Списание хозяйственных товаров в 1С:Бухгалтерии

Хозтовары — моющие средства, вёдра, швабры, туалетную бумагу, лампочки, канцелярию — в 1С:Бухгалтерии 3.0 списывают с материального счёта 10 в расходы документом «Требование-накладная» проводкой Дт 26 (или 44) Кт 10. Многоразовый инвентарь, который после выдачи нужно держать на контроле, проводят через «Передачу материалов в эксплуатацию» — тогда стоимость уходит в затраты, а сам предмет остаётся на забалансовом счёте МЦ.04.

Какой документ брать — зависит от того, что именно списываете: расходники, которые исчезают сразу (порошок, бумага), или инвентарь, который служит год-два. Ниже — счета учёта, оба документа по шагам, оформление порчи и недостачи, групповое списание и проверка остатков.

На какой счёт приходовать хозтовары и когда их списывать

Хозтовары — это запасы, и до момента использования они лежат на счёте 10 «Материалы». Внутри счёта обычно используют два субсчёта:

• 📦 10.06 «Прочие материалы» — расходники, которые тратятся однократно: моющие средства, бумага, мешки для мусора, лампочки.
• 🧹 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» — предметы многоразового использования: вёдра, швабры, посуда, мелкий инструмент, офисная корзина.

Разделение не формальность: именно по субсчёту 10.09 работает забалансовый контроль после передачи в эксплуатацию. Расходники с 10.06 достаточно списать в затраты и забыть, а инвентарь после списания стоимости продолжают учитывать количественно.

Момент признания расхода определяет учётная политика. По ФСБУ 5/2019 «Запасы» малоценные активы для управленческих нужд можно вовсе не признавать запасами, а относить на расходы в периоде приобретения. Тогда хозтовары для офиса списывают сразу при покупке, минуя накопление на складе. Если же вы ведёте их через склад, расход возникает в момент передачи — документом списания.

Оба подхода законны. Выбор фиксируют в разделе Главное → Учётная политика (блок про материалы и запасы). От этого зависит, в каком периоде уменьшится прибыль, поэтому согласуйте метод с главбухом до первых проводок.

Отдельно продумайте обоснованность расхода. Хозтовары — расход, который налоговая проверяет охотно: пять литров моющего средства в месяц на маленький офис выглядят странно. Чтобы списание не вызывало вопросов, многие организации утверждают внутренние нормы расхода (сколько бумаги, порошка, перчаток приходится на период) и списывают по факту в пределах этих норм. Нормы не обязательны по закону, но служат документальным подтверждением экономической оправданности затрат. В 1С нормы отдельно не настраиваются — это организационный документ, а в программе вы просто списываете фактически израсходованное количество.

Как завести хозтовары в номенклатуру и оприходовать на склад

Перед списанием хозтовары должны числиться на остатках. Порядок — обычный для материалов.

1. Откройте Справочники → Номенклатура и создайте позицию (например, «Средство моющее универсальное, 5 л»).
2. В карточке в поле «Вид номенклатуры» выберите группу с типом Материалы — она задаёт счёт учёта 10 по умолчанию. Для инвентаря удобно завести отдельный вид номенклатуры со счётом 10.09.
3. Оприходуйте приход документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В табличной части подставится счёт из вида номенклатуры; при необходимости поправьте субсчёт вручную.

Проводки поступления формируются автоматически:

Списание расходников требованием-накладной

Основной документ для списания хозтоваров в затраты — «Требование-накладная». Он снимает материалы со склада и относит их на счёт расходов.

Путь: Склад → Требования-накладные (в конфигурациях с производством — также Производство → Требования-накладные).

Пошагово:

1. Создайте документ, укажите дату, склад и организацию.
2. На закладке «Материалы» подберите позиции и количество. Себестоимость программа рассчитает при проведении по методу из учётной политики (ФИФО или по средней).
3. Откройте закладку «Счёт затрат». Здесь задаётся, куда уйдёт расход:
   • 26 «Общехозяйственные расходы» — хозтовары для офиса и администрации;
   • 44 «Расходы на продажу» — для торговой организации;
   • 25, 20, 23 — если расходники относятся к производству или конкретному цеху.
4. Заполните аналитику счёта: статью затрат (например, «Материальные расходы» или «Хозяйственные нужды») и подразделение.
5. Проведите документ.

