Уменьшаем остаток наличных в кассе 1С: документы, виды операций и проводки

Остаток наличных в кассе уменьшают кредитом счёта 50. В 1С Бухгалтерии 3.0 это делает документ Выдача наличных (расходный кассовый ордер ) в разделе Банк и касса → Касса → Кассовые документы: выбираете вид операции под свою ситуацию, и программа формирует проводку по кредиту 50. Отдельно от выдачи стоят ещё три случая — сдача сверхлимита в банк, списание недостачи после пересчёта и исправление старой ошибки учёта.

Способ зависит от того, куда делись деньги. Если наличные реально выдали — поставщику, под отчёт, на зарплату — нужен РКО. Если денег в ящике меньше, чем по программе, — это недостача, её оформляют через инвентаризацию. А когда остаток «неправильный» из-за непроведённого или задвоенного документа, корректируют не остаток, а сам первичный документ.

Выдача наличных расходным кассовым ордером

Любое законное расходование денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером. В 1С это документ Выдача наличных. Проводка по кредиту 50 и, значит, уменьшение остатка зависят от выбранного вида операции в шапке документа.

Порядок действий:

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача (создаётся РКО).
3. В поле Вид операции выберите назначение выплаты.
4. Укажите получателя, сумму, статью движения денежных средств и основание.
5. Проведите документ и распечатайте ордер кнопкой Расходный кассовый ордер (КО-2).

Вид операции определяет, по какому счёту пойдёт дебет:

Для расчётов с другой организацией или ИП помните про предельный размер наличных по одному договору — 100 000 руб. Выдать наличными больше в рамках одного договора нельзя, даже если в кассе есть деньги; остаток в таком случае уменьшают безналичным платежом, а не РКО. Ограничение не распространяется на выдачи физлицам, зарплату и подотчётные суммы.

Сдача сверхлимитного остатка в банк

Частая причина «списать остаток» — в кассе скопилось наличных больше лимита. Организации обязаны хранить в кассе не больше установленного лимита остатка, а излишек сдавать в банк. Исключение — дни выплаты зарплаты (до пяти рабочих дней) и выходные, если в эти дни были операции.

Субъекты малого предпринимательства и ИП вправе лимит не устанавливать и держать в кассе любую сумму. Если в вашей учётной политике лимита нет, сдавать сверхлимит не требуется.

Сам лимит организация определяет приказом по одной из двух формул Указания № 3210-У:

• по объёму поступлений — наличную выручку за расчётный период делят на число рабочих дней этого периода и умножают на период между днями сдачи денег в банк;
• по объёму выдач — так же считают от суммы выданных наличных (кроме зарплаты), если выручки нет или она незначительна.

Расчётный период берут любой, не больше 92 рабочих дней. В 1С сам лимит не хранится как отдельная настройка — приказ оформляют вне программы, а контролируют остаток по оборотно-сальдовой ведомости счёта 50 на конец дня. Если сальдо регулярно превышает приказной лимит без уважительной причины, это повод провести инкассацию в тот же день.

Чтобы сдать деньги на расчётный счёт:

1. Создайте РКО Выдача наличных, вид операции — Взнос наличными в банк.
2. Укажите банковский счёт организации, сумму и статью ДДС «Сдача наличных в банк».
3. Проведите документ — сформируется проводка Дт 57.01 Кт 50.01 (через счёт 57 «Переводы в пути») либо сразу Дт 51 Кт 50.01, если вы не используете промежуточный счёт.
4. После зачисления денег банком отразите поступление: если применяли счёт 57, второй проводкой закроется Дт 51 Кт 57.01 по выписке.

Списание недостачи по итогам инвентаризации

Если при пересчёте денег в ящике оказалось меньше, чем показывает программа, разницу нельзя просто «стереть». Недостачу списывают по результатам инвентаризации кассы.

Порядок такой:

1. Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации и назначает комиссию.
2. Комиссия пересчитывает наличные и денежные документы, сверяет с данными учёта.
3. Результат оформляют актом инвентаризации наличных денежных средств (можно применять унифицированную форму ИНВ-15 или свою).
4. Недостачу отражают в учёте.

В типовой 1С Бухгалтерии нет отдельного документа «инвентаризация кассы», поэтому результат проводят вручную. Откройте Операции → Операции, введённые вручную, создайте операцию и внесите проводку списания недостачи на счёт 94:

• Дт 94 Кт 50.01 — сумма недостачи списана с кассы.

