Списание ноутбука в 1С: от амортизации до акта ОС-4

Ноутбук списывают в 1С Бухгалтерия 8.3 документом «Списание ОС» из раздела ОС и НМА, если техника учтена как основное средство. Документ сам доначислит амортизацию за месяц выбытия, перенесёт остаточную стоимость в прочие расходы и подготовит акт ОС-4.

Если ноутбук стоил меньше лимита из учётной политики, списывать его через «Списание ОС» не нужно — в бухучёте это уже не основное средство, а малоценка на забалансовом счёте. Для неё отдельный документ. С этого и начнём: от суммы зависит весь дальнейший порядок.

Ноутбук — основное средство или малоценка

Решает стоимость ноутбука и лимит, который вы сами установили в учётной политике по ФСБУ 6/2020. Многие приравнивают его к налоговому порогу 100 000 ₽, но закон этого не требует — лимит может быть и 40 000 ₽, и 100 000 ₽, любой разумный.

Логика развилки простая:

Бухгалтерский и налоговый лимиты могут не совпадать. В налоговом учёте амортизируемым имуществом считается объект дороже 100 000 ₽ — это прямая норма. Ноутбук дешевле этой суммы в НУ не амортизируется вообще: его стоимость списывают в материальные расходы при вводе в эксплуатацию. Если ваш бухгалтерский лимит ниже 100 000 ₽, один и тот же ноутбук может быть основным средством в бухучёте и «малоценкой» в налоговом — такая разница порождает временные разницы по ПБУ 18/02, которые 1С считает автоматически.

Дальше разбираем основной случай — ноутбук как основное средство в обоих учётах. Списание малоценки вынесли в отдельный вопрос в конце.

Что подготовить перед списанием

Списание ОС — это не только документ в программе. Сначала нужно основание: решение о том, что ноутбук негоден к использованию и восстановление нецелесообразно.

Порядок обычно такой:

1. Руководитель создаёт комиссию по списанию (приказом или на основании положения).
2. Комиссия осматривает ноутбук, фиксирует причину выбытия (поломка, моральный износ, физический износ) и составляет акт.
3. Руководитель издаёт приказ о списании на основании акта комиссии.

Эти документы в 1С не формируются — их готовят вне программы, но без них проводить списание рискованно: налоговая вправе снять расходы, не подтверждённые первичкой.

Если ноутбук был закреплён за материально ответственным лицом, в акте фиксируют, что претензий к нему нет (объект выбывает из-за износа или поломки, а не по вине сотрудника). Иначе остаточную стоимость придётся взыскивать с виновного, и учёт пойдёт по другой схеме — через расчёты с персоналом.

Амортизация за месяц выбытия

Отдельный документ на амортизацию делать не нужно. При проведении «Списание ОС» программа сама доначисляет амортизацию за месяц выбытия — так требует ПБУ и ФСБУ 6/2020: в месяце выбытия объект амортизируется в последний раз.

Логика по датам: амортизацию за месяц списания начисляют, если объект выбывает не первым числом. Поэтому дату документа ставят последним рабочим днём, когда ноутбук ещё числился в учёте.

Если ноутбук самортизирован полностью (остаточная стоимость равна нулю), доначислять нечего — в проводках будет только перенос сумм на субсчёт выбытия и нулевое списание в расходы. Это нормально для старой техники.

Отдельно про амортизационную премию. Если при вводе ноутбука в эксплуатацию вы применяли премию (единовременно относили в расходы часть стоимости), при обычной ликвидации восстанавливать её не нужно. Восстановление премии требуется лишь при продаже объекта взаимозависимому лицу в течение пяти лет — к списанию негодной техники это не относится. Поэтому ликвидация ноутбука не тянет за собой пересчёт прошлых расходов.

Документ «Списание ОС»: по шагам

Основной документ находится в разделе ОС и НМА → Выбытие основных средств → Списание ОС. Заполняется он быстро.

1. Создайте новый документ «Списание ОС» и поставьте дату выбытия.
2. В поле «Причина списания» выберите или создайте элемент справочника (например, «Моральный износ» или «Поломка»). Эта формулировка попадёт в акт.
3. Укажите организацию и местонахождение ОС (подразделение), в котором ноутбук числился.
4. В поле «Счёт списания» оставьте счёт прочих расходов — обычно 91.02. На него уйдёт остаточная стоимость.
5. В табличную часть добавьте ноутбук из справочника «Основные средства». Остальные поля (счета учёта, амортизация) подтянутся из карточки ОС автоматически.
6. Проведите документ кнопкой «Провести».

После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и сверьте проводки с таблицей из следующего раздела — это самая частая точка ошибок.

Не перепутайте документ. «Списание ОС» — это ликвидация негодного объекта, когда ноутбук выбывает без встречной выручки. Если же вы ноутбук продаёте, нужен документ «Передача ОС»: там появится выручка, НДС и проводки через счёт 91.01. По причине выбытия программа и бухгалтер понимают, какой из двух документов применять: сломался и утилизирован — «Списание ОС», ушёл покупателю — «Передача ОС».

