Подарки сотрудникам и партнёрам: документы, проводки и налоги при списании в 1С

Подарки в 1С:Бухгалтерии 3.0 списывают документом Склад → Списание товаров со счётом затрат 91.02 и статьёй прочих расходов, которая не принимается к налоговому учёту. Затем документом «Отражение начисления НДС» начисляют НДС с безвозмездной передачи: проводка Дт 91.02 Кт 68.02. Сотрудникам дополнительно считают НДФЛ со стоимости свыше 4 000 рублей в год.

Вариантов списания три, и выбор зависит от того, кому и зачем дарят. Именной подарок сотруднику или партнёру — это безвозмездная передача: 91.02, НДС начисляют, на прибыль не уменьшают. Сувениры, которые раздают неопределённому кругу лиц на выставке, — реклама: 44 или 26 счёт, расход в пределах норматива. Подарок на деловых переговорах иногда относят к представительским расходам, но это спорный путь, его нужно обосновать документами.

Подарок, реклама или представительские расходы: как определить

От квалификации зависят счёт, НДС и налог на прибыль. Ошибиться здесь дороже, чем в любой кнопке 1С.

Главный признак рекламы — неопределённый круг получателей. Если в приказе есть список фамилий, это уже не реклама, а дарение. Ручка с логотипом, врученная конкретному директору по списку, налоговая инспекция признает подарком.

Что говорят ГК и НК

• 📜 ГК РФ, ст. 572 и 574. Дарение — безвозмездная передача вещи. Договор дарения между юрлицами в письменной форме обязателен, если стоимость подарка больше 3 000 ₽.
• 🚫 ГК РФ, ст. 575. Между коммерческими организациями запрещено дарение дороже 3 000 ₽. Для подарков сотрудникам-физлицам это ограничение не действует. Отдельные запреты есть для госслужащих и работников образовательных и медицинских организаций.
• 💰 НК РФ, ст. 146. Безвозмездная передача товаров признаётся реализацией и облагается НДС.
• 🧾 НК РФ, ст. 217 п. 28. Подарки физлицам не облагаются НДФЛ в пределах 4 000 ₽ за год от одной организации.
• 🛡 НК РФ, ст. 420 п. 4. Подарки сотрудникам по письменному договору дарения не облагаются страховыми взносами.

Документы до списания: что подготовить

Без бумаг списание подарков выглядит как недостача. Пакет минимальный, но каждый документ закрывает конкретный налоговый вопрос.

1. Приказ руководителя о вручении подарков: повод, перечень получателей, стоимость, источник — чистая прибыль или прочие расходы.
2. Ведомость выдачи с подписями получателей. Форму разрабатывают сами и утверждают в учётной политике.
3. Договор дарения с сотрудником. Его можно оформить одним документом на группу, с приложением списка и подписями. Без договора на стоимость подарка начислят страховые взносы.
4. Акт на списание товарно-материальных ценностей, переданных в качестве подарков.
5. Для рекламы — приказ о проведении рекламной акции, акт о раздаче сувениров, фото или отчёт с мероприятия.

Списание подарков в 1С:Бухгалтерии 3.0 по шагам

Пример, на котором проверим все суммы: к 8 Марта куплено 20 подарочных наборов по 2 440 ₽, включая НДС 22% (2 000 ₽ без НДС + 440 ₽ НДС). Рыночная цена равна покупной.

Шаг 1. Поступление подарков

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции «Товары».
2. Укажите номенклатуру «Подарочный набор», количество 20, цену 2 440 ₽ с НДС.
3. Счёт учёта — 41.01, НДС на 19.03.
4. Зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика.

Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 — 40 000 ₽, Дт 19.03 Кт 60.01 — 8 800 ₽.

Вычет входного НДС допустим: передача подарков облагается НДС, значит товар куплен для облагаемой операции.

Шаг 2. Статья прочих расходов

Создайте статью один раз и используйте её для всех подарков.

1. Откройте справочник «Прочие доходы и расходы» (Справочники → Доходы и расходы → Прочие доходы и расходы).
2. Создайте статью «Безвозмездная передача подарков».
3. Вид статьи — «Прочие внереализационные доходы (расходы)».
4. Снимите флажок «Принимается к налоговому учёту».

Флажок отвечает за то, что 1С отразит расход как постоянную разницу и посчитает постоянное налоговое обязательство по ПБУ 18/02.

Шаг 3. Документ «Списание товаров»

1. Откройте Склад → Списание товаров (группа «Инвентаризация»), нажмите Создать.
2. Выберите склад, добавьте 20 наборов. Себестоимость 1С рассчитает сама.
3. В реквизитах счёта затрат замените предложенный по умолчанию счёт на 91.02 и выберите статью «Безвозмездная передача подарков».
4. В комментарии укажите номер и дату приказа.
5. Проведите документ.

Проводка: Дт 91.02 Кт 41.01 — 40 000 ₽. В налоговом учёте сумма уйдёт в графу постоянных разниц.

Шаг 4. Начисление НДС на безвозмездную передачу

1. Найдите документ «Отражение начисления НДС». Быстрее всего — через поиск по интерфейсу: введите «начисления НДС» в строке поиска вверху окна.
2. Нажмите Создать, укажите дату передачи подарков.
3. Получатель — сам сотрудник или условный контрагент «Сотрудники (подарки)», если получателей много.
4. В табличной части укажите вид ценности «Товары», налоговую базу 40 000 ₽ и ставку 22%.
5. Счёт для отражения НДС — 91.02, статья «Безвозмездная передача подарков».
6. Проведите документ и сформируйте отчёт «Книга продаж» за квартал: строка с 8 800 ₽ должна в нём появиться.