Дальше судьба суммы зависит от решения по итогам служебной проверки:

• Виновник установлен (кассир). Недостачу относят на материально ответственное лицо: Дт 73.02 Кт 94. Удержание из зарплаты оформляют в пределах ограничений ТК РФ — не более 20% с каждой выплаты.
• Виновных нет или суд отказал во взыскании. Сумму включают в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94.

Техническая корректировка остатка операцией вручную

Иногда остаток в кассе «неправильный» не потому, что деньги выдали или потеряли, а из-за ошибки в учёте: документ провели дважды, выбрали не ту кассу, забыли провести РКО. В этом случае корректируют не остаток, а причину — сам первичный документ.

Сначала найдите источник расхождения:

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Отберите документы по нужной кассе и периоду.
3. Сверьте список с кассовой книгой на бумаге: ищите лишний, задвоенный или проведённый не в той кассе ордер.
4. Исправьте или удалите ошибочный документ — остаток пересчитается автоматически.

Прямая корректировка операцией вручную (Операции → Операции, введённые вручную) — крайняя мера. К ней прибегают, когда правильный первичный документ найти уже нельзя, например при переносе остатков из старой базы. Проводка Дт 00 Кт 50.01 или через счёт 91 используется только для выравнивания входящего сальдо, а не вместо нормального РКО.

Выручка ККМ: выемка и закрытие смены

Когда розничную выручку пробивают через онлайн-кассу, наличные попадают в операционную кассу (счёт 50.02 или 50.01 в зависимости от настройки). Чтобы уменьшить этот остаток, выручку либо инкассируют, либо сдают в главную кассу.

Последовательность в 1С:

1. По итогам смены формируется документ Отчёт о розничных продажах (Продажи → Розничные продажи) — он приходует выручку: Дт 50 Кт 90.01.
2. Наличные из операционной кассы переносят в основную документом Выдача наличных с видом Инкассация либо Прочий расход с кредитом 50.02 и дебетом 50.01.
3. Из основной кассы деньги сдают в банк взносом наличными (см. раздел выше).

Выемку денег из денежного ящика ККТ оформляют на кассовом аппарате отдельным чеком коррекции кассы (расход), а в учёте — соответствующим РКО. Сумма в кассовой книге и в фискальном накопителе должна совпадать.

Отдельный случай — оплата картой через эквайринг. Такие деньги в кассу наличными не попадают: они идут проводкой Дт 57.03 Кт 90.01, а при зачислении на счёт — Дт 51 Кт 57.03. Поэтому в остаток кассы по счёту 50 безналичная выручка не входит, и «списывать» её из кассы не нужно — частая путаница при закрытии смены с комбинированной оплатой.

Как проверить остаток по счёту 50

После любого списания сверьте результат. Остаток кассы контролируют двумя отчётами:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 50. Показывает сальдо на начало, обороты и конечный остаток по каждой кассе и субсчёту.
• 📒 Кассовая книга (КО-4) — Банк и касса → Касса → Кассовая книга. Это официальный регистр; его остаток на конец дня обязан совпадать с ОСВ по счёту 50.

Если конечный остаток в ОСВ не совпадает с кассовой книгой, значит, есть проводка по кассе, сделанная мимо кассовых документов (обычно — та самая операция вручную). Такую проводку нужно найти и переделать нормальным ордером.

Типичные ошибки при списании кассы

Эти промахи встречаются чаще всего и приводят к расхождению учёта с кассовой книгой:

• ❌ Списали недостачу сразу на 91 счёт. Пропустили счёт 94 и служебную проверку. Сначала всегда Дт 94 Кт 50, и только потом — на виновника или в расходы.
• ❌ Корректируют остаток операцией вручную вместо исправления РКО. Учёт сходится, а кассовая книга — нет. Проверяющие смотрят именно книгу.
• ❌ Выбран не тот субсчёт. Деньги «списали» с 50.01, хотя розничная выручка лежала на 50.02. Остаток по одной кассе ушёл в минус.
• ❌ Взнос в банк провели без счёта 57, а банк зачислил деньги на следующий день. На отчётную дату сумма «висит» непонятно где. Для межбанковских переводов через инкассацию используйте счёт 57.01.
• ❌ Удержали всю недостачу из одной зарплаты. ТК РФ ограничивает удержание 20% с каждой выплаты; разовое удержание большей суммы оспоримо.

Частые вопросы