Выбытие кодов маркировки из оборота: что оформить в 1С и что уйдёт в Честный ЗНАК

Чтобы списать марки в 1С, оформите документ Вывод из оборота ИС МП: укажите причину выбытия, добавьте коды маркировки, подпишите документ КЭП и отправьте в Честный ЗНАК. Когда система мониторинга примет документ, коды перейдут в статус «Выбыл», и товар перестанет числиться за вашей организацией.

Есть два частых исключения. Продажа в рознице через кассу отдельного документа не требует: коды выбывают по чеку через ОФД. А марки, которые так и не наклеили на товар, не выводят из оборота, а списывают отдельной операцией.

Когда марки нужно выводить из оборота

Код маркировки «живёт» в системе мониторинга, пока товар у участника оборота. Любое выбытие товара не через продажу другой организации по УПД нужно сообщить системе. Иначе код так и останется на вашем балансе, а расхождение всплывёт при проверке остатков.

Основные причины выбытия, которые выбирают в документе:

• 🛒 Розничная продажа — если чек пробили не на кассе с передачей через ОФД (например, продажа без онлайн-кассы в разрешённых законом случаях).
• 📦 Дистанционная продажа — продажа через интернет с доставкой, когда чек формирует не ваша касса.
• 🏢 Использование для собственных нужд — товар забрали в офис, выдали сотрудникам как спецодежду и т. п.
• 🎁 Безвозмездная передача — подарки, благотворительность, образцы.
• 🔥 Уничтожение, утрата или порча — брак, кража, повреждение, после которого товар не продать.
• 🏛 Продажа по государственному контракту.
• ⚖️ Конфискация или изъятие по решению госоргана.
• 🚚 Экспорт за пределы ЕАЭС — оформляется отдельной операцией, со своими правилами.

Отдельная история — продажа маркированного товара другой организации или ИП. Это не выбытие: коды переходят новому владельцу через УПД по ЭДО. Документ вывода из оборота в этом случае не нужен.

Подготовка 1С и Честного ЗНАКа к списанию кодов

Без настроенной интеграции документ создать можно, но отправить его не получится. Перед первым списанием проверьте пять вещей:

1. Учёт маркированных товаров включён. В БП 3.0 — Администрирование → Функциональность, вкладка Торговля: флажок по нужной товарной группе. В УТ 11 и КА 2 — НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Организация зарегистрирована в Честном ЗНАКе по нужной товарной группе. Это проверяют в личном кабинете ГИС МТ.
3. Подключена КЭП руководителя (или сотрудника с МЧД) и криптопровайдер. Сертификат должен быть не просрочен и добавлен в настройки электронной подписи 1С.
4. Настроен обмен с ИС МП. Параметры подключения находятся в разделе администрирования, в группе интеграции с ИС МП. Там же задают, от имени какой организации и с каким сертификатом 1С обращается к системе.
5. Коды есть в базе. Они должны быть привязаны к номенклатуре: через приёмку по УПД, ввод в оборот или загрузку остатков.

Как списать марки в 1С через документ выбытия

Документ создают в рабочем месте обмена с ИС МП. Быстрее всего его найти через строку поиска в шапке программы: наберите «Обмен с ИС МП» или «Вывод из оборота». В открывшемся списке документов нажмите Создать.

Шаг 1. Шапка документа

1. Выберите организацию — ту, за которой числятся коды.
2. Укажите товарную группу: обувь, одежда, шины, парфюмерия и т. д.
3. Выберите причину выбытия из выпадающего списка.
4. Для части причин заполните реквизиты первичного документа: вид, номер и дату. Например, для уничтожения — акт списания, для безвозмездной передачи — накладная.

Шаг 2. Товары и коды маркировки

1. На вкладке с товарами добавьте номенклатуру и количество.
2. Откройте форму проверки и подбора кодов маркировки.
3. Отсканируйте коды сканером штрихкодов или загрузите их из файла.
4. Для каждого кода укажите цену, если её требует выбранная причина (для розничной и дистанционной продажи, продажи по госконтракту).

Шаг 3. Подпись и отправка

1. Запишите документ.
2. Нажмите команду подписания и отправки в Честный ЗНАК.
3. Выберите сертификат и введите пароль, если он установлен.
4. Дождитесь ответа: обычно он приходит за несколько минут, в часы пик дольше.

Когда документ принят, коды в ГИС МТ получают статус «Выбыл». Проверить это можно по любому коду в личном кабинете Честного ЗНАКа через поиск.

Шаг 4. Учётный документ

Документ выбытия меняет только статус кодов в системе мониторинга. Остатки на складе и бухгалтерский учёт он не трогает. Поэтому параллельно нужен учётный документ:

Удобнее всего сначала провести учётный документ, а уже на его основании создать вывод из оборота. Тогда номенклатура и количество перенесутся автоматически, останется только отсканировать коды.

