Выбытие основных средств в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения: от решения комиссии до отчётов

Основное средство в 1С:БГУ 2.0 списывают документом списания из раздела Основные средства, НМА, НПА. Если объект самортизирован полностью, документ сформирует одну проводку Дт 104 Кт 101 и обнулит балансовую стоимость. Если износ неполный, остаточная стоимость дополнительно уйдёт в Дт 401.10.172. Основание для документа — решение комиссии по поступлению и выбытию активов и акт о списании.

Порядок одинаков для бюджетных, автономных и казённых учреждений, разница — в согласовании. Обычное движимое имущество бюджетное и автономное учреждение списывает само, по решению комиссии. Особо ценное движимое и недвижимое имущество списывают только с согласия учредителя. Казённое учреждение согласует списание с собственником имущества в порядке, который установил его ГРБС.

Подготовка к списанию ОС в БГУ: что проверить заранее

Большинство неприятностей со списанием возникает из-за данных, которые не проверили до проведения документа. Проверьте пять вещей.

• 🗂 Карточка объекта. Найдите ОС в справочнике основных средств по инвентарному номеру. Убедитесь, что объект числится за нужным МОЛ и на нужном счёте 101. Если ОС на днях передавали между сотрудниками, проверьте, проведён ли документ внутреннего перемещения.
• 📅 Амортизация за месяц выбытия. По стандарту «Основные средства » начисление амортизации прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем выбытия. Значит, за месяц списания амортизацию нужно начислить. Проведите начисление амортизации за этот месяц до документа списания, иначе в остаточную стоимость попадёт лишняя сумма.
• 🔢 Срок полезного использования. Сравните фактический срок службы с установленным в карточке. Если объект ещё не отслужил срок, комиссия должна обосновать досрочное списание (поломка, авария, нецелесообразность ремонта).
• 🧾 КФО и аналитика. Код вида финансового обеспечения в документе списания должен совпадать с тем, по которому объект принят к учёту. Разный КФО — частая причина, по которой документ не проводится или проводки «висят» в ОСВ.
• ✍️ Комиссия. Состав постоянно действующей комиссии заведите заранее: подписи нужны в печатной форме акта.

Документ списания основных средств в 1С БГУ: пошагово

В БГУ 2.0 списание ОС, НМА и НПА оформляют одним видом документа. Он открывается из раздела Основные средства, НМА, НПА: в группе документов по выбытию найдите журнал списания. Если журнал не выведен на панель, наберите «списание» в строке поиска раздела.

Шаг 1. Шапка документа

1. Нажмите Создать.
2. Укажите дату. Ставьте дату утверждения акта о списании, а не дату, когда до документа дошли руки. Дата определяет месяц выбытия и, значит, расчёт амортизации.
3. Выберите учреждение (если в базе их несколько) и материально ответственное лицо.
4. В поле типовой операции выберите вариант, который соответствует причине выбытия. Для износа, поломки и аварии — списание объектов основных средств. Для недостачи, хищения, передачи другому учреждению в БГУ используются свои типовые операции с другой корреспонденцией.
5. Укажите КФО и, если требует учётная политика, основание: номер и дату решения комиссии.

Шаг 2. Табличная часть

1. Добавьте объекты по одному кнопкой Добавить или выберите сразу несколько через подбор.
2. Для каждой строки проверьте инвентарный номер, счёт учёта и суммы: балансовую стоимость и накопленную амортизацию. Их программа подставляет из регистров.
3. Если списываете не весь объект, а часть (например, одну единицу из группового учёта), поправьте количество и проверьте, как пересчиталась сумма.

Шаг 3. Подписи и проведение

1. На вкладке подписей укажите председателя и членов комиссии, МОЛ и главного бухгалтера.
2. Нажмите Провести.
3. Откройте проводки кнопкой просмотра движений документа (значок «Дт/Кт» на командной панели) и сверьте с разделами ниже.

Списание ОС с полным износом

Самый простой и самый частый случай. Объект отслужил срок, амортизация начислена на 100%, остаточная стоимость равна нулю.

Документ сформирует одну проводку на всю балансовую стоимость:

Пример. Принтер стоимостью 48 000 руб. принят к учёту в 2021 году. Стоимость от 10 000 до 100 000 руб., поэтому амортизацию начислили сразу 100% при вводе в эксплуатацию. При списании: Дт 104 Кт 101 — 48 000 руб. Остаточная стоимость нулевая, на финансовый результат ничего не уходит.

Отдельно от документа на балансе ничего делать не нужно. Но если принтер не вывезли на утилизацию, его ставят на забалансовый счёт 02 по условной оценке (обычно 1 руб. за объект) до момента демонтажа или передачи утилизатору. В БГУ это делается отдельным документом поступления на забалансовый счёт или ручной операцией — как закреплено в учётной политике.

ОС стоимостью до 10 000 руб.

