Списание материалов в программе 1С: документы, проводки, НДС

Материалы в 1С:Бухгалтерии 3.0 списывают двумя разными документами, и выбор зависит от причины выбытия. Ушли в производство или на хозяйственные нужды — Склад → Требования-накладные, счёт 10 закрывается на затраты (20, 25, 26, 44). Испортились, пропали, выявлена недостача при инвентаризации — Склад → Списание товаров, стоимость уходит на счёт 94.

Разберём оба сценария по шагам: как заполнить документ , какие проводки получатся, что делать с НДС и чем подтвердить списание перед проверяющими.

Какой документ выбрать для списания материалов

Одного универсального документа «на списание» в 1С нет. Под каждую причину — свой:

• 📦 Требование-накладная — отпуск материалов в производство, на общепроизводственные, общехозяйственные или коммерческие нужды. Материал фактически израсходован по назначению.
• 🗑️ Списание товаров — порча, бой, истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации. Материал выбыл без пользы для организации.
• 🔧 Передача материалов в эксплуатацию — спецодежда, спецоснастка, инвентарь. Стоимость списывается с забалансовым контролем остатка.

Отпуск материалов в производство: Требование-накладная

Документ находится в разделе Склад → Требования-накладные (в некоторых редакциях он продублирован в разделе Производство).

Пошагово:

1. Нажмите Создать, укажите дату, организацию и склад, с которого списываете материалы.
2. На закладке Материалы подберите номенклатуру кнопкой Подбор или Добавить. Укажите количество.
3. Решите, куда отнести затраты. Вверху формы есть флажок Счета затрат на закладке «Материалы»:
   • флажок снят — появляется отдельная закладка Счёт затрат, и весь документ списывается на один счёт и одну аналитику;
   • флажок установлен — счёт затрат задаётся в каждой строке материалов отдельно (удобно, когда одним документом списываете на разные группы).
4. Заполните счёт затрат (чаще всего 20.01, 25, 26 или 44.01), номенклатурную группу, статью затрат и, для 20.01, подразделение.
5. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Проверить результат можно по кнопке Дт/Кт в проведённом документе или отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.

Списание испорченных и недостающих материалов

Для порчи, боя, просрочки и недостач используется документ Склад → Списание товаров (блок «Инвентаризация»).

Если причина — недостача, порядок такой:

1. Создайте Инвентаризацию товаров, заполните остатки, зафиксируйте расхождение между учётным и фактическим количеством.
2. Прямо из инвентаризации по кнопке Создать на основании → Списание товаров перенесите недостающие позиции.
3. В документе Списание товаров проверьте склад и количество, при необходимости укажите счёт списания. По умолчанию это 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
4. Проведите документ.

Если материал просто испорчен (без инвентаризации), создавайте Списание товаров напрямую и подбирайте позиции вручную.

Проводка — Дт 94 Кт 10. Счёт 94 — транзитный, он не должен «висеть» на конец периода. Дальше сумму нужно отнести:

• в пределах норм естественной убыли — на счета затрат (Дт 20, 25, 26, 44 Кт 94);
• сверх норм при наличии виновного — на расчёты по возмещению ущерба (Дт 73.02 Кт 94);
• сверх норм без виновного или если взыскать нельзя — на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94).

Это списание со счёта 94 оформляется документом Операция (Операции → Операции, введённые вручную) или, при удержании с сотрудника, последующими документами по расчётам с персоналом.

Списание спецодежды, инвентаря и инструмента в эксплуатацию

Отдельный сценарий — материалы, которые не исчезают сразу, а переходят в пользование: спецодежда, спецоснастка, хозяйственный инвентарь, инструмент. Их списывают документом Передача материалов в эксплуатацию (Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию).

Что указать в документе:

1. На закладке с нужной категорией (Спецодежда, Спецоснастка или Инвентарь и хозяйственные принадлежности) подберите номенклатуру и количество.
2. Выберите физическое лицо — сотрудника, которому выдаёте, и его подразделение.
3. Укажите Способ погашения стоимости: единовременно при передаче или линейно в течение срока полезного использования.
4. Задайте счёт затрат, на который спишется стоимость.