Ошибки при выводе из оборота и статусы кодов

Документ в 1С показывает итог обработки: принят он или отклонён. Если отклонён, текст ошибки виден в протоколе обмена. Частые ответы Честного ЗНАКа и что с ними делать:

Чтобы быстрее разбираться с ответами, полезно помнить жизненный цикл кода в системе мониторинга:

Списание марок при инвентаризации и перемаркировка

Инвентаризация маркированного товара — это сверка трёх списков: фактического наличия, остатков в 1С и кодов, числящихся за вами в ГИС МТ.

Недостача

1. Проведите инвентаризацию со сканированием кодов, а не только количества.
2. Сравните отсканированные коды с кодами на остатке.
3. По недостающим единицам оформите учётный документ списания.
4. На его основании создайте вывод из оборота с причиной утраты или порчи.

Если товар нашёлся позже, а код уже выбыл, его возвращают в оборот отдельной операцией. Поэтому с выбытием по недостаче не торопитесь: сначала дождитесь итогов служебной проверки.

Излишки и товар без марки

Излишки, на которых есть код, проверьте по ГИС МТ. Если код числится за вами в обороте — достаточно оприходовать товар в 1С. Если за другой организацией — это товар, который пришёл без подписанного УПД; разбираться нужно с поставщиком.

Найденный товар без марки продавать нельзя. Его либо маркируют по правилам товарной группы, либо возвращают поставщику.

Перемаркировка

Перемаркировку оформляют, когда товар в обороте, а марка на нём испорчена или потеряна. Типичные случаи:

• 🏷 этикетка порвалась, затёрлась, не читается сканером;
• ↩️ покупатель вернул товар без марки или с повреждённой маркой;
• 📦 код нанесён с ошибкой и не соответствует товару.

Порядок: закажите новый код через станцию управления заказами, нанесите его на товар и оформите в 1С документ перемаркировки товаров ИС МП. В нём указывают старый код (если он известен) и новый. После приёма системой новый код встаёт в оборот вместо старого.

Списание ненанесённых кодов

Если заказали, но не нанесли коды — испортилась катушка этикеток, остались лишние, — их не выводят из оборота, а списывают. В ГИС МТ код переходит в статус «Списан». Оформляют это либо в личном кабинете Честного ЗНАКа, либо в 1С, если в вашей конфигурации есть соответствующая операция в рабочем месте обмена.

Розничная продажа и возвраты: когда документ выбытия не нужен

При продаже через онлайн-кассу коды выбывают по чеку. Касса передаёт код в фискальных данных, ОФД пересылает их в Честный ЗНАК. Документ вывода из оборота в 1С не создают, иначе будет ошибка «код уже выбыл».

Отдельный документ нужен в рознице только в трёх случаях:

1. Продажа без онлайн-кассы, где это разрешено законом.
2. Дистанционная продажа, когда чек пробивает не ваша касса.
3. Чек пробили без кода (сканер не прочитал марку, кассир ввёл товар вручную). Такой код остаётся «В обороте», и его выбытие оформляют документом.

При возврате от покупателя касса пробивает чек возврата с кодом, и код автоматически возвращается в оборот. Если марка утеряна, нужна перемаркировка.

Как проверить, что все коды списаны правильно

Раз в месяц полезно сверять коды, чтобы ошибки не копились.

• 📋 Список документов выбытия в 1С. Отфильтруйте его по статусу обработки: документы, не принятые системой, сразу видны.
• 🔍 Личный кабинет Честного ЗНАКа. В разделе со списком товаров отберите коды в статусе «В обороте» за вашей организацией и сравните количество с остатком в 1С.
• 🧾 Отчёты ОФД. Покажут чеки, где код не был передан, — это кандидаты на ручное выбытие.

Если в ГИС МТ кодов больше, чем товара на складе, значит, где-то выбытие не оформили: продали без кода, списали брак только в учёте или передали товар без УПД. Если меньше — товар выбыл в системе, но всё ещё лежит у вас (двойное выбытие или ошибочный документ).

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Списали товар в учёте, забыли про ГИС МТ. Учётное списание не меняет статус кода. Создавайте вывод из оборота на основании учётного документа сразу.
• ❌ Отправили вывод из оборота по проданному на кассе товару. Дублирует выбытие и даёт ошибку. Проверяйте, был ли код в чеке.
• ❌ Списали коробку целиком вместо части. Выбыли все вложенные коды. Исправлять придётся возвратом в оборот.
• ❌ Выбрали не ту причину. «Утрата» вместо «Собственные нужды» или наоборот. Отменить принятый документ нельзя, только оформить обратную операцию — поэтому проверяйте причину до подписи.

Частые вопросы