Проводка списания:

Если на закладке «Счёт затрат» поставить единый счёт на все строки — удобно для однородной партии. Когда часть позиций идёт на производство, а часть в офис, снимите общий счёт и заполните колонку «Счёт затрат» в каждой строке материалов отдельно.

Передача инвентаря в эксплуатацию и забалансовый учёт

Вёдра, швабры, мелкий инструмент списывать требованием-накладной невыгодно: после списания они пропадают из учёта, хотя физически служат ещё долго. Чтобы стоимость ушла в расходы, а предмет остался под контролем, используйте документ «Передача материалов в эксплуатацию».

Путь: Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию.

В документе три закладки — «Спецодежда», «Спецоснастка» и «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Для хозтоваров работайте на третьей:

1. Подберите позиции с субсчёта 10.09 и укажите количество.
2. В колонке «Способ отражения расходов » выберите, на какой счёт затрат списать стоимость (как правило, на 26 или 44 через соответствующий способ отражения).
3. Укажите физлицо — материально ответственное лицо, за которым закрепляется инвентарь.
4. Проведите документ.

Что произойдёт по проводкам:

Счёт МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» — забалансовый. На балансовую прибыль он не влияет, но позволяет видеть, сколько и каких предметов числится за сотрудниками. Пока инвентарь в работе, он висит на МЦ.04.

Когда предмет пришёл в негодность и его физически выбрасывают, оформляют документ «Списание материалов из эксплуатации» (та же группа Склад → Спецодежда и инвентарь). Он снимает позицию с МЦ.04 по кредиту — балансовых проводок уже нет, потому что стоимость списали раньше.

Списание хозтоваров при порче, недостаче и утере

Если хозтовары испортились, разбились или пропали, обычное списание в затраты не подходит — нужен документ, фиксирующий именно потерю. Основание — результаты инвентаризации.

Порядок такой:

1. Проведите инвентаризацию документом Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. Программа сравнит учётные остатки с фактическими и покажет расхождение.
2. По недостаче на основании инвентаризации создайте «Списание товаров» (кнопка «Создать на основании» в форме инвентаризации). Документ снимет материалы со склада на счёт потерь.

Проводки зависят от того, кто отвечает за потерю:

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — промежуточный. Он не должен оставаться с остатком на конец периода: сумму с него либо относят в расходы, либо взыскивают с виновного.

Для возмещения с сотрудника суммы удержания из зарплаты проводят отдельно — через начисления в расчёте зарплаты; одним документом списания это не закрывается.

Групповое списание и автоматизация рутины

Когда хозтовары списывают каждый месяц одними и теми же позициями, ручное заполнение документов отнимает время. Ускорить процесс помогают штатные механизмы:

• Копирование документа. Прошлое требование-накладную выделите в списке и нажмите Создать копированием текущего (или Ctrl+F9). Останется поправить дату и количество. Удобно для регулярного офисного списания.
• Подбор по остаткам. В табличной части требования-накладной через Подбор можно отобрать позиции сразу по складу и остаткам, не вводя номенклатуру вручную.
• Типовые операции и шаблоны. Если набор списываемого стабилен, сохраните документ как образец и создавайте новые на его основе.

Если списаний много и они однотипны, обсудите с программистом загрузку из таблицы Excel — типовая конфигурация поддерживает загрузку табличных частей из внешнего файла, и партию из сотни строк не придётся набивать руками.

Контроль остатков и проверка проводок

После списания убедитесь, что остатки и расходы сошлись. Для этого достаточно двух стандартных отчётов из раздела Отчёты.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 10). Настройте группировку по субсчетам, номенклатуре и складам. Проверьте:

• нет ли отрицательных остатков (красные суммы) — признак, что списали больше, чем приходовали, или не с того субсчёта;
• совпадает ли конечный остаток с фактическим наличием на складе.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту МЦ.04 — покажет, какой инвентарь числится за сотрудниками. Если предмет давно выброшен, а на МЦ.04 он висит, значит, не оформлено списание из эксплуатации.

Частые причины расхождений:

Отдельно стоит следить за порядком дат. Списание всегда должно идти по времени позже прихода той же партии — иначе на момент проведения остатка ещё нет, и себестоимость подтянется нулевой или по чужой партии. Если в один день заведены и поступление, и требование-накладная, поступление должно стоять раньше по времени документа. При массовом вводе за прошлые периоды проще сначала провести все приходы, а потом все списания.

Частые вопросы