При единовременном способе проводка — Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10. Одновременно стоимость переходит на забалансовый счёт МЦ.04, чтобы остаток выданного имущества оставался под контролем, пока предмет в эксплуатации.

Такой учёт удобен тем, что материал формально списан в затраты, но программа помнит, у кого он на руках и в каком количестве — это дисциплинирует материально ответственных лиц.

Проводки при списании материалов

Соберём все проводки в один блок, чтобы видеть картину целиком.

Напомню про ФСБУ 5/2019 «Запасы»: материалы учитываются по фактической себестоимости, а при списании оцениваются по способу из учётной политики. Для налога на прибыль расход в производство признаётся экономически обоснованным, а вот потери сверх норм естественной убыли без виновного налоговая принимает неохотно — нужны убедительные документы.

Проводки по счёту 94 программа сама не делает — она останавливается на Дт 94 Кт 10. Решение, куда отнести сумму (на затраты, на виновных или на прочие расходы), принимает бухгалтер, и именно этот шаг чаще всего забывают. Поэтому после каждого списания товаров сразу вводите операцию по закрытию 94, не откладывая на конец месяца.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании

Короткий ответ: при списании материалов из-за порчи, недостачи или брака восстанавливать НДС по закону не требуется.

Перечень случаев, когда входной НДС восстанавливают, закрытый и приведён в статье 170 НК РФ. Списание испорченных или недостающих ценностей в этот перечень не входит. ФНС ещё в 2015 году (письмо от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@) согласилась с судебной практикой: восстанавливать налог в таких случаях не нужно.

Поэтому при обычном списании материалов в 1С никаких дополнительных действий с НДС делать не надо — налог был правомерно принят к вычету при покупке.

При отпуске материалов в производство вопрос восстановления вообще не возникает — это нормальное использование ценностей в облагаемой деятельности.

Акт на списание и документы-основания

Отдельного документа «Акт на списание» в 1С нет — акт это печатная форма, которую выдаёт проведённый документ. Из Списания товаров по кнопке Печать доступны «Акт списания товаров» и форма по ТОРГ-16; из Требования-накладной печатается форма М-11, которая и служит актом передачи материалов в производство.

Порядок простой: проведите документ, нажмите Печать, выберите нужную форму, проверьте, что в шапку подставились организация, склад и МОЛ, распечатайте и подпишите у членов комиссии и материально ответственного лица.

Но проводка и акт из 1С — это ещё не всё. Проверяющие смотрят на первичку, которая обосновывает саму причину выбытия. Без неё расход снимут при налоговой проверке.

Что готовят под каждый случай:

Общее для всех случаев:

• 📝 приказ руководителя о создании комиссии и о списании;
• ✍️ акт, подписанный всеми членами комиссии и материально ответственным лицом;
• 📊 расчёт норм естественной убыли, если потери укладываются в нормы.

Типичные ошибки при списании материалов

Ошибки, которые встречаются чаще всего и дорого обходятся при проверке:

1. Остаток 94 на конец месяца. Счёт 94 транзитный. Если забыли отнести сумму на затраты, виновных или 91.02, в балансе зависает некорректное сальдо. Проверяйте ОСВ по счёту 94 перед закрытием месяца.
2. Списание в минус. Документ проводится раньше, чем оприходован материал. Стоимость считается некорректно, появляется отрицательный остаток на 10. Сначала приход — потом расход.
3. Нет первички под причину. Проводка есть, а акта и приказа нет. Для производства расход снимают как необоснованный, для потерь — доначисляют налог на прибыль.
4. Путаница 20 и 94. Нормальный расход в производство нельзя проводить через 94, а потери от порчи — через прямые счета затрат. Это разные вещи и для бухучёта, и для налога.
5. Лишнее восстановление НДС . При порче и недостаче налог восстанавливать не нужно; добровольное восстановление завышает налоговую нагрузку без причины.

Эти пять пунктов удобно пройти чек-листом перед закрытием периода:

Частые вопросы