Как оформить акт списания алкоголя в ЕГАИС из 1С

Остатки алкоголя в ЕГАИС списывают документом «Акт списания ЕГАИС»: выбираете регистр (1 — склад, 2 — торговый зал), причину списания и количество, проводите, отправляете во ФСРАР через УТМ и ждёте квитанцию о приёме. Пока квитанция не пришла со статусом «Принято», остаток в системе не изменится.

Актом закрывают расхождения между фактом и данными ЕГАИС: бой, недостачу, порчу, вскрытие тары в общепите, пересортицу после инвентаризации. Главная сложность не в кнопках, а в том, с какого регистра и по какой причине списывать — ошибка здесь приводит к отказу ФСРАР или к расхождению, которое всплывёт при следующей сверке.

С какого регистра списывать: регистр 1 и регистр 2

В ЕГАИС остатки хранятся на разных регистрах, и списать можно только оттуда, где товар реально числится.

• 🏷️ Регистр 1 — складской, партионный учёт. Каждая партия привязана к справкам (раздел A — по ТТН поставщика, раздел B — внутренняя). Сюда продукция попадает при приёмке.
• 🛒 Регистр 2 — остатки торгового зала. Учёт суммарный, по алкокоду, без привязки к партиям. Туда товар переводят документом «Передача в торговый зал».
• 📦 Регистр 3 — помарочный учёт маркированной продукции (крепкий алкоголь, вино). Здесь каждая бутылка — отдельная марка.

В акте списания регистр указывается явно. Прежде чем списывать, сверьте остатки именно по тому регистру, с которого собираетесь списать. Самая частая причина отказа — «списываю с регистра 2, а бутылка лежит на регистре 1».

Как создать акт списания в 1С: порядок действий

Документы ЕГАИС в типовых конфигурациях (1С:Розница, УТ 11, Бухгалтерия 3.0, УНФ) собраны в отдельном рабочем месте обмена с ЕГАИС или в журнале актов. Точное название раздела зависит от конфигурации, но документ везде называется «Акт списания ЕГАИС».

1. Откройте журнал актов списания ЕГАИС и создайте новый документ кнопкой «Создать».
2. В шапке выберите организацию и торговую точку (ту, под чьим ФСРАР-идентификатором ведётся учёт).
3. Укажите регистр списания — 1 (склад) или 2 (торговый зал).
4. Выберите причину из выпадающего списка (разбор причин — ниже).
5. Заполните табличную часть: номенклатура (алкогольная продукция), количество. Для партионного регистра 1 укажите справку B, для помарочной продукции — марки.
6. Проведите документ и нажмите «Отправить в ЕГАИС» (или отправка уйдёт по регламентному заданию).

После отправки документ получает статус ожидания квитанции. Фактическое изменение остатка произойдёт, только когда ФСРАР пришлёт подтверждение.

Пара нюансов по заполнению табличной части. При списании с регистра 1 в строке нужно указать справку B — ту внутреннюю справку, под которой партия лежит на складе. Если справок несколько (товар приходил разными поставками), количество разбивают по справкам, пока не наберётся нужный объём. При списании с регистра 2 справки не указываются: достаточно алкокода и количества.

Номенклатуру удобно подбирать не вручную, а командой заполнения по остаткам ЕГАИС — тогда в документ попадут только позиции, которые реально числятся, с их алкокодами. Это страхует от списания несуществующей позиции.

Коды причин списания: что выбрать

Причина (тип списания) в акте — это не формальность, по ней ФСРАР понимает характер выбытия. Основные значения:

Для боя и разбитых бутылок выбирайте «Потери» или «Порча», а не «Реализация». Для расхождений после пересчёта — «Недостача» (факта меньше) или «Пересортица» (перепутаны позиции).

Причины удобно разбить по источнику расхождения. После инвентаризации применяют «Недостача» (факта меньше, чем в ЕГАИС) и «Пересортица» (перепутаны алкокоды). При повседневной работе — «Потери» на бой при перемещении, «Порча» на продукцию с истёкшим сроком или нарушенной тарой. «Реализация» — только для фактического выбытия через продажу.

Списание в общепите: розлив и вскрытие тары

У баров, ресторанов и кафе логика другая: бутылку списывают не при продаже порции, а в момент вскрытия тары. Откупорили бутылку виски под продажу по бокалам — значит, её уже нет в обороте как целой единицы.

