Списание товаров, материалов и продукции в 1С

Выбор документа зависит от причины выбытия. Порчу и недостачу, выявленные при инвентаризации, списывают документом Списание товаров (раздел Склад). Материалы, уходящие в производство или на хозяйственные нужды, — документом Требование-накладная. В обоих случаях 1С сама формирует проводки и печатную форму акта.

Остатки «просто так» в программе не исчезают: любое уменьшение количества на складе должно опираться на документ и первичку. Разберём, как списать товары, материалы и готовую продукцию в 1С:Бухгалтерии 3.0 и в 1С:Управление торговлей 11, какие проводки при этом возникают и как не задвоить расход.

С чего начать: причина выбытия определяет документ

Прежде чем что-то списывать, ответьте на один вопрос — почему ценности выбывают. От этого зависит и документ, и счёт затрат, и налоговые последствия.

• 🧯 Порча, бой, истёк срок годности — списываем на потери, документ Списание товаров.
• 📉 Недостача по инвентаризации — сначала Инвентаризация товаров, затем Списание товаров.
• 🏭 Передача в производство или на цеховые нужды — Требование-накладная.
• 🧹 Расход на хозяйственные/офисные нужды (канцелярия, хозтовары) — тоже Требование-накладная.
• 🎁 Безвозмездная передача, подарок — это уже реализация с нулевой ценой, не списание.

Списание товаров в 1С:Бухгалтерии 3.0: порядок действий

Самый частый сценарий — списать испорченный или недостающий товар. Делается в два захода: сначала фиксируем факт инвентаризацией, потом списываем.

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров. Создайте документ, выберите склад и организацию.
2. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе — программа подтянет учётное количество.
3. Впишите фактическое количество в колонку Количество факт. В колонке Отклонение появится недостача (со знаком минус) или излишек.
4. Проведите документ. Сам по себе он проводок не делает — это ведомость для сверки.
5. По кнопке Создать на основании выберите Списание товаров (для недостач) и при необходимости Оприходование товаров (для излишков).
6. В Списании товаров проверьте счёт затрат. По умолчанию подставляется 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей».
7. Проведите. Готово — количество на складе уменьшилось, появилась проводка.

Если товар явно испорчен и инвентаризация не нужна, документ Списание товаров создают напрямую из раздела Склад, заполняют номенклатуру и количество вручную.

Как списать материалы в производство и на нужды

Материалы со счёта 10 списывают документом Требование-накладная: раздел Склад → Требование-накладная либо Производство → Требование-накладная.

• На вкладке Материалы подбираете номенклатуру и количество.
• На вкладке Счёт затрат указываете, куда отнести расход: 20 (основное производство), 23, 25, 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу).
• Для косвенных расходов заполняете аналитику: подразделение, статью затрат, при необходимости номенклатурную группу.

Галочка Счета затрат на закладке «Материалы» позволяет развести один документ по разным счётам построчно — удобно, когда одна накладная закрывает и производство, и офис.

Готовую продукцию со счёта 43 на склад не «списывают» требованием — её выпускают документом Отчёт производства за смену, а при продаже она уходит реализацией. Списание 43 как потерь (брак, порча готовой продукции) оформляется так же через Списание товаров. Исправимый брак — отдельная история: затраты на доработку собирают на счёте 28, а не списывают продукцию целиком. Полностью непригодную продукцию списывают на потери с приложением акта о браке.

По какой стоимости спишется остаток

Количество вы задаёте сами, а сумму списания 1С считает по способу оценки запасов, закреплённому в учётной политике (Главное → Учётная политика). Вариантов два:

• По средней себестоимости — программа берёт среднее по всем партиям на складе. Самый распространённый и простой способ.
• По ФИФО — списывается стоимость самых ранних поступлений. Требует включённого учёта по партиям.

При списании сумму в документе вручную подставлять не нужно — её рассчитает регламентная операция Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца. До закрытия в проводках может стоять предварительная (плановая) сумма, а финальная появится после пересчёта.

Акты и печатные формы: что распечатать

Списание без бумажного основания налоговая не примет. 1С печатает нужные формы прямо из документа по кнопке Печать.

С переходом на ФСБУ 5/2019 унифицированные формы перестали быть обязательными: организация вправе разработать свой бланк акта и закрепить его в учётной политике. Формы из 1С (ТОРГ-16, М-11) при этом остаются рабочим вариантом — их никто не отменял, они просто необязательны.

Налоговый учёт и признание расходов

Здесь кроется главная ошибка — списать в бухучёте и решить, что расход автоматически уменьшил налог на прибыль. Это не всегда так.

