Списание продуктов и товаров в 1С: Бухгалтерии 3.0 — документы и проводки

Продукты и товары в 1С списывают документом Списание товаров из раздела Склад. Он снимает позиции с остатка и формирует проводку Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 41. Дальше сумму с 94 счёта либо относят на расходы (Дт 91.02), либо вешают на виновное лицо (Дт 73.02) — это второй документ, а не галочка в первом.

Если списать нужно по итогам пересчёта на складе, порядок другой: сначала Инвентаризация товаров, и уже из неё — списание недостачи. Инвентаризация сама проводок не делает, это только ведомость факта. Порча, бой, просрочка оформляются тем же Списанием товаров, разница — в причине и в том, принимаете вы убыток в налоговом учёте или нет.

Разберём оба пути по шагам: какой документ в какой ситуации, какие проводки получите в бухгалтерском и налоговом учёте, что делать с входным НДС и на каких мелочах чаще всего спотыкаются.

Когда товары списывают: причины и основания

Списание — это выбытие запаса без реализации. Самое важное до нажатия кнопок — правильно определить причину, потому что от неё зависит и документ-основание, и признание расхода в налоговом учёте.

Типичные основания:

• 🧀 порча, бой, просрочка — товар физически непригоден (истёк срок годности, разбит, подмок);
• 📉 недостача по инвентаризации — по факту остаток меньше, чем в учёте;
• ⚖️ естественная убыль — усушка, утруска, испарение в пределах утверждённых норм;
• 🏢 собственные нужды — продукты пошли на производство, представительские, пробники;
• 🗑 хищение — пропажа, подтверждённая или не подтверждённая виновным лицом.

Под каждую причину в идеале составляют первичный акт: по порче — акт о порче/списании (организация может применять формы ТОРГ-15, ТОРГ-16 или свою, закреплённую в учётной политике), по недостаче — сличительную ведомость инвентаризации. 1С сам акт не заменяет: документ в базе отражает движение, а бумажное основание храните отдельно.

Документ «Списание товаров» в 1С: Бухгалтерии 3.0

Основной инструмент — документ Списание товаров. Путь: Склад → Списание товаров. Если в разделе его не видно, проверьте настройку функциональности (Главное → Функциональность, закладка Запасы).

Порядок заполнения:

1. Нажмите Создать. В шапке укажите Склад, с которого уходит товар, и дату — остатки программа возьмёт на эту дату.
2. В поле Статья расходов (если появляется) выберите или создайте статью для потерь от порчи.
3. На закладке Товары добавьте позиции. Удобнее кнопкой Заполнить → Заполнить по остаткам: подтянутся все остатки склада, лишние строки удалите.
4. Проставьте фактическое Количество к списанию. Сумму и счёт учёта (41.01 для товаров, 10 для материалов, 43 для готовой продукции) программа подставит сама из партий.
5. Проверьте счёт списания — по умолчанию 94.
6. Провести и закрыть.

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт (Показать проводки) — сразу видно, что товар ушёл на 94 счёт. До проведения сверьтесь, что количество в документе совпадает с актом: исправлять проведённое задним числом сложнее, чем один раз заполнить верно.

Где смотреть путь в разных конфигурациях:

В УТ 11 и Рознице документ фиксирует складское движение и себестоимость; бухгалтерские проводки формируются при выгрузке в 1С: Бухгалтерию или в комплексных решениях с блоком регламентированного учёта.

Как оформить порчу, бой и просрочку товаров

Испорченные продукты — самый частый повод для списания в торговле и общепите. Остаток в базе при этом верный (товар числится), просто его больше нельзя продать.

Шаги:

1. Соберите основание — акт о порче/бое с перечнем позиций, количеством и причиной. Комиссия подписывает его на месте.
2. В 1С создайте Списание товаров на дату акта.
3. Заполните только испорченные позиции (не весь остаток), укажите точное количество.
4. Проведите.

Для продуктов с истёкшим сроком годности логика та же: просрочка — это порча. Разница только в документах-основаниях (иногда требуется заключение о непригодности и акт утилизации, если товар подлежит уничтожению по санитарным правилам).

Отдельно про маркированные товары. Если списываете продукцию, которая числится в системе маркировки (Честный ЗНАК), факт выбытия по порче нужно отразить и там — вывести коды из оборота с причиной «списание/утрата». В 1С это делается документом вывода из оборота в разделе работы с маркировкой, а не самим Списанием товаров: складская проводка и передача кодов в ГИС МТ — две разные операции, и одна не отменяет другую.

Когда испорченный товар не просто списывают, а физически уничтожают, к акту о порче добавляют акт утилизации. В учёте это по-прежнему одно списание на 94 счёт — отдельного документа «утилизация» для бухгалтерских проводок в типовой конфигурации нет, уничтожение подтверждается первичкой.