Проводки по списанию ноутбука

При выбытии 1С использует промежуточный субсчёт 01.09 «Выбытие основных средств». На него собирается первоначальная стоимость и накопленная амортизация, а разница (остаток) уходит в расходы. Это стандартная схема, и она же объясняет, почему в движениях несколько строк.

Разберём на числах. Ноутбук куплен за 120 000 ₽, срок полезного использования 36 месяцев, линейный способ, ежемесячная амортизация 120 000 / 36 = 3 333,33 ₽. К моменту списания накоплена амортизация за 30 месяцев: 3 333,33 × 30 = 99 999,90 ₽.

Остаточная стоимость: 120 000 − 99 999,90 = 20 000,10 ₽. Именно эта сумма проводкой Дт 91.02 Кт 01.09 попадёт в прочие расходы. Если бы ноутбук был самортизирован целиком (36 месяцев), в расходы ушёл бы ноль.

Налоговый учёт и НДС при списании

В налоговом учёте остаточная стоимость ликвидируемого ноутбука и расходы на его демонтаж относятся к внереализационным расходам (ст. 265 п. 1 пп. 8 НК РФ). 1С отражает это тем же документом «Списание ОС» — отдельных действий не требуется, суммы НУ формируются параллельно бухгалтерским.

С НДС есть нюанс, из-за которого спорят до сих пор:

• По технике, купленной с НДС и принятой к вычету, при списании недоамортизированного объекта инспекторы иногда требуют восстановить налог с остаточной стоимости.
• Прямой нормы о восстановлении НДС при ликвидации ОС в НК РФ нет, и суды чаще встают на сторону налогоплательщика.

Решение по восстановлению НДС согласуйте с вашим налоговым консультантом — это зона налогового риска, а не технический вопрос настройки 1С. В программе восстановление, если вы на него идёте, оформляют отдельным документом, а не «Списанием ОС».

Для полностью самортизированного ноутбука вопрос восстановления НДС обычно не возникает: остаточной стоимости нет.

По моменту признания расхода в НУ: остаточная стоимость и затраты на демонтаж уменьшают налог на прибыль в периоде, когда оформлен акт о списании и завершена ликвидация. Поэтому дата акта ОС-4 важна не только для бухгалтерии — она определяет, в какой квартал попадёт внереализационный расход. Если ноутбук выведен из эксплуатации в одном периоде, а физически утилизирован в другом, ориентируйтесь на дату завершения ликвидации.

Запчасти и материалы после демонтажа

Если после разборки остались годные детали — планки памяти, SSD, зарядное устройство, — их приходуют на склад по рыночной стоимости. В налоговом учёте это внереализационный доход (ст. 250 п. 13 НК РФ).

В 1С это отдельная операция, «Списание ОС» её не делает:

1. Откройте раздел Склад → Оприходование товаров (или оформите ручной операцией).
2. Добавьте детали как номенклатуру с видом «Материалы», счёт учёта — 10.06 «Прочие материалы» (или 10.05, если это запчасти).
3. В качестве счёта доходов укажите 91.01, оцените детали по рыночной стоимости.

Проводка получится Дт 10.06 Кт 91.01. Дальше оприходованные детали можно использовать в ремонте другой техники или продать.

Доход в НУ признают на дату оприходования деталей, по той же рыночной оценке, что и в бухучёте. Позже, когда эти детали пойдут в ремонт или на продажу, их стоимость можно будет учесть в расходах — то есть налог вы заплатите с дохода один раз, а не дважды.

Если ноутбук идёт целиком в утиль без разбора, этот шаг пропускают — приходовать нечего. Расходы на вывоз и утилизацию относят на тот же счёт 91.02; если технику сдают специализированной организации, основанием послужит акт этой организации.

Печатные формы и хранение документов

Из проведённого документа «Списание ОС» печатается акт о списании объекта основных средств. Кнопка «Печать» в документе предложит форму ОС-4 (для одного объекта) или ОС-4б (для группы).

С 2013 года унифицированные формы необязательны — организация вправе использовать свой бланк, но ОС-4 из 1С закрывает требование по первичке и удобна для сверки. Акт подписывают члены комиссии.

Инвентарную карточку (форма ОС-6) отдельно закрывать вручную не нужно: после проведения «Списания ОС» объект пропадает из списка действующих основных средств, а в отчётах по ОС у него появляется дата и причина выбытия. Проверить это удобно отчётом по счёту 01 — сальдо по выбывшему ноутбуку должно обнулиться.

Что сохранить в архив по списанию ноутбука:

• приказ о создании комиссии и приказ о списании;
• акт комиссии о непригодности техники;
• акт ОС-4 из 1С;
• документы на утилизацию (если технику сдавали специализированной организации);
• приходный ордер на оприходованные запчасти, если они были.

Частые вопросы