Хозяйственное мыло в 1С Бухгалтерии 3.0: от поступления до расходов месяца

Хозяйственное мыло в 1С Бухгалтерии 3.0 списывают документом Требование-накладная (Производство → Требования-накладные): материал уходит со счёта 10.06 «Прочие материалы» (или 10.09, если так закреплено в учётной политике) в дебет счёта затрат — 26, 44.01 или 20.01. Если мыло купил сотрудник за наличные, его можно сразу отнести на расходы на закладке «Прочее» авансового отчёта, минуя склад.

Мыло стоит копейки, но именно на таких мелочах бухгалтер теряет время: остаток на 10-м счёте висит месяцами, требование не проводится из-за «нехватки», а налоговая база по прибыли расходится с бухгалтерской. Ниже — порядок, при котором мыло проходит через учёт за пару минут и не всплывает при закрытии месяца.

Подготовка: карточка номенклатуры и счета учёта

Начните со справочника Справочники → Номенклатура. Заведите позицию «Мыло хозяйственное 72%» с единицей измерения «шт» или «кг» — как его отгружает поставщик.

Что заполнить в карточке:

• 📦 Вид номенклатуры — «Материалы» (или свой вид, например «Хозяйственные материалы»).
• 📏 Единица — та, в которой мыло приходит по накладной. Пересчитывать куски в килограммы потом неудобно.
• 🧾 Ставка НДС — общая, по которой продаёт поставщик.

Счёт учёта задают не в самой карточке, а в регистре Счета учёта номенклатуры. Ссылка на него есть в шапке списка номенклатуры и в карточке позиции. Создайте правило для вида номенклатуры или конкретной позиции:

Расходы сразу при покупке

ФСБУ 5/2019 разрешает не применять стандарт к запасам для управленческих нужд: затраты на их покупку признаются расходами периода сразу. Если такое решение закреплено в учётной политике, мыло не нужно копить на складе.

В 1С это делают двумя способами:

1. Оформляют поступление на 10.06 и тем же днём — требование-накладную на весь объём.
2. При покупке через подотчётное лицо относят мыло на закладку «Прочее» авансового отчёта (о ней ниже).

Первый способ надёжнее: в оборотке видно, что и когда куплено, а количество проходит через склад.

Поступление и списание мыла требованием-накладной

Мыло приходит обычным документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары». Строка с мылом попадает на закладку «Товары», счёт подставится из регистра.

Пример: купили 50 кусков по 48 руб. без НДС.

• стоимость — 50 × 48 = 2 400 руб.;
• НДС 22% — 2 400 × 0,22 = 528 руб.;
• всего к оплате — 2 928 руб.

Если есть счёт-фактура или УПД со статусом 1, зарегистрируйте его внизу документа поступления — тогда НДС можно принять к вычету.

Оформление требования-накладной

1. Откройте Производство → Требования-накладные и нажмите Создать.
2. В шапке выберите склад, с которого выдаёте мыло.
3. На закладке Материалы добавьте позицию «Мыло хозяйственное» и количество, например 12 шт.
4. Перейдите на закладку Счёт затрат. Укажите счёт и аналитику:
   • 🏢 офис, администрация — 26 «Общехозяйственные расходы», статья затрат с видом «Материальные расходы» или «Прочие расходы»;
   • 🛒 магазин, склад торговой фирмы — 44.01, статья затрат и подразделение;
   • 🏭 цех — 20.01, номенклатурная группа и подразделение.
5. Проведите документ и откройте проводки кнопкой ДтКт.

Сумма списания посчитается сама по выбранному способу оценки запасов (по средней или ФИФО). При цене 48 руб. и 12 кусках выйдет 576 руб.

Печатная форма

Из документа печатается требование-накладная по форме М-11. Её подписывают кладовщик и получатель. Для мыла этого достаточно: отдельный акт списания на каждый кусок не нужен, если в учётной политике не сказано иное.

Покупка мыла через подотчётное лицо

Самый частый сценарий в небольших фирмах: офис-менеджер купил мыло в магазине у дома и принёс кассовый чек.

Документ — Банк и касса → Авансовые отчёты. Дальше есть два пути.

Путь 1: через склад

На закладке Товары укажите мыло, количество и сумму по чеку. Документ сделает проводку Дт 10.06 Кт 71.01. Списание — той же требованием-накладной, как в предыдущем разделе.

Путь удобен, если мыло закупают впрок и раздают по мере надобности.

Путь 2: сразу в расходы

На закладке Прочее добавьте строку: в ней указывают счёт затрат, статью и подразделение. Мыло попадёт прямо на 26 или 44.01, минуя 10-й счёт.

Путь годится, когда мыло купили и сразу выставили в санузлы, а учётная политика позволяет признавать такие запасы расходом сразу.

