Списание топлива по путевым листам в 1С:Бухгалтерии 8.3: нормы, документы, проводки

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) списывают документом «Требование-накладная» из раздела Производство: со счёта 10.03 «Топливо» на счёт затрат — 20, 23, 26 или 44, в зависимости от того, для чего работает машина. Основание для суммы — путевые листы или акт расхода топлива за период, рассчитанный по нормам.

Отдельного документа «Путевой лист» в типовой Бухгалтерии нет. Пробег и расход считают вне программы или в отраслевом решении, а в учёт переносят итог: сколько литров какого топлива ушло за месяц по каждой машине.

Подготовка: номенклатура, склады-баки и нормы расхода

Правильное списание начинается раньше, чем первый путевой лист. Если справочники настроены криво, топливо «размажется» по счетам и остатки по машинам не сойдутся.

Номенклатура топлива

Заведите отдельную позицию на каждую марку: АИ-92, АИ-95, Дизельное топливо, моторное масло. Единица — литр.

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Создайте группу или вид номенклатуры «Топливо», чтобы не путать ГСМ с прочими материалами.
3. В Справочники → Счета учета номенклатуры задайте для этой группы счёт 10.03.

Масла и смазки часто учитывают тоже на 10.03, но некоторые организации ведут их на 10.01 или 10.05 — это вопрос учётной политики, главное — одинаково.

Склад на каждую машину

Приём практиков: в справочнике складов создать «склад» под каждый автомобиль, например «Бак Газель А123ВС». Тогда:

• 🚗 остаток по счёту 10.03 в разрезе складов — это остаток в баке конкретной машины;
• ⛽ заправку на АЗС приходуют сразу на «склад»-машину;
• 📉 списание делают с этого же склада, и программа не даст уйти в минус.

Без такой настройки остаток топлива есть только «в целом по организации», и сверка с путевыми листами превращается в ручную работу.

Нормы расхода

Для каждой машины зафиксируйте норму приказом руководителя. Ориентир — методические рекомендации Минтранса (распоряжение № АМ-23-р). Базовая формула для легкового автомобиля:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)
Qн — нормативный расход, л
Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка, % (зима, город, кондиционер и т. п.)

Пример: базовая норма 10 л/100 км, пробег за месяц 850 км, зимняя надбавка 10 %. 0,01 × 10 × 850 × 1,10 = 93,5 л.

Зимние надбавки и периоды их применения устанавливают региональные органы власти, а организация закрепляет их в своём приказе. Без приказа обосновать списание сложнее.

Как поступает топливо: АЗС, топливные карты, подотчёт

Списывать можно только то, что оприходовано. Способ поступления влияет на документ.

Предоплату по топливной карте отражают списанием с расчётного счёта на 60.02. Зачёт аванса программа сделает сама при проведении поступления от того же контрагента по тому же договору.

НДС принимают к вычету, если есть счёт-фактура или УПД. По кассовому чеку АЗС, где налог выделен, вычет не заявляют: сумма входит в стоимость топлива.

Путевые листы и расчёт фактического расхода за месяц

Путевой лист — главный документ для обоснования расхода. Его обязательные реквизиты определяет приказ Минтранса № 390. Для каждой машины в нём фиксируют:

• 🧾 показания одометра при выезде и возвращении;
• ⛽ остаток топлива в баке на выезде и на возвращении;
• 🗺️ маршрут или задание, из которого видна производственная цель;
• ✍️ отметки о медосмотре и техконтроле, если они обязательны.

Как свести путевые листы в одну цифру

Документ на каждый путевой лист в 1С делать не обязательно. Удобнее раз в месяц составить сводную ведомость по каждой машине:

1. Сложите пробег по всем путевым листам за месяц.
2. Рассчитайте нормативный расход по формуле из приказа.
3. Посчитайте фактический расход: остаток на начало + заправлено − остаток на конец.
4. Сравните факт с нормой. Разница — экономия или перерасход.

Пример за октябрь по Газели:

Эти цифры и попадут в документ списания.

Если нужен учёт путевых листов в самой программе

В типовой Бухгалтерии ведомость живёт в Excel или в обработке. Для автопарка в десятки машин используют отраслевые решения: «1С:Управление автотранспортом» или специализированные решения на базе Бухгалтерии для учёта путевых листов и ГСМ. Они хранят нормы, считают надбавки и сами создают документ списания.

Списываем ГСМ: требование-накладная и акт на списание

Основной способ — один документ на машину за месяц.

Пошаговое заполнение

1. Перейдите в Производство → Требования-накладные и нажмите «Создать».
2. В шапке укажите дату — последний день месяца — и склад, то есть бак конкретной машины.
3. Включите флажок, который переносит счета затрат в табличную часть, если машины относятся к разным подразделениям или видам деятельности. Иначе счёт затрат задают на отдельной закладке один на весь документ.
4. На закладке «Материалы» добавьте топливо и количество по расчёту: в нашем примере 93,5 л в пределах нормы.
5. Укажите счёт затрат, подразделение и статью затрат, например «Расходы на ГСМ».
6. Проведите документ и откройте Дт/Кт, чтобы проверить проводки.

