путевых листов, а в закрытие месяца попадает вместе с остальными затратами счетов 20/26/44. Перед запуском закрытия убедитесь, что:

• проведены все путевые листы и заправки за месяц;
• приходы по топливным картам отражены по реестрам;
• нет отрицательных остатков по бакам;
• сверхнормативный расход рассмотрен и, если нужно, обоснован.

Сверхнормативное топливо в бухгалтерском учёте всё равно уходит в расходы по факту. А вот в налоговом учёте превышение над экономически обоснованной нормой безопаснее не принимать — или держать документ, объясняющий причину (пробки, тяжёлые условия, старая техника).

Отчёты для контроля расхода топлива

Проверять учёт ГСМ «на глаз» по путевым листам нереально — для этого есть отчёты. Основные три.

Остатки и обороты ГСМ. Показывает по каждому автомобилю и виду топлива: остаток на начало, поступление (заправки), расход и остаток на конец. Это первый отчёт, которым ловят отрицательные остатки и забытые заправки перед закрытием месяца.

Анализ расхода топлива (норма против факта). Сводит по машинам нормативный и фактический расход и выводит отклонение в литрах и процентах. Именно здесь видно, какой автомобиль стабильно «ест» больше нормы — повод проверить техсостояние или водителя.

Реестр путевых листов. Список выписанных путевых за период с пробегом и расходом — удобно сверять с заданиями и выгружать для проверки.

Отчёты формируют за месяц перед закрытием периода и после него — это дешевле, чем искать ошибку уже в оборотке по счёту 10.03.