• 🍺 Разливное пиво, сидр (немаркированные) — списывают актом с причиной «Реализация» по объёму кеги/тары в день начала продажи.
• 🥃 Крепкий алкоголь и вино (маркированные) — списывают с регистра, где числится бутылка, со считыванием марки (регистр 3), причина «Реализация».

Списывать удобнее за смену или за день одним актом, а не по каждому бокалу. Главное правило: вскрыл тару — спиши в тот же день, иначе при проверке остаток ЕГАИС не сойдётся с фактом на баре.

Для маркированного крепкого алкоголя списание идёт помарочно: марку считывают 2D-сканером при вскрытии. Если бар работает с большим ассортиментом, заведите отдельное рабочее место официанта или бармена, где вскрытие тары сразу попадает в акт, — так не потеряется ни одна бутылка, и остатки ЕГАИС будут совпадать с фактическими без ежедневной ручной сверки.

Акт в ЕГАИС и складской учёт — это разные списания

Ключевой момент, на котором спотыкаются даже опытные пользователи: акт списания ЕГАИС меняет остаток только в ЕГАИС — то есть на регистрах ФСРАР. Товарный остаток на складе в 1С и проводки в бухгалтерском учёте он, как правило, не трогает.

Получается два параллельных контура учёта, и закрывать их нужно разными документами:

• 🗂️ Остаток ЕГАИС (регистры 1 и 2) закрывает акт списания ЕГАИС, уходящий во ФСРАР.
• 📒 Складской и бухгалтерский остаток закрывает отдельный документ — «Списание товаров» (для боя, порчи, недостачи) или «Отчёт о розничных продажах» и «Реализация» (для продажи).

Типичный промах: оформили бой актом ЕГАИС, ФСРАР остаток принял, а на складе 1С бутылка так и висит, и в бухучёте по счёту 41 она не списана. При инвентаризации склада всплывёт лишний остаток.

Суммы для бухгалтерского списания зависят от причины: бой и порча в пределах норм естественной убыли — на расходы, сверх норм и при установленном виновнике — за счёт виновного лица. Это уже обычный учёт ТМЦ, ЕГАИС тут ни при чём.

Проверка статуса и работа с отклонениями

После отправки акт проходит несколько состояний. Отслеживать их удобно в рабочем месте обмена с ЕГАИС.

• 📤 Отправлено — документ ушёл в УТМ, ждём ответ ФСРАР. Остаток ещё не изменился.
• ✅ Принято ЕГАИС — пришла квитанция о приёме, остаток списан. Финальный успешный статус.
• ⛔ Отклонено ЕГАИС — ФСРАР вернул отказ с текстом ошибки. Остаток не изменился, нужно исправить и отправить заново.
• 🔌 Ошибка связи / УТМ — документ не ушёл: не запущен УТМ, недоступен сервер или истёк сертификат. Остаток не тронут.

Если акт висит в статусе «Отправлено» дольше нескольких минут — проверьте УТМ и запросите квитанции вручную (в рабочем месте есть команда обмена). Отклонённый документ исправляют и отправляют повторно; создавать новый акт с нуля не нужно — ФСРАР не принял старый, задвоения не будет.

Автоматизация списаний в 1С

Ручное оформление каждого акта оправдано для разовых операций — боя, порчи. Регулярное списание (розлив, ежедневные продажи) стоит автоматизировать.

1. 🔄 Регламентное задание обмена с ЕГАИС — автоматически отправляет документы и забирает квитанции по расписанию. Настраивается в списке регламентных заданий конфигурации.
2. 🧾 Автоформирование актов по чекам смены — в 1С:Розница для немаркированного разливного алкоголя акт списания создаётся по итогам кассовой смены.
3. 📊 Инвентаризация ЕГАИС — документ сверяет остатки ЕГАИС с фактическими и по расхождениям сам формирует акты списания (факта меньше) и постановки на баланс (факта больше).

Перед массовым автосписанием один раз проверьте результат вручную: сформируйте акт, отправьте, дождитесь «Принято», сверьте остаток. Убедившись, что цепочка работает, включайте расписание.

Отдельно держите под контролем обновления. Форматы обмена ЕГАИС меняются, и устаревший УТМ или старый релиз конфигурации начинают получать отказы по формату. Поэтому обновление УТМ и релиза 1С — часть регламента, а не разовая настройка: пропустите очередную версию формата — и акты встанут с ошибкой, пока не обновитесь.

Частые вопросы