Моторное, трансмиссионное и гидравлическое масло в 1С Бухгалтерии: от прихода канистры до проводки на затраты

Масла в 1С Бухгалтерии 3.0 списывают документом «Требование-накладная» из раздела Производство: указываете склад, масло и количество в литрах, счёт затрат (обычно 26, 44 или 20) и статью затрат. После проведения получится проводка Дт 26 (44, 20) Кт 10.03 на себестоимость списанных литров.

Основание для списания — акт на замену или доливку масла, заказ-наряд сервиса или расчёт по нормам расхода от топлива. Потери, порчу и недостачу оформляют иначе — через инвентаризацию и документ «Списание товаров».

Подготовка: карточка масла, счёт учёта и склад

Пока масло не заведено правильно, списать его корректно не получится: программа возьмёт не тот счёт, не ту единицу или не тот склад. Поэтому первое — справочник.

Номенклатура и единица измерения

Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура и создайте позицию. Удобно завести отдельную папку «ГСМ» или «Смазочные материалы».

• 🛢 Наименование — с маркой и вязкостью: «Масло моторное 5W-40 синтетика», «Масло трансмиссионное 75W-90». Разные масла — разные карточки, иначе не увидите остатки по маркам.
• 📏 Единица — литр (л). Пластичные смазки (литол, солидол) удобнее вести в килограммах.
• 🗂 Вид номенклатуры — «Материалы» или отдельный вид «ГСМ», если хотите задать для него свой счёт учёта.

Счёт учёта 10.03 «Топливо»

Смазочные материалы по плану счетов учитывают на субсчёте 10.03 вместе с топливом. Проверьте, что именно он подставится в документы:

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры.
2. Создайте правило для папки «ГСМ» или вида номенклатуры: счёт учёта 10.03.
3. В карточке конкретного масла по ссылке «Счета учета» убедитесь, что правило подхватилось.

Если у вас масла уже ведутся на 10.01 или 10.05 и это закреплено в учётной политике — меняйте только с начала периода, иначе остатки разъедутся по двум субсчетам.

Склад и материально ответственные

Для одного гаража хватит одного склада «Гараж». Если машин много и масло выдают водителям под отчёт, заведите склады по МОЛ («Склад — Петров А. В.») и передавайте масло документом «Перемещение товаров». Тогда в остатках видно, сколько литров на руках у каждого.

Поступление масла: что проверить в документе

Списать можно только то, что числится на складе. Покупку оформляют в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид «Товары».

• ✅ Склад — тот, с которого потом будете списывать.
• ✅ Количество — в литрах, а не в канистрах (см. пересчёт выше).
• ✅ Счёт учёта на вкладке товаров — 10.03.
• ✅ НДС — на 19.03, если вы плательщик и есть счёт-фактура или УПД.

Если масло купил сотрудник за наличные, его приходуют в авансовом отчёте на вкладке «Товары» — оно встанет на 10.03 и спишется общим порядком. Проводить такое масло сразу в затраты через «Прочее» не стоит: потеряете остатки и количественный учёт.

Как списать масло требованием-накладной: пошагово

Это основной способ списания масел в 1С. Документ формирует печатную форму М-11 и делает проводки в бухгалтерском и налоговом учёте одновременно.

Шаг 1. Создайте документ

Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите Создать. В шапке укажите дату (дату замены масла по акту), организацию и склад.

Шаг 2. Заполните таблицу материалов

На вкладке «Материалы» через Добавить или Подбор выберите масло и введите количество. Цену вводить не нужно: себестоимость программа посчитает сама по способу оценки запасов из учётной политики (по средней или ФИФО).

Шаг 3. Укажите, куда относятся затраты

Если всё масло идёт на один счёт, заполните вкладку «Счет затрат». Если в одном документе масло для разных машин или подразделений — включите флажок «Счета затрат на закладке “Материалы”» и задайте счёт в каждой строке.

Статью затрат заведите отдельно, например «Смазочные материалы». В её карточке укажите вид расхода для налогового учёта «Материальные расходы» — от этого зависит, попадёт ли сумма в расходы по прибыли.

Шаг 4. Проведите и проверьте проводки

Нажмите Провести, затем кнопку Дт/Кт — откроются движения документа.

Пример. Купили 20 л масла 5W-40 по 600 ₽ за литр без НДС — на 10.03 числится 12 000 ₽. На замену в фургоне доставки ушло 7 л. Требование-накладная спишет 7 × 600 = 4 200 ₽ проводкой Дт 44.01 Кт 10.03, на складе останется 13 л на 7 800 ₽.

Акт на замену масла и списание сверх нормы

Сама по себе требование-накладная показывает, что масло выдано со склада. Факт использования подтверждает отдельный документ — акт. В 1С Бухгалтерии готовой печатной формы «Акт списания ГСМ» нет, поэтому акт составляют по форме из учётной политики и прикладывают к требованию.

Что должно быть в акте

• 🚗 машина или механизм: марка, госномер, инвентарный номер;
• 📅 дата и вид работ: плановая замена, доливка, замена после ремонта;
• 🛢 марка масла и количество в литрах;
• 🔢 пробег или моточасы на момент замены;
• ✍️ подписи водителя, механика и утверждение руководителя.