Недостача товаров по итогам инвентаризации

Когда расхождение выявили при пересчёте, напрямую Списание товаров создавать не нужно — иначе потеряете связь с инвентаризацией и сличительной ведомостью.

Порядок:

1. Склад → Инвентаризация товаров → Создать. Укажите склад.
2. Кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам подтянет учётное количество.
3. В колонку Количество фактическое внесите данные пересчёта. Программа посчитает отклонения: Отклонение со знаком минус — недостача, плюс — излишек.
4. Проведите и распечатайте ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19 (формы доступны из документа).
5. По кнопке Создать на основании выберите:
   • Списание товаров — на выявленную недостачу;
   • Оприходование товаров — на излишки.

Суммы и количество в дочерние документы подтянутся из инвентаризации. Сама инвентаризация движений по учёту не делает — остатки меняют именно списание и оприходование. Поэтому одной ведомости недостаточно: без документа-основания недостача в учёте не спишется.

Если по итогам инвентаризации часть недостачи укладывается в нормы естественной убыли, а часть — сверх, их разводят на разные статьи расходов, чтобы корректно разделить принимаемую и непринимаемую в налоговом учёте сумму.

Нормы естественной убыли для продуктов (мясо, рыба, овощи, бакалея и т. д.) утверждают профильные ведомства по видам товаров и условиям хранения. 1С эти нормы автоматически не считает — расчёт делаете вручную: убыль = остаток × норма за период хранения. В пределах нормы потери относите на издержки обращения, сверх нормы — на виновных или в непринимаемые расходы. Поэтому при недостаче скоропортящихся продуктов сначала считают норму, а потом уже решают, какую статью подставить при закрытии 94 счёта.

Проводки: бухгалтерский и налоговый учёт списания

В бухучёте любое списание товара в потери проходит через счёт 94. А вот куда уходит сумма с 94 счёта — зависит от причины и наличия виновных.

Схема проводок по шагам:

В налоговом учёте правила жёстче, чем в бухгалтерском:

• В пределах норм естественной убыли потери включаются в материальные расходы — подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ.
• Недостачи и хищения без виновных учитываются во внереализационных расходах, но только если факт отсутствия виновных подтверждён документом уполномоченного органа — подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ.
• Порча и потери сверх норм без такого подтверждения в налоговых расходах не признаются — их проводят Дт 91.02 Кт 94 с отключённым признанием в НУ.

По запасам, которые морально устарели или подешевели, но ещё не испорчены, ФСБУ 5/2019 требует другой механизм — резерв под обесценение (Дт 91.02 Кт 14), а не списание в ноль. Полное списание — только когда товар реально выбывает.

НДС при списании товаров: восстанавливать или нет

Самый спорный вопрос. При покупке товара входной НДС вы приняли к вычету. При списании по порче товар в облагаемых операциях уже не участвует — и возникает вопрос, не нужно ли НДС вернуть в бюджет.

Две позиции:

• Минфин и ФНС в разъяснениях неоднократно требовали восстанавливать НДС по товарам, выбывающим не в результате реализации (порча, недостача, хищение).
• Суды, начиная с Решения ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06, исходят из того, что перечень случаев восстановления НДС в ст. 170 НК РФ закрытый, и выбытия по причинам, не зависящим от воли налогоплательщика, в нём нет.

На практике это выбор риска: не восстанавливать НДС законно, но позицию, скорее всего, придётся защищать. Если спорить не хотите — восстановите налог бухгалтерской операцией и включите его в прочие расходы.

В 1С восстановление НДС само по себе по документу Списание товаров не формируется — при необходимости его отражают отдельно (документ Восстановление НДС или бухгалтерская операция), поэтому решение принимают осознанно, а не «как сделает программа».

Частые ошибки при списании товаров

Ошибки, из-за которых потом не сходятся остатки и налоги:

• 🔴 Списание напрямую вместо инвентаризации. Недостачу, выявленную при пересчёте, оформили сразу Списанием товаров — потерялась связь со сличительной ведомостью, и проверяющий не увидит основания.
• 🔴 Закрыли 94 счёт не той статьёй. Статья с включённым признанием в НУ занижает налог на прибыль там, где расход принимать нельзя.
• 🔴 Списали весь остаток, а не испорченную часть. При автозаполнении по остаткам забыли удалить годные позиции — ушло лишнее.
• 🔴 Нет первичного акта. Проводка в базе есть, бумажного основания нет — расход снимут при проверке.
• 🔴 Списание будущей датой или задним числом без пересчёта себестоимости. Партии закрываются не в том периоде, себестоимость «плывёт».
• 🔴 Проигнорировали НДС. Выбрали позицию «не восстанавливать», но нигде это не зафиксировали и не оценили риск.

Частые вопросы