Проводка: Дт 91.02 Кт 68.02 — 8 800 ₽.

Налоговая база — рыночная стоимость без НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ), а не себестоимость. Если подарки дорожали со дня покупки, база будет больше 40 000 ₽.

Шаг 5. Счёт-фактура

На основании документа «Отражение начисления НДС» создайте счёт-фактуру выданный. При передаче подарков физлицам его составляют в одном экземпляре и регистрируют в книге продаж. Партнёру-организации счёт-фактуру выставляют обычным порядком.

ПНО 1С посчитает при закрытии месяца сама. В примере взята общая ставка налога на прибыль 25%, действующая с 2025 года. Если у организации льготная ставка, сумма будет другой.

НДФЛ и взносы, если подарки получают сотрудники

В примере каждый набор стоит 2 440 ₽ с НДС. Доход сотрудника — стоимость подарка с учётом НДС. Если за год он получил подарков меньше чем на 4 000 ₽, НДФЛ не возникает.

Другой случай: сотрудник получил подарок на 6 000 ₽. Облагается 2 000 ₽ сверх необлагаемой суммы. НДФЛ — 2 000 × 13% = 260 ₽.

В ЗУП 3.1 для этого есть документ «Приз, подарок». В нём указывают сотрудника и стоимость подарка. Программа применит код дохода 2720 и вычет 501 в пределах 4 000 ₽, а налог удержит из ближайшей зарплаты.

В Бухгалтерии 3.0 со встроенной зарплатой заведите отдельный вид начисления «Подарок» с кодом дохода 2720 и вычетом 501. Проверьте ведомость на выплату: стоимость подарка увеличивает базу НДФЛ, но не должна попасть к выплате на руки.

Страховые взносы не начисляются только при письменном договоре дарения. Нет договора — подарок становится выплатой в рамках трудовых отношений, и взносы нужно начислить на всю стоимость.

Подарки клиентам, партнёрам и выставочные сувениры

Именной подарок партнёру

Учёт такой же, как у подарка сотруднику: Списание товаров на 91.02 со статьёй, которая не принимается к налоговому учёту, и Отражение начисления НДС с контрагентом-получателем.

Отличия два:

• 📦 Стоимость подарка юрлицу — не больше 3 000 ₽. Дороже — сделка ничтожна по ст. 575 ГК РФ.
• 🧾 Получатель-организация получает счёт-фактуру и может принять НДС к вычету, если подарок пойдёт в облагаемую деятельность.

НДФЛ при подарке физлицу, которое не работает у вас, тоже считают. Если стоимость больше 4 000 ₽ и денежных выплат человеку нет, вы как налоговый агент сообщаете в налоговую о неудержанном налоге.

Рекламные сувениры

Сувениры для выставки списывают тем же документом Списание товаров, но на счёт 44.01 (в торговле) или 26 со статьёй затрат вида «Реклама (нормируемая)». Вид расхода в статье затрат подсказывает 1С, что расход нужно нормировать.

НДС не начисляется, если затраты на единицу не превышают 100 ₽ с НДС (пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ). Брелоки по 85 ₽ НДС не облагаются, футболки по 450 ₽ — облагаются. Входной НДС по льготным сувенирам к вычету не принимается — его включают в стоимость.

Как списать подарки в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 отдельного документа для подарков нет. Используют Склад и доставка → Внутреннее потребление товаров.

1. Создайте статью расходов «Подарки сотрудникам и партнёрам». Если в карточке статьи есть настройка отражения в регламентированном учёте, отметьте, что расход не принимается для налогообложения.
2. Создайте документ «Внутреннее потребление товаров», выберите склад и товары.
3. На закладке с товарами в колонке статьи расходов выберите созданную статью.
4. Проведите документ.

В УТ 11 управленческий учёт: себестоимость спишется на статью, отчёт по расходам покажет сумму подарков. Бухгалтерские проводки и НДС с безвозмездной передачи формируют в Бухгалтерии 3.0, куда документ попадёт при синхронизации.

Автоматизация списания: что упростить

Если подарки дарят несколько раз в год 50–200 сотрудникам, ручной ввод быстро надоедает. Помогают три приёма.

• 🔁 Копирование документа. Создайте эталонные «Списание товаров» и «Отражение начисления НДС» и в следующий раз копируйте их: Создать → Скопировать. Меняются только дата и количество.
• 📋 Загрузка табличной части из Excel. В документах БП 3.0 есть команда загрузки строк из файла. Список подарков или сотрудников подготавливают в таблице и подтягивают одним действием.
• 🧩 Доработка через расширение. Программист может добавить в расширение конфигурации ввод «Отражения начисления НДС» на основании «Списания товаров», чтобы база и счёт подставлялись сами. Расширение не меняет типовую конфигурацию и не мешает обновлениям.

Для контроля используйте Отчеты → Анализ счета по 91.02 с отбором по статье подарков. В отчёте должны быть оба оборота: себестоимость и начисленный НДС. Если есть только один, документ НДС забыли.

Ошибки при списании подарков

Частые вопросы