Недостача после инвентаризации в 1С Бухгалтерии 3.0: от акта до нулевого сальдо по 94 счёту

Недостачу в 1С Бухгалтерии 3.0 списывают в два хода. Сначала документ Списание товаров, созданный на основании Инвентаризации товаров, переносит стоимость пропавшего на счёт 94. Затем сумму с 94 распределяют: в пределах норм убыли — на расходы (Дт 44 или 20, 26), на виновного — Дт 73.02, при отсутствии виновных — Дт 91.02.

Типичная ситуация: склад пересчитали в последний день квартала, по трём позициям не хватает товара на 18 400 ₽, кладовщик признаёт часть вины, а по остальному виновных нет. Чтобы списать недостачу в 1С правильно, нужно разделить эту сумму по основаниям ещё до проводок. Иначе вся сумма уйдёт в прочие расходы, а налоговую базу придётся потом пересчитывать.

Перед списанием: фиксируем факт инвентаризацией

Основание для любой записи о недостаче — результаты инвентаризации. В программе это документ Инвентаризация товаров: раздел Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров.

Порядок заполнения:

1. Создайте документ, укажите организацию, склад и дату пересчёта.
2. Заполните табличную часть по учётным остаткам (кнопка Заполнить в табличной части). Программа подставит количество и сумму по данным учёта.
3. В колонке фактического количества введите то, что насчитала комиссия.
4. Проверьте колонку отклонений: отрицательные значения — это недостача, положительные — излишки.
5. Запишите и проведите документ. Распечатайте инвентаризационную опись ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19 из меню Печать.

Сначала пересортица, потом недостача

Если одновременно есть излишек одного товара и недостача похожего (тот же вид, разная фасовка или артикул), это может быть пересортица. Методические указания по инвентаризации разрешают взаимно зачесть такие расхождения, если они возникли за один период, у одного материально ответственного лица и по товарам одного наименования.

В 1С для этого есть документ Пересортица товаров в разделе Склад. Зачтите пересортицу первой. Нормы естественной убыли применяют только к той недостаче, что осталась после зачёта.

Оформляем документ «Списание товаров» в 1С

Откройте проведённую инвентаризацию и нажмите Создать на основании → Списание товаров. Программа перенесёт в новый документ только строки с недостачей, с тем же складом и ссылкой на инвентаризацию.

Что проверить в документе:

• 📦 Количество — равно отклонению из инвентаризации, без лишних строк.
• 🧾 Счёт учёта — 41.01, 10.01 или другой счёт, на котором числится товар.
• 🔁 Счёт списания — при создании на основании инвентаризации по умолчанию стоит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Оставьте его.
• 📅 Дата — не раньше даты инвентаризации и в том же периоде, к которому относится пересчёт.

После проведения документ даёт проводку:

Сумма берётся по себестоимости, а не по продажной цене. Себестоимость рассчитывается по выбранному в учётной политике способу оценки запасов (ФИФО или по средней).

Дальше со счёта 94 сумму нужно перенести. Типового документа для этого в БП 3.0 нет: используют Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция. В ней задают проводки вручную, по одной строке на каждое основание.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Естественная убыль — это усушка, утруска, выветривание, испарение. Нормы утверждаются для групп товаров отраслевыми актами. Если для вашего товара норм нет, списать недостачу как естественную убыль нельзя: она пойдёт как недостача без виновных или на виновное лицо.

Как посчитать сумму в пределах нормы:

1. Возьмите оборот или остаток товара за период по правилам, установленным в нормативе для этой группы.
2. Умножьте на процент нормы.
3. Сравните с фактической недостачей. Списываете меньшую из двух величин.

Пример. Недостача сахара — 12 кг на 960 ₽ (80 ₽ за кг). Расчёт по норме даёт 5 кг. На расходы по норме идёт 5 × 80 = 400 ₽. Оставшиеся 7 кг, то есть 560 ₽, — уже сверхнормативная недостача.

Проводка в ручной операции:

В налоговом учёте такие потери признают материальными расходами (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Укажите в ручной операции статью затрат: в ней выберите вид «Недостачи и потери в пределах норм естественной убыли» или аналогичный из справочника статей затрат. Если такой статьи нет, создайте её с нужным видом расхода.

Нормы применяют только к фактической недостаче и только после зачёта пересортицы. Списать «по норме» без реальной недостачи нельзя.

Недостачу взыскиваем с виновного лица

Если сотрудник признал вину или вину подтвердил суд, сумму переносят на расчёты с работником.

Проводки по виновному

Пример. Себестоимость пропавшего ноутбука — 52 000 ₽, рыночная цена — 60 000 ₽. Работник согласен возместить рыночную цену в рассрочку на 4 месяца.

• Дт 73.02 Кт 94 — 52 000 ₽.
• Дт 73.02 Кт 98.04 — 8 000 ₽.
• Ежемесячно Дт 70 Кт 73.02 — 15 000 ₽ (60 000 / 4).
• Ежемесячно Дт 98.04 Кт 91.01 — 2 000 ₽ (8 000 / 4).

В ручной операции по 73.02 обязательно выберите субконто «Работники». Без него ОСВ по счёту не покажет, кто сколько должен, и сальдо по 73.02 будет обезличенным.

Ограничения Трудового кодекса

• 👤 Работник по общему правилу отвечает в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Полная ответственность — только в случаях из ст. 243, например при договоре о полной материальной ответственности.
• 📝 Удержать сумму не больше среднего заработка можно распоряжением руководителя, изданным не позже месяца с окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).
• 📉 Каждое удержание из зарплаты ограничено долей от выплаты (ст. 138 ТК РФ, общее правило — до 20%).
• ✍️ До решения о взыскании у работника требуют письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ).

Если зарплата считается в 1С ЗУП, удержание оформляют там, а в Бухгалтерию в составе отражения зарплаты приходит проводка Дт 70 Кт 73.02. Не дублируйте её ручной операцией.

Списываем недостачу, когда виновных нет

Сверхнормативные потери без виновного и суммы, во взыскании которых суд отказал, относят на прочие расходы:

В ручной операции укажите статью прочих расходов. Для неё важен признак «Принимается к налоговому учёту».

Принять расход для налога на прибыль можно, только если факт отсутствия виновных документально подтверждён уполномоченным органом государственной власти (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Обычно это постановление о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением лица. Пока такого документа нет, расход ставят на статью, не принимаемую в НУ.

Когда расход не принят к НУ, в декларации по прибыли расход не участвует, а в бухучёте образуется постоянная разница. В 1С при ПБУ 18/02 она отразится автоматически при закрытии месяца, если статья настроена правильно.

А что с НДС

Вопрос спорный. Минфин в своих письмах неоднократно требовал восстанавливать входящий НДС по недостающему товару. Суды чаще встают на сторону налогоплательщика: в закрытом перечне случаев восстановления (п. 3 ст. 170 НК РФ) недостача не названа.

Если организация решила восстанавливать налог, в 1С используют документ Восстановление НДС из раздела Операции → Регламентные операции НДС. Он даёт проводку Дт 91.02 Кт 68.02 и запись в книгу продаж. Решение лучше закрепить в учётной политике, чтобы поступать одинаково каждый раз.

Проводки целиком и закрытие периода

Сводная картина по одной инвентаризации на 18 400 ₽ из вступления, если пересчёт дал: 400 ₽ — в пределах норм, 10 000 ₽ — на кладовщика, 8 000 ₽ — без виновных.

Проверка: 400 + 10 000 + 8 000 = 18 400. Сальдо по 94 после операции — ноль.

Что сверить перед закрытием месяца

1. Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счёту 94 за месяц. Конечное сальдо должно быть нулевым. Остаток означает, что часть недостачи не распределена.
2. Откройте ту же ведомость по 73.02 с разбивкой по работникам и сверьте суммы с распоряжениями о взыскании.
3. Проверьте ОСВ по 41 (10) на складе инвентаризации: остаток в количестве должен совпасть с фактом из описи.
4. Запустите Операции → Закрытие месяца. Если после этого себестоимость пересчиталась (например, был поздний ввод поступления), сумма в Списании товаров могла измениться, и в ручной операции появится расхождение. Тогда пересчитайте распределение.

Частые ошибки при списании недостачи в 1С

• ❌ Списание товаров без инвентаризации. Документ введён «с нуля», без основания. Формально проводки появятся, но у проверяющего не будет связи с описью и сличительной ведомостью.
• ❌ Недостача по продажной цене. На 94 сумма идёт только по себестоимости. Рыночная или продажная цена касается только суммы, которую взыскивают с работника, и разница идёт через 98.04.
• ❌ Вся сумма на 91.02 сразу. Это лишает права учесть убыль по нормам как материальный расход и прячет долг виновного.
• ❌ Нормы убыли к товару без норм. Для техники, одежды или инструмента естественной убыли не бывает.
• ❌ Ручная операция задним числом после закрытия месяца. Если распределение введено в закрытом периоде, перепроведите закрытие месяца, иначе финансовый результат и налог на прибыль не обновятся.
• ❌ Двойное удержание. Проводка Дт 70 Кт 73.02 пришла из ЗУП, а бухгалтер ещё раз ввёл её вручную. ОСВ по 73.02 покажет отрицательное сальдо по работнику.

Частые вопросы