Лицензия 1С больше не нужна: выбытие из учёта, налоги и судьба ключа защиты

Как списать программу 1С 8, зависит от того, где сейчас учтена лицензия. Если она стоит на счёте 04 как нематериальный актив, оформляют выбытие НМА: накопленная амортизация уходит в дебет 05, остаток — в дебет 91.02. Если с прошлых лет висит остаток на 97, его списывают в 91.02 одной операцией. Если лицензия числится только на забалансовом 012 — достаточно закрыть его кредитом.

Самый частый случай на практике — лицензию купили несколько лет назад, а теперь компания уходит в облако, закрывается или меняет программу. Кроме проводок, придётся решить ещё три вопроса: какие бумаги подписать, как закрыть налоговый учёт и что делать с ключом защиты.

Когда списание лицензии 1С нужно и на каком основании

Программу 1С покупают не как вещь, а как неисключительное право пользования по лицензионному договору. Поэтому «списание» — это прекращение признания права в учёте, а не утилизация коробки.

Поводы для списания:

• 🔚 организация больше не использует программу — перешла на другую систему или в облачный сервис;
• ⏳ закончился срок действия права, если он был ограничен (так бывает с подписками и арендой);
• 🏢 ликвидация или реорганизация, при которой права не переходят к правопреемнику;
• 🔁 передача лицензии другой организации по процедуре правообладателя;
• 📦 инвентаризация показала, что на балансе числится программа, которой давно нет: лицензия на старую конфигурацию, комплект 1С 7.7, давно заменённый на 8.3.

Сломанный USB-ключ поводом для списания не является. Право пользования остаётся, ключ меняют у правообладателя (подробнее — в разделе про ключи).

Какие документы подготовить для списания программы 1С

Унифицированной формы акта на списание лицензий нет. Документы разрабатывают сами и закрепляют в учётной политике. Минимальный комплект:

1. Приказ руководителя о прекращении использования программы и о создании комиссии. В приказе — дата прекращения и причина.
2. Акт о списании (выбытии) НМА — форма организации. Реквизиты: наименование программы, регистрационный номер лицензии, дата принятия к учёту, первоначальная стоимость, накопленная амортизация, остаточная стоимость, причина, подписи комиссии.
3. Первичные документы о приобретении — лицензионный договор или сублицензионный договор с партнёром, акт передачи прав, регистрационная анкета. Их прикладывают как подтверждение суммы, которая списывается.
4. Инвентарная карточка НМА — в ней отражают дату выбытия.
5. При переходе в облако — договор на подписку и документ, подтверждающий, что старая база больше не используется (например, служебная записка ИТ-специалиста о выводе программы из эксплуатации).

Бухгалтерский учёт: проводки при списании программы 1С

Лицензия учтена как НМА на счёте 04

С 2024 года ФСБУ 14/2022 обязателен для всех, кто ведёт бухучёт в полном объёме. По нему право пользования программой по лицензионному договору учитывают как нематериальный актив, если программу планируют использовать больше 12 месяцев. Приобретение отражают через 08.05, затем принимают на 04.01 и начисляют амортизацию.

При списании проводки такие:

Пример. Лицензию на 1С:Бухгалтерию ПРОФ на 5 пользователей приняли к учёту за 72 000 руб., срок полезного использования — 36 месяцев. Через 24 месяца компания ушла в облако.

• Амортизация в месяц: 72 000 / 36 = 2 000 руб.
• Накоплено за 24 месяца: 2 000 × 24 = 48 000 руб. → Дт 05 Кт 04.01.
• Остаток: 72 000 − 48 000 = 24 000 руб. → Дт 91.02 Кт 04.01.

Остаток на счёте 97 по старому порядку

До перехода на ФСБУ 14/2022 платежи за лицензии обычно учитывали как расходы будущих периодов на 97 и списывали равномерно. Часть компаний при переходе перенесла эти суммы на 04, часть — оставила дописываться на 97.

Если остаток висит на 97, а программой больше не пользуются, его списывают целиком: Дт 91.02 Кт 97.21. Дальше «по месяцам» этот расход растягивать нельзя — актива, который приносит пользу, уже нет.

Забалансовый счёт 012

Параллельно с 97 право пользования часто отражали на забалансовом 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование». При списании — кредит 012 на ту же стоимость, по которой лицензию ставили. Об этой строке забывают чаще всего: на балансе всё чисто, а в оборотно-сальдовой ведомости по 012 годами висит старая 1С 7.7.

Подписка ИТС и облачные тарифы

Платёж за ИТС или месячный тариф облака — это расход периода, а не актив. Его относят на 26 или 44 в месяце, за который оплачено. Списывать при отказе от подписки нечего. Если подписку оплатили на год вперёд и досрочно прекратили, неиспользованный остаток зависит от условий договора: возврат денег или прочий расход.

Как оформить списание НМА в 1С:Бухгалтерии 3.0

Порядок для лицензии, которая стоит на 04.01:

1. Проверьте, что амортизация начислена по последний месяц использования. Закройте месяц до даты выбытия: Операции → Закрытие месяца.
2. Откройте раздел ОС и НМА и найдите в нём документ списания НМА. Создайте новый документ с датой выбытия.
3. Выберите нематериальный актив из справочника. Программа подставит первоначальную стоимость и начисленную амортизацию по бухгалтерскому и налоговому учёту.
4. Укажите счёт списания остаточной стоимости — 91.02, и статью прочих доходов и расходов для выбытия активов (подберите в справочнике подходящую или создайте новую).
5. Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт. Должны быть две строки: Дт 05 Кт 04.01 и Дт 91.02 Кт 04.01.
6. Распечатайте акт из документа или подпишите свой бланк, утверждённый учётной политикой.

Для остатка на 97 отдельного документа нет. Используйте Операции → Операции, введенные вручную: Дт 91.02 Кт 97.21, в аналитике 97.21 выберите элемент справочника «Расходы будущих периодов» по этой лицензии. Сумму возьмите из оборотно-сальдовой ведомости по счёту 97.21 с разбивкой по субконто.

Не удаляйте элемент справочника «Расходы будущих периодов» вручную — пока по нему есть остаток, регламентная операция в закрытии месяца продолжит его списывать. Правильный путь — обнулить остаток проводкой и проверить, что следующее закрытие месяца не начислило по нему суммы.

Забалансовый 012 закрывают той же ручной операцией: в ней укажите только кредит счёта 012 без корреспонденции.

После проведения сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по 04.01, 05, 97.21 и 012. По списанной лицензии сальдо на конец месяца должно быть нулевым.

Налоговый учёт: списание программы 1С для прибыли, УСН и НДС

Налог на прибыль

Расходы на право пользования программами по лицензионным договорам относятся к прочим расходам по подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ. Признают их в зависимости от условий договора: при установленном сроке — равномерно в течение срока, при бессрочной лицензии — в порядке, закреплённом в учётной политике для целей налогообложения.

Что делать при списании:

• если расход в налоговом учёте уже признан полностью (часто так поступают с бессрочными лицензиями — сразу при покупке), в налоговом учёте операций нет;
• если признание растянуто и часть суммы ещё не учтена, остаток признают в периоде, когда программа выведена из использования; порядок лучше прямо прописать в налоговой учётной политике;
• разница между бухгалтерским и налоговым учётом, которая копилась всё время, при списании закрывается. Временные разницы по ПБУ 18/02 обнуляются: отложенный налоговый актив или обязательство по этой лицензии списываются.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 при выбытии НМА суммы налогового учёта документ заполняет сам, если актив принимали к учёту с отдельными параметрами для НУ. Проверьте это в проводках: суммы налогового учёта и временных разниц должны совпасть с вашими расчётами.

УСН «доходы минус расходы»

Расходы на приобретение прав на программы для ЭВМ входят в закрытый перечень по подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Признают их после оплаты. Если лицензия оплачена и расход уже учтён в КУДиР, при списании в налоговом учёте ничего не делают. На УСН «доходы» расходы не учитываются вовсе.

НДС

Передача прав на программы для ЭВМ из единого реестра российского ПО не облагается НДС. Продукты 1С в этот реестр включены, поэтому при покупке лицензии входного НДС, как правило, нет. Значит, при списании нечего и восстанавливать.

Что делать с ключами защиты и программными лицензиями

Бухгалтерская запись — только половина дела. Сама лицензия существует физически: в виде USB-ключа или программной лицензии, активированной пин-кодом.

Несколько практических моментов:

• 🔑 Сломался или потерялся USB-ключ. Это не выбытие лицензии. Обращаются к партнёру 1С за заменой ключа. Для замены понадобятся регистрационные данные комплекта и, как правило, сам повреждённый ключ. В учёте ничего не меняется.
• 💻 Программную лицензию активировали на сервер, который списан. Число повторных активаций по одному пин-коду ограничено. Поэтому перед утилизацией сервера убедитесь, что лицензия переактивирована на новое оборудование или от неё отказались осознанно.
• 📋 Ведите реестр лицензий. В нём — регистрационный номер, вид защиты, где установлена, на чьё имя зарегистрирована. При списании ставьте отметку и номер приказа. Это закрывает вопрос «где лицензия» при любой проверке.

Перед выводом программы из работы сделайте и сохраните резервную копию базы (выгрузку .dt). Первичку и регистры бухучёта нужно хранить не менее пяти лет, а без живой базы поднять старый документ будет нечем.

Переход в облако 1С:Fresh: что происходит со старой лицензией

Переход в облачный сервис — главный повод списать коробочную версию сегодня. Логика такая:

1. Переносите базу. Выгружаете данные и загружаете их в облачное приложение. Старая локальная база остаётся архивной.
2. Начинаете платить за тариф. Месячная или годовая подписка — расход периода: Дт 26 / 44 Кт 60 (или 76). На 04 тариф не ставят: права на программу