НДС по чеку

По обычному кассовому чеку из розницы вычета нет: нужен счёт-фактура. НДС, выделенный в чеке, входит в стоимость мыла. В авансовом отчёте сумму вносите целиком, без отдельного выделения налога к вычету.

Нормы выдачи и внутренние лимиты

Мыло списывают по двум разным основаниям. От этого зависят и документы, и налоги.

Смывающие средства работникам

Работодатель обязан бесплатно выдавать смывающие средства, если работа связана с загрязнением. Правила обеспечения утверждены приказом Минтруда № 766н, а конкретные нормы работодатель устанавливает сам на основе единых типовых норм и результатов оценки рисков.

Выдачу фиксируют по каждому работнику. В 1С Бухгалтерии отдельного документа выдачи смывающих средств нет. Поэтому на практике:

• 👥 выдачу ведут в ведомости или журнале по фамилиям вне программы;
• 📄 в 1С раз в месяц оформляют одну требование-накладную на общее количество;
• 📎 к ней прикладывают ведомость выдачи как основание.

Мыло, выданное в пределах норм, — не доход работника в натуральной форме. Это обеспечение условий труда, которое прямо предусмотрено ТК РФ.

Внутренние лимиты на хозяйственные нужды

Для мыла на уборку закона с нормами нет. Руководитель утверждает лимит приказом, например: «на санузел — 2 куска в неделю». Лимит нужен не программе, а проверяющему: он объясняет, почему за квартал списано 80 кусков.

Налог на прибыль

Стоимость мыла уменьшает налоговую базу как материальные расходы по ст. 254 НК РФ или как расходы на обеспечение нормальных условий труда по ст. 264 НК РФ. Формулировку закрепите в учётной политике и выберите статью затрат с видом, который принимается в налоговом учёте. Если в статье затрат снят флажок принятия к налоговому учёту, мыло уйдёт в постоянные разницы.

Если организация на УСН «доходы минус расходы»

По НК РФ материальные расходы на упрощёнке признаются после оплаты поставщику. Порядок признания задают в настройках налогов для УСН (Главное → Налоги и отчёты). Если там выбрано признание расходов после списания, мыло попадёт в книгу учёта доходов и расходов только после проведения требования-накладной. Неоплаченное мыло в КУДиР не попадёт ни при какой настройке.

Как упростить ежемесячное списание мыла

Когда мыло выдают каждый месяц в одном объёме, документ проще копировать, чем заполнять заново.

1. Откройте список требований-накладных.
2. Выделите прошлый документ и нажмите Скопировать (F9).
3. Поменяйте дату и при необходимости количество. Склад, счёт затрат, статья и подразделение уже на месте.

Второй приём — заполнение по остаткам. В табличной части требования-накладной есть команда Заполнить, которая подбирает остатки материалов на складе. Удобно, если в конце месяца весь закупленный запас мыла и бытовой химии списывают целиком.

Третий приём — Типовые операции (Операции → Типовые операции). В них сохраняют шаблон ручной проводки Дт 26 Кт 10.06. Для мыла этот путь стоит выбирать редко: ручная операция не ведёт количественный учёт по складу так же аккуратно, как требование-накладная. Используйте шаблон только для корректировок, а не для ежемесячного списания.

Ошибки при списании и проверка при закрытии месяца

Требование не проводится

Программа пишет, что материала не хватает на складе. Причины по порядку вероятности проверки:

• 🗓 дата требования раньше даты поступления мыла;
• 🏬 поступление оформлено на другой склад;
• 📦 в поступлении и в требовании выбраны разные позиции номенклатуры (два «Мыла хозяйственного» в справочнике);
• 📏 в поступлении — килограммы, в требовании — штуки.

Проверить остаток быстро можно отчётом Склад → Ведомость по товарам на складах с отбором по позиции.

Мыло списано по нулевой стоимости

Так бывает, если требование провели раньше поступления, а контроль отрицательных остатков в настройках отключён. Исправление — передвинуть дату требования на день поступления или позже и перепровести. Если месяц уже закрыт, после правки повторите закрытие месяца: изменения в закрытом периоде без перезакрытия дают неверную себестоимость.

Мыло попало не на тот счёт затрат

Офисное мыло, списанное на 20.01, искажает себестоимость продукции. Откройте требование, поменяйте счёт на 26 или 44.01 и перепроведите. В закрытом периоде — также с повторным закрытием месяца.

Что проверить в отчётах

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.06 с группировкой по номенклатуре: конечное сальдо мыла должно совпадать с фактом на складе.
2. Анализ счёта 26 (или 44): кредитовый оборот 10.06 показывает, сколько хозматериалов ушло за месяц.
3. Закрытие месяца (Операции → Закрытие месяца): на шаге закрытия счетов затрат 26 закрывается по учётной политике на 90.08 или на 20. Если шаг подсвечен ошибкой, откройте отчёт по нему — там будет указана конкретная статья или подразделение без заполненной аналитики.

Частые вопросы