Списание ноутбука в 1С:Бухгалтерия: документ, акт и проводки

Ноутбук сломался или морально устарел, и его пора снять с учёта. Путь зависит от того, как актив числится в базе. Если ноутбук учтён как основное средство — списание проводят документом ОС и НМА → Выбытие ОС → Списание ОС, печатная форма — акт ОС-4. Если это малоценка (стоимость ниже лимита ОС по учётной политике), ноутбук давно списан в расходы и висит только за балансом на счёте МЦ.04 — его снимают с забалансового учёта.

Ниже — оба сценария, с проводками, налоговыми последствиями и оприходованием годных запчастей. Числа в примерах условные, но арифметику по ним можно пересчитать.

С чего начать: определить, как ноутбук числится в учёте

Прежде чем жать кнопки, откройте карточку актива и посмотрите, на каком счёте он лежит.

• 🔎 Счёт 01.01 «Основные средства » — ноутбук учтён как ОС, списываем через выбытие ОС.
• 🔎 Счёт МЦ.04 (за балансом) — это малоценка: стоимость уже в расходах, нужно снять с забаланса.
• 🔎 Счёт 10 «Материалы» — ноутбук числится как запас и в эксплуатацию не вводился; списывается как материал.

Как актив попал на тот или иной счёт, решал лимит стоимости ОС. По ФСБУ 6/2020 организация сама устанавливает в учётной политике границу: объекты дешевле лимита можно не признавать основными средствами, а списывать на расходы сразу при вводе в эксплуатацию. Для ноутбука за 40–60 тысяч рублей всё зависит от того, какой лимит прописан в вашей политике.

Основание для списания оформляет комиссия. Она осматривает ноутбук, фиксирует, что ремонт невозможен или экономически невыгоден, и составляет заключение. Без документального основания списание ОС налоговики могут снять из расходов.

Комиссию назначает руководитель приказом. В неё обычно включают главного бухгалтера, материально ответственное лицо и сотрудника, разбирающегося в технике, — он оценивает степень износа и годность отдельных деталей. Если ноутбук выбывает по итогам инвентаризации (например, не найден или разбит), заключение комиссии опирается на инвентаризационную опись, в которой зафиксировано фактическое состояние. Удобно сначала провести инвентаризацию ОС в 1С (ОС и НМА → Инвентаризация ОС), а уже потом оформлять выбытие — так дата и причина списания будут согласованы с данными учёта.

Как ноутбук попал на баланс: ввод в эксплуатацию и амортизация

Чтобы понять, что именно спишется, вспомните историю актива.

Ноутбук-основное средство вводили в эксплуатацию документом Принятие к учёту ОС. С этого месяца начислялась амортизация — обычно линейным способом, помесячно, регламентной операцией в составе закрытия месяца. Срок полезного использования (СПИ) для ноутбука чаще берут 2–3 года: по Классификации основных средств электронно-вычислительная техника попадает во вторую амортизационную группу (имущество со сроком свыше 2 до 3 лет включительно).

Посмотреть установленный СПИ и накопленную амортизацию можно прямо в карточке объекта — в справочнике ОС и НМА → Основные средства, либо отчётом Ведомость амортизации ОС на дату, предшествующую списанию. Эти цифры и определят сумму, которая уйдёт в расходы.

К моменту списания возможны три ситуации:

1. Амортизация начислена полностью — остаточная стоимость равна нулю. На расходы при списании ничего не упадёт.
2. Самортизирован частично — остаётся остаточная стоимость, которая уйдёт в прочие расходы.
3. Введён недавно — амортизации почти нет, в расход спишется почти вся первоначальная стоимость.

Перед списанием обязательно дочислите амортизацию за последний месяц эксплуатации. В 1С документ «Списание ОС» делает это автоматически: за месяц выбытия он доначисляет амортизацию, а уже потом формирует проводки по выбытию. Отдельно закрывать месяц для этого не нужно.

Документ «Списание ОС»: пошаговый порядок в 1С:Бухгалтерия

Для основного средства порядок в БП 3.0 такой.

1. Откройте ОС и НМА → Выбытие основных средств → Списание ОС и создайте документ.
2. В шапке укажите дату списания, организацию и статью прочих расходов (например, «Списание ОС»). По ней остаточная стоимость попадёт в расходы.
3. В поле Событие ОС выберите событие с видом «Списание» — оно нужно, чтобы в карточке актива отразилась причина выбытия.
4. В табличной части подберите ноутбук из справочника основных средств. Счёт учёта 01.01 подставится сам.
5. Проверьте счёт списания остаточной стоимости — по умолчанию 91.02 «Прочие расходы».
6. Проведите документ.

После проведения загляните в движения по кнопке Дт/Кт и сверьте проводки с таблицей ниже.

Если ноутбук — малоценка на МЦ.04, документа «Списание ОС» не будет: этот счёт для него не подходит. Снять актив с забалансового учёта можно документом Склад → Спецодежда и инвентарь → Списание материалов из эксплуатации (там же, где списывают инвентарь). Стоимость уже в расходах, поэтому новых затрат операция не создаёт — только убирает объект с забаланса.

Какие проводки сформирует списание ноутбука

Для основного средства с ненулевой остаточной стоимостью 1С сформирует стандартный набор. Для наглядности возьмём ноутбук: первоначальная стоимость 90 000 ₽, накопленная амортизация 54 000 ₽, остаточная — 36 000 ₽.