Перерасход, если вы не признаёте его в налоговых расходах, вынесите отдельной строкой с другой статьёй затрат.

Какой счёт затрат выбрать

• 🏭 20.01 — машина работает на основное производство или оказание услуг (например, транспортная компания).
• 🔧 23 — есть свой автотранспортный цех, затраты потом распределяются.
• 🏢 26 — служебный автомобиль директора, курьерские поездки.
• 🛒 44.01 — доставка товаров в торговой организации.

Альтернатива путевым листам: акт расхода ГСМ

Если машина ездит редко или путевые листы не обязательны для вашего вида деятельности, расход подтверждают другим документом. Чаще всего это внутренний акт или отчёт о расходе топлива с пробегом, маршрутом и расчётом по нормам. Форму такого акта утверждают в учётной политике.

В 1С от этого меняется только основание: тот же документ «Требование-накладная», а в комментарии — номер и дата акта. Налоговая при проверке смотрит, видна ли из документа связь поездки с деятельностью. Голый чек АЗС без маршрута этого не показывает.

Себестоимость литра: средняя или ФИФО

По ФСБУ 5/2019 запасы при списании оценивают по себестоимости каждой единицы, по средней или по ФИФО. В 1С способ выбирают в Главное → Учетная политика, поле «Способ оценки МПЗ».

При способе «по средней» окончательная стоимость списания уточняется при закрытии месяца. Если провели требование-накладную до того, как внесли все поступления за месяц, пересчёт обработкой закрытия месяца это поправит. Главное — провести поступления раньше, чем закрывать период.

Пример. В октябре залили 60 л по 56 ₽ и 50 л по 60 ₽, остаток на начало 20 л по 55 ₽. Средняя цена: (20 × 55 + 60 × 56 + 50 × 60) / 130 = (1 100 + 3 360 + 3 000) / 130 = 7 460 / 130 ≈ 57,38 ₽. Списание 105 л: 105 × 57,38 ≈ 6 025 ₽.

Сверхнормативный расход и налоговый учёт

Для налога на прибыль закон не устанавливает обязательных норм на топливо. Расходы на содержание служебного транспорта признают по статье 264 НК РФ, если они обоснованы и подтверждены документами по статье 252. Нормы организации служат как раз доказательством обоснованности.

На практике перерасход решают одним из трёх способов:

1. Признать в расходах, если причина документально подтверждена: пробки на маршруте, работа с грузом, отклонение от маршрута по заданию.
2. Не признавать в НУ: в бухгалтерском учёте списать на тот же счёт затрат, но со статьёй, у которой в карточке снят флажок признания расходов для налогового учёта. В декларации эти суммы не попадут в расходы.
3. Взыскать с водителя через счёт 94 и 73.02, если вина установлена и есть основание для удержания.

На УСН «доходы минус расходы» топливо служебного транспорта тоже уменьшает базу, но только оплаченное и использованное по назначению. Документы-основания те же.

Где ошибаются при списании ГСМ и как исправить

Ошибки по этой теме почти всегда одинаковые.

• ❌ Списали всё купленное за месяц. Остаток в баке на конец месяца исчез из учёта, а в следующем месяце машина «ездит без топлива». Исправление: сторно или корректировка требования-накладной на объём остатка по путевому листу.
• ❌ Отрицательный остаток на 10.03. Списали раньше, чем внесли отчёт по топливной карте. Внесите поступление с датой заправок, перепроведите документы за месяц и закройте месяц заново.
• ❌ Чек АЗС с выделенным НДС отправили на 19.03. Без счёта-фактуры вычета нет. Включите налог в стоимость топлива.
• ❌ Масло и антифриз ушли как топливо по нормам пробега. Для масел норма своя, в литрах на 100 л топлива. Считайте их отдельной строкой.
• ❌ Списание с общего склада, а не с бака. Нельзя понять, какая машина сколько сожгла. Переведите остатки документом «Перемещение товаров» на склады-машины.
• ❌ Одна статья затрат на норму и сверхнорматив. В декларацию попадает всё. Разделите строки по разным статьям.

Если месяц уже закрыт и отчётность сдана, не правьте старые документы. Отразите корректировку текущей датой отдельным документом, а при существенной ошибке — по правилам исправления ошибок в учёте.

Контроль расходов на топливо: какие отчёты смотреть

Раз в месяц полезно сверить три цифры: остаток в программе, остаток по путевым листам и расход против нормы.

1. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 10.03, детализация по складам и номенклатуре. Конечное сальдо по «складу» машины должно совпасть с остатком в баке по последнему путевому листу.
2. Анализ счёта затрат (20, 26, 44) по статьям: видно, сколько ушло в норме и сколько сверх.
3. Карточка счёта 10.03 по конкретному складу — когда расхождение есть, она показывает, какой документ его дал.

Помесячная таблица «норма — факт — отклонение» по каждой машине за квартал быстро показывает аномалии. Если одна машина стабильно уходит в перерасход на 15–20 %, это повод проверить технику, маршруты или водителя.