Естественная убыль. Потери в пределах норм (усушка, утруска, бой при хранении) признаются в налоговых расходах — пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. Нормы утверждаются по отраслям; если для вашего товара нормы нет, вся сумма считается сверхнормативной.

Недостача и порча сверх норм. Если виновник не установлен или суд отказал во взыскании, убыток можно учесть только при документальном подтверждении отсутствия виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Просто «списали на 91-й» — недостаточно, нужен документ уполномоченного органа.

Виновное лицо. Если ущерб взыскивается с работника или поставщика, сумма переносится с 94 на 73.02 (расчёты по возмещению ущерба) и расходом по прибыли не признаётся — её компенсируют.

Закрытие счёта 94 в 1С оформляют документом Операция, введённая вручную или регламентной операцией в зависимости от того, куда уходит потеря:

Документальное подтверждение — не формальность, а условие признания расхода. Для порчи это акт комиссии и приказ руководителя; для недостачи сверх норм без виновных — постановление о приостановлении или прекращении дела, акт о пожаре, справка МЧС и подобные документы уполномоченных органов. Без них инспекция снимет расход, даже если в бухучёте всё проведено верно.

Вопрос восстановления НДС при списании по-прежнему спорный. Налоговый кодекс прямого требования восстанавливать входной НДС при порче и недостаче не содержит (перечень случаев в п. 3 ст. 170 НК РФ закрытый), и суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика. Но инспекция на местах нередко настаивает на восстановлении, поэтому решение фиксируйте в учётной политике и держите наготове обоснование.

Списание остатков в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 другая логика и другие документы — раздел Склад и доставка.

• Недостача по пересчёту. Сначала Пересчёт товаров, затем на его основании Списание недостач товаров. Излишки — Оприходование излишков товаров, пересортица — Пересортица товаров.
• Расход на собственные нужды (не в продажу, а на хознужды, рекламу, порчу) — документ Внутреннее потребление товаров с вариантом операции Списание на расходы.
• Печать акта — из документа списания по кнопке Печать.

Если в УТ 11 ведётся регламентированный учёт, проводки формируются при выполнении регламентной обработки закрытия месяца, а не в момент проведения документа, как в Бухгалтерии. Это ключевое отличие: провели списание — на складе количество ушло сразу, а проводки по счетам появятся после закрытия периода.

Пересортицу (когда один товар по факту оказался другим) в УТ 11 не списывают и не приходуют по отдельности — для неё есть документ Пересортица товаров, который одновременно уменьшает один остаток и увеличивает другой. Это корректнее, чем пара «списание + оприходование»: сохраняется связь операций и не задваивается движение по складу.

Если же в торговой базе часть номенклатуры испорчена, а причину нужно отразить именно как потерю, подойдёт Списание недостач товаров с указанием статьи расходов. Настройки статей расходов (НСИ и администрирование → Финансовый результат и контроллинг) определяют, на какой счёт ляжет сумма при переносе в регламентированный учёт.

Типичные ошибки при списании

• 🔴 Списали, минуя инвентаризацию. Недостачу сразу оформили Списанием товаров без ведомости. Факт потери документально не зафиксирован — налоговая снимет расход.
• 🔴 Счёт 94 остался незакрытым. Товар списали на 94, а дальше забыли. Счёт висит в балансе, финрезультат искажён. Закрывайте 94 в том же периоде.
• 🔴 Списали товар требованием-накладной. Требование-накладная — для материалов (10). Товары (41) она не спишет корректно; для них Списание товаров.
• 🔴 Отрицательные остатки. Списали больше, чем числится, — программа ушла в минус. Проверьте настройку контроля остатков и дату документа: возможно, поступление проведено позже списания.
• 🔴 Весь убыток отнесли на прибыль. Сверхнормативную недостачу без документа об отсутствии виновных поставили в налоговые расходы. При проверке доначислят.

Контроль остатков и автоматизация

Чтобы списания не превращались в разовые «пожары», наладьте регулярную сверку.

• Отчёт Склад → Остатки товаров (в УТ — Ведомость по товарам на складах) показывает, что реально числится, и помогает ловить залежавшиеся и просроченные позиции до инвентаризации.
• Отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — контроль незакрытых потерь. В идеале на конец месяца сальдо по 94 нулевое.
• Плановые инвентаризации по графику (раздел Склад → Инвентаризация товаров) дисциплинируют склад сильнее, чем разовые списания по факту обнаружения порчи.
• Для товаров со сроком годности в УТ 11 ведите учёт по сериям — тогда просрочку видно в отчётах, и списание становится плановой операцией.

Частые вопросы