Такие объекты при вводе в эксплуатацию сразу списывают на расходы, а дальше учитывают на забалансовом счёте 21 «Основные средства в эксплуатации». На счёте 101 их нет, поэтому балансовых проводок при выбытии не будет. Списание отражают только по кредиту счёта 21 — в БГУ для этого используется документ выбытия с забалансового счёта, акт подписывает та же комиссия.

Списание ОС с неполным износом: остаточная стоимость

Если объект сломался раньше срока, накопленной амортизации не хватает до балансовой стоимости. Разница — остаточная стоимость — уходит на финансовый результат.

Пример. Кондиционер стоимостью 240 000 руб., срок полезного использования 60 месяцев. Амортизация линейная: 240 000 / 60 = 4 000 руб. в месяц. Объект сгорел на 42-м месяце, амортизацию за месяц выбытия начислили.

• накопленная амортизация: 4 000 × 42 = 168 000 руб.;
• остаточная стоимость: 240 000 − 168 000 = 72 000 руб.

Проводки: Дт 104 Кт 101 — 168 000 руб.; Дт 401.10.172 Кт 101 — 72 000 руб. Итого по кредиту 101 списано 240 000 руб., то есть вся балансовая стоимость.

Если забыть начислить амортизацию за месяц выбытия, остаточная стоимость в примере будет 76 000 руб., а не 72 000. Разница в 4 000 руб. попадёт не в амортизацию, а в финансовый результат, и это всплывёт при сверке с отчётностью.

Недостача, хищение, порча по вине сотрудника

Здесь остаточная стоимость тоже уходит через 401.10.172, но учреждение одновременно отражает ущерб: требование к виновному лицу — по дебету счёта расчётов по ущербу нефинансовым активам (209.70) с доходом на 401.10.172. Сумму ущерба определяют по текущей восстановительной стоимости, а не по остаточной, поэтому она обычно больше. В БГУ для этого выбирают в документе соответствующую типовую операцию, а не обычное списание по износу.

Как выбрать типовую операцию

Материалы от демонтажа и разборки списанного ОС

После разборки остаются пригодные запчасти, металлолом, детали. Их приходуют как материальные запасы по справедливой стоимости на дату принятия к учёту. Оценку определяет комиссия методом рыночных цен: смотрит цены на аналогичные материалы или на лом.

Проводка: Дт Х.105.3Х (нужный счёт материальных запасов) Кт Х.401.10.172. Доход отражается в том же учреждении, по тому же КФО, что и списанный объект.

Порядок в программе:

1. Оформите акт о списании с указанием, какие материалы получены от разборки. В форме акта по Приказу № 61н для этого есть отдельный раздел.
2. В разделе Материальные запасы создайте документ поступления материалов. Выберите вид операции для прочего поступления (оприходования материалов от разборки и ликвидации).
3. Укажите МОЛ, который будет хранить материалы, справедливую стоимость и счёт 105.
4. Если объект стоял на забалансовом счёте 02 до демонтажа — после разборки снимите его оттуда.

Расходы на демонтаж и вывоз (работы подрядчика) оформляют отдельно, обычным документом поступления услуг. В стоимость списываемого объекта они не включаются.

Печатные формы и отчёты после списания ОС

После проведения документа нужны три вещи: акт для подписи, журнал операций и сверка остатков.

Акт о списании

Печатную форму акта формируют из документа списания кнопкой Печать. С 2022 года организации госсектора применяют формы по Приказу Минфина № 61н:

• 📄 Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) — ф. 0510454;
• 🚗 Акт о списании транспортного средства — ф. 0510456.

В базе с давней историей в меню печати можно увидеть и старые формы 0504104 и 0504105. Для новых операций используйте формы по Приказу № 61н.

Что сверить

Если остаток по 101 обнулился, а по 104 нет, значит, при проведении не хватило накопленной амортизации или документ создан с другим КФО. Отмените проведение, исправьте аналитику и проведите снова.

Ошибки, на которые жалуются при списании ОС в БГУ

• ❌ Документ не проводится, программа ругается на нехватку остатков. Чаще всего объект в базе числится за другим МОЛ или по другому КФО, чем указано в документе. Проверьте карточку и последний документ перемещения.
• ❌ Списали «задним числом» в закрытом периоде. Если дата запрета изменения стоит позже даты акта, БГУ не даст провести документ. Решение не в снятии запрета для всех, а в согласовании с главным бухгалтером: либо открыть период на время, либо отразить списание текущей датой как исправление ошибки.
• ❌ Перепутали списание и передачу. Объект ушёл в другое учреждение, а его провели как списание по износу. Финансовый результат получается неверный, а у получателя нет пары к вашей операции в сверке.
• ❌ Списали, а за балансом не поставили. Объект стоит в кабинете, хотя по учёту его нет. На инвентаризации он всплывёт как излишек.