Счёт 01.09 «Выбытие основных средств» — технический: на нём сворачиваются первоначальная стоимость и амортизация, а разница (остаточная стоимость) списывается на 91.02. Если ноутбук самортизирован полностью, остаток на 01.09 равен нулю и проводки на 91.02 не будет.

Счёт затрат в первой проводке (26, 44 или 20) 1С подставит тот же, на который амортизация начислялась всё время эксплуатации, — он задан в параметрах амортизации в карточке ОС. Отдельно его выбирать не нужно.

После проведения проверьте, что ноутбук действительно ушёл с баланса: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01 на дату после списания. Если по инвентарному объекту осталось сальдо — документ проведён с ошибкой или списали не тот актив.

Для малоценки на забалансе проводка одна — по кредиту МЦ.04, без корреспонденции с балансовыми счетами, потому что расход уже признан при вводе в эксплуатацию.

Налоговые последствия: налог на прибыль и НДС

Налог на прибыль. Остаточная стоимость недоамортизированного ноутбука включается во внереализационные расходы на дату списания (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ). В нашем примере это 36 000 ₽. Расходы на демонтаж и утилизацию тоже уменьшают базу.

НДС. Вопрос о восстановлении ранее принятого к вычету НДС при списании недоамортизированного ОС — спорный. Перечень случаев восстановления в п. 3 ст. 170 НК РФ закрытый, и списания по износу в нём нет; суды и ряд писем ФНС встают на сторону налогоплательщика. Безопасная позиция — НДС не восстанавливать, но будьте готовы обосновать это проверяющим.

ПБУ 18/02. Когда ноутбук в бухгалтерском и налоговом учёте амортизировался по-разному (разный СПИ или первоначальная стоимость из-за налогового лимита 100 000 ₽), к моменту списания успевали накопиться временные разницы. При выбытии они закрываются: остаточная стоимость в двух видах учёта может не совпасть, и 1С автоматически спишет накопленные отложенные налоговые активы или обязательства в составе регламентной операции. Вручную ничего корректировать не нужно — достаточно, чтобы в учётной политике был включён учёт по ПБУ 18/02.

Для малоценки налоговых последствий при списании нет: стоимость уже учтена в расходах при передаче в эксплуатацию.

Оприходование запчастей и утилизация техники

После демонтажа от ноутбука могут остаться годные детали — планки памяти, SSD, зарядное устройство. Их приходуют на склад как материалы.

Документ — Склад → Оприходование товаров или операция, вводимая вручную. Проводка:

Дт 10.06 Кт 91.01 — оприходованы запчасти по рыночной стоимости

Рыночную стоимость определяет та же комиссия. Эта сумма — прочий доход и в бухгалтерском, и в налоговом учёте (п. 13 ст. 250 НК РФ). Субсчёт 10.06 подойдёт для прочих материалов; если деталь планируете использовать как запчасть для ремонта другой техники, её можно оприходовать на 10.05 «Запасные части».

Детали, не пригодные ни к использованию, ни к продаже (битый корпус, вздутый аккумулятор), приходовать не нужно — они идут в утиль вместе с остальным корпусом и в учёте не отражаются.

Саму утилизацию техники учитывайте с двумя оговорками:

• ♻️ Электроника содержит опасные компоненты. Выбрасывать ноутбуки с обычным мусором нельзя — их передают специализированной организации по договору, расходы на утилизацию списываются на 91.02.
• 💎 Драгоценные металлы. В платах есть золото и серебро в микродозах. Формально учёт драгметаллов в технике ведётся по специальным правилам, но на практике их фиксируют по данным паспорта оборудования или акта утилизатора.

Акт от организации-утилизатора приложите к акту списания — он подтвердит, что ноутбук действительно выбыл, а не «ушёл налево».

Если ноутбук не разбирают целиком, а меняют в нём дорогую деталь (например, матрицу), которую потом списывают отдельно, — это не выбытие всего ОС, а ремонт. Списание самого ноутбука оформляют только тогда, когда актив перестаёт использоваться как единое целое. Частичная замена комплектующих проходит через ремонт и на счёте 01 не отражается.

Печатные формы и хранение документов

Из проведённого документа «Списание ОС» печатается акт по форме ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств» — кнопка Печать в документе. Форма ОС-4 унифицированная (постановление Госкомстата № 7), но с 2013 года её применение необязательно: можно утвердить собственную форму акта в учётной политике. Унифицированная удобна тем, что уже есть в типовой 1С.

Распечатайте акт, подпишите у членов комиссии и руководителя. К нему подшейте:

• заключение комиссии о невозможности ремонта;
• приказ руководителя на списание;
• акт от утилизатора (если техника передавалась на переработку).

Инвентарную карточку ОС-6 в 1С закрывать вручную не нужно — после проведения списания актив автоматически получает статус выбывшего. Проверить это можно отчётом ОС и НМА → Отчёты → Ведомость амортизации ОС: списанный ноутбук в ней больше не появится.

Скан подписанного акта и приложения удобно прикрепить прямо к документу «Списание ОС» через присоединённые файлы (Ещё → Присоединённые файлы) — тогда при проверке всё поднимается из одной карточки, не нужно искать бумаги в архиве.

Документы по списанию ОС храните не менее 5 лет после выбытия актива, а если в них есть сведения об убытке, перенесённом на будущее, — весь срок переноса плюс 4 года.

Частые вопросы