Если масло меняют на стороннем сервисе своим маслом, основанием будет заказ-наряд сервиса, где указано, что масло заказчика. Если сервис заливает своё масло, оно входит в стоимость услуги — проводить его через склад не нужно.

Списание по нормам от расхода топлива

Для доливок между заменами многие организации считают масло по нормам. Методические рекомендации Минтранса задают нормы расхода смазочных материалов в литрах на 100 л общего расхода топлива — отдельно для моторного, трансмиссионного и специальных масел. Конкретные значения берите из рекомендаций для своего типа транспорта и закрепите приказом.

Порядок такой: по путевым листам за месяц считаете общий расход топлива, умножаете на норму и делите на 100. Например, машина израсходовала 400 л бензина, норма моторного масла по приказу — 2 л на 100 л топлива: 400 × 2 / 100 = 8 л к списанию. Эти 8 л вносите одной требованием-накладной на конец месяца.

Потери, порча, разлив

Масло пролили, канистра испорчена, срок хранения вышел — это не расход на эксплуатацию. Такие случаи проводят через инвентаризацию и документ Склад → Списание товаров. Он относит стоимость на 94, а дальше её списывают на виновное лицо (73.02) или в прочие расходы (91.02) по решению руководителя.

Путевые листы и автотранспорт: что умеет Бухгалтерия, а что нет

В типовой 1С Бухгалтерии 3.0 нет путевых листов и автоматического расчёта ГСМ по нормам. Расход топлива и масел бухгалтер считает отдельно — в таблице или по данным путевых листов — и вносит итог требованием-накладной.

Для автопарков есть отраслевые решения: отдельная конфигурация «1С:Управление автотранспортом» и подобные решения партнёров. Они ведут путевые листы, нормы, пробеги, замены масел по регламенту ТО и передают в бухгалтерию готовые документы списания. Какой вариант нужен, зависит от размера парка:

Загрузить строки в требование можно из табличного документа: на вкладке «Материалы» есть команда загрузки из файла. Колонки — номенклатура и количество; счёт затрат заполните на вкладке «Счет затрат».

Списание масел в бухгалтерском и налоговом учёте

Бухгалтерский учёт

Масла — запасы по ФСБУ 5/2019. При списании их оценивают выбранным способом: по средней себестоимости или ФИФО. Способ задан в Главное → Учетная политика, поле способа оценки МПЗ. Себестоимость в 1С считается при проведении требования; если документы вносили задним числом, перепроведите их по порядку — помогает Операции → Групповое перепроведение документов.

Налог на прибыль

Масла относятся к материальным расходам по ст. 254 НК РФ. Ограничения по нормам в кодексе для них нет, но расход должен быть обоснован и подтверждён (ст. 252): акт, заказ-наряд, путевые листы, приказ о нормах. В 1С сумма уходит в налоговый учёт, если у статьи затрат вид расхода «Материальные расходы».

УСН «Доходы минус расходы»

Материальные расходы на УСН принимают после оплаты поставщику (ст. 346.16, 346.17 НК РФ). Как 1С учитывает этот порядок, задаётся в Главное → Налоги и отчеты, раздел УСН, в настройке признания расходов. Проверьте результат в «Книге учета доходов и расходов»: масло появится в расходах, когда выполнены все условия — оплачено и, если так настроено, списано.

НДС

При списании масла на облагаемую деятельность НДС не восстанавливают. Если машина работает на необлагаемую деятельность, НДС по маслу не принимают к вычету с самого начала или восстанавливают — это решается в учётной политике по раздельному учёту, а не при оформлении требования.

Остатки масел и инвентаризация

Как увидеть остатки

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 10.03 — с группировкой по складам и номенклатуре. Видно сумму и литры.
• 📦 Склад → Ведомость по товарам на складах — количество по каждому маслу и складу за период.

Отрицательный остаток в ОСВ значит, что списали больше, чем оприходовали, или списали раньше даты поступления. Проверьте даты документов.

Как провести инвентаризацию масел

1. Создайте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров, выберите склад.
2. Нажмите Заполнить → по остаткам — подставятся учётные литры.
3. Внесите фактическое количество по замеру: канистры, бочка, щуп в баке.
4. Распечатайте инвентаризационную опись, подпишите комиссией.
5. Недостачу оформите на основании инвентаризации документом «Списание товаров», излишек — «Оприходованием товаров».

Ошибки при списании масел в 1С

• ❌ Списание вместе с топливом одной строкой «ГСМ». Нельзя проверить нормы и остатки отдельно по маслам. Ведите масла и топливо разными позициями.
• ❌ Масло, купленное в канистрах, оприходовано в штуках. Потом невозможно списать 3,5 л. Исправьте поступление: количество в литрах, цена за литр.
• ❌ Статья затрат без вида расхода для налогового учёта. В бухгалтерии расход есть, в налоге на прибыль — нет. Вид расхода «Материальные расходы» исправляет проблему после перепроведения.
• ❌ Недостача через требование-накладную. Пропавшие литры прячут в затраты, без инвентаризации и решения руководителя. Такой расход трудно обосновать при проверке.
• ❌ Дата требования раньше поступления. Программа спишет масло по нулевой стоимости или уйдёт в минус. Дата списания — не раньше прихода.

Частые вопросы