Списание товаров, материалов и продукции в 1С: какой документ выбрать и какие проводки получатся

Выбор документа зависит от причины выбытия. Материалы в производство или на хозяйственные нужды списывают документом Требование-накладная (Дт 20, 23, 25, 26, 44 — Кт 10). Испорченный или недостающий товар проводят документом Списание товаров на счёт 94 (Дт 94 — Кт 41). В 1С:Управление торговлей 11 и ERP те же операции делают документы Внутреннее потребление товаров и Списание недостач товаров.

Дальше — какие ещё документы бывают, как заполнить каждый из них по шагам, какие проводки получатся, как учесть серии, характеристики и серийные номера, и как списать номенклатуру по результатам инвентаризации. Примеры — для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3, отличия торговых конфигураций вынесены в отдельный раздел.

Какими документами списывают номенклатуру

В 1С нет единой кнопки «списать». Под каждую причину выбытия — свой документ, и от него зависит счёт, на который уйдёт стоимость.

• 📦 Расход на нужды организации или производство — Требование-накладная. Стоимость уходит на счета затрат.
• 🧯 Порча, бой, брак, недостача — Списание товаров. Стоимость собирается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
• 📋 Расхождения после пересчёта остатков — документ формируют из Инвентаризации товаров.
• 🏭 Выпуск продукции с расходом материалов — Отчёт производства за смену (списывает материалы вместе с оприходованием готовой продукции).

Если перепутать документ, стоимость сядет не на тот счёт, и в себестоимости или в расходах появится ошибка. Поэтому первый шаг — честно ответить, почему номенклатура уходит со склада.

«Требование-накладная»: расход материалов в производство и на затраты

Документ находится в разделе Производство → Требования-накладные; в ряде релизов он продублирован в разделе Склад. Им списывают материалы (счёт 10) на затраты, не на недостачи.

Порядок действий:

1. Откройте журнал требований-накладных и нажмите Создать.
2. Укажите дату, организацию и склад, с которого уходят материалы.
3. На вкладке Материалы подберите номенклатуру и количество. Кнопка Подбор открывает список с остатками — удобно, когда позиций много.
4. Проверьте счёт учёта (обычно 10.01). Если он не подставился, впишите вручную.
5. Перейдите на вкладку Счёт затрат и укажите, куда отнести стоимость: счёт (20.01, 23, 25, 26, 44.01), подразделение, номенклатурную группу и статью затрат.
6. Проведите документ кнопкой Провести и посмотрите проводки по кнопке Дт/Кт.

Если стоимость списания выглядит нулевой или заниженной, скорее всего себестоимость партии ещё не рассчитана. При методе «по средней» окончательная стоимость формируется регламентной операцией Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца — до закрытия в проводках стоит плановая или нулевая сумма.

«Списание товаров»: порча, бой, брак и недостача

Для испорченного, просроченного, разбитого или пропавшего товара используют документ Склад → Списание товаров. Он не трогает счета затрат — стоимость уходит на счёт 94.

Как заполнить:

1. В разделе Склад откройте Списание товаров и нажмите Создать.
2. Укажите дату, организацию, склад.
3. Добавьте позиции через Подбор или Добавить, проставьте количество.
4. Проверьте счёт учёта номенклатуры (41.01 для товаров, 10 — для материалов, 43 — для продукции).
5. Проведите документ.

Проводка получится такой: Дт 94 Кт 41.01 — себестоимость списанного товара собрана на счёте недостач. Это ещё не расход: со счёта 94 сумму нужно «увести» дальше отдельной операцией.

Отнесение со счёта 94 оформляют операцией, введённой вручную (Операции → Операции, введённые вручную), либо документом Прочие доходы и расходы. Пока сумма висит на 94, расход в учёте не признан — не забудьте закрыть счёт, иначе баланс зависнет.

Про входной НДС частый спор: при списании недостач и порчи восстанавливать ранее принятый к вычету НДС по общему правилу не требуется — перечень случаев восстановления в п. 3 ст. 170 НК РФ закрытый, и списание там не названо. Налоговая иногда настаивает на восстановлении; решение зависит от готовности спорить, поэтому этот вопрос стоит согласовать с бухгалтером, а не закрывать «по умолчанию».

Списание в УТ 11 и ERP: «Внутреннее потребление» и «Списание недостач»

В торговых конфигурациях документов Требование-накладная и Списание товаров из Бухгалтерии нет — их роль играют другие объекты.

Документ Внутреннее потребление товаров в УТ 11 находится в разделе Склад и доставка → Внутренние документы (склад); в части релизов название раздела отличается. У документа есть варианты операции — «Списание на расходы» и «Передача в эксплуатацию»; выбранный вариант определяет, какие аналитики затрат придётся заполнить.

Важное отличие торговых конфигураций — ордерный склад . Если склад работает по ордерной схеме, сам факт выбытия со склада фиксирует Расходный ордер на товары, а финансовый документ лишь отражает операцию в учёте. Без расходного ордера товар числится на складе, даже когда списание уже проведено. Проверяйте связку «финансовый документ + ордер», иначе остатки разъедутся.

Серии, характеристики и серийные номера при списании

Если по номенклатуре включён дополнительный учёт, при списании 1С потребует указать разрезы — иначе документ не проведётся или спишет не ту партию.

• 🎨 Характеристики (цвет, размер, модель). В строке документа появляется колонка Характеристика — без неё остаток не определится. Включается в карточке номенклатуры или в её виде.
• 📅 Серии (партии, сроки годности, номера ГТД). Колонка Серия обязательна к заполнению, если по номенклатуре задан вариант учёта серий «с указанием при списании». Для скоропортящихся товаров так списывают именно просроченную партию.
• 🔢 Серийные номера. Учитываются в УТ 11 и ERP. При списании серийные номера указывают отдельным списком к строке; настройка «использовать серийные номера при отгрузке/списании» включается в разделе настроек склада.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 серийных номеров и характеристик в торговом смысле нет — там работает партионный учёт по методу оценки (ФИФО или по средней), а конкретную партию при списании программа подбирает сама по методу. Если нужно списать строго определённую партию, это задача торговых конфигураций, а не Бухгалтерии.

Списание номенклатуры по результатам инвентаризации

Отдельно «актом списания» недостачу по итогам пересчёта не оформляют — всё идёт от документа инвентаризации.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Создайте Склад → Инвентаризация товаров, укажите склад и ответственных лиц.
2. Нажмите Заполнить по остаткам на складе — программа подтянет учётное количество.
3. Внесите фактическое количество в колонку Количество факт. Программа посчитает отклонения: излишки и недостачи.
4. Распечатайте инвентаризационную опись и сличительную ведомость из кнопки Печать.
5. По кнопке Создать на основании сформируйте Списание товаров (на недостачу) и Оприходование товаров (на излишки).

Недостача по инвентаризации проходит тот же путь через счёт 94, что и обычное списание порчи: сначала Дт 94 Кт 41, затем — на виновных, в расходы или в пределах норм убыли.

Потери от недостач при отсутствии виновных признают во внереализационных расходах только при документальном подтверждении уполномоченным органом власти, что виновные не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Без такого подтверждения налоговая расход, скорее всего, снимет.

Автоматизация списания: заполнение, группировка и статусы

Когда позиций десятки или списание регулярное, ручной ввод строк заменяют на массовые приёмы.

• 📥 Вставка из Excel. Табличную часть документа (Требование-накладная, Списание товаров) заполняют копированием из буфера обмена: выделите в Excel столбцы «номенклатура — количество» и вставьте в таблицу документа. Колонки должны совпадать по порядку.
• 🔁 Заполнение по остаткам. В Инвентаризации и в части документов списания кнопка Заполнить подтягивает весь остаток склада — удобно для полной инвентаризации или списания всего остатка позиции.
• 📦 Групповое проведение. Несколько готовых документов проводят разом из журнала: выделите строки и выберите групповое проведение в командной панели списка.
• 🏷️ Статусы в УТ 11 и ERP. Документы списания и пересчёта проходят по статусам (от черновика до завершения). Рабочие места складского учёта показывают, что ещё не проведено и где не хватает ордера.

Для нетиповых сценариев (списание по заданному правилу, выгрузка-загрузка больших объёмов) применяют внешние обработки загрузки из табличного документа. Проверяйте результат на тестовой копии базы: массовое списание сложно откатить вручную.

Частые ошибки при списании номенклатуры

• ❌ Не тот документ. Требование-накладную используют для недостачи — стоимость уходит на затраты вместо счёта 94, и расход оказывается необоснованным. Порчу и недостачу проводят только через Списание товаров.
• ❌ Счёт 94 остался незакрытым. Списание провели, а сумму со счёта 94 на виновных или в расходы не увели. Недостача «висит», финрезультат искажён.
• ❌ Списание в минус. На дату документа остатка нет (приход позже или уже списан). При включённом контроле отрицательных остатков документ не проведётся; при выключенном — уйдёт в минус и сломает себестоимость.
• ❌ Пустая аналитика затрат. В Требовании-накладной не заполнены подразделение, статья затрат или номенклатурная группа — закрытие месяца встанет на ошибке.
• ❌ Неверный разрез. Не указана характеристика или серия, по которой лежит остаток, — программа «не видит» товар.
• ❌ Нет документа-основания по виновным. Недостачу списали в налоговые расходы без подтверждения отсутствия виновных — риск снятия расхода при проверке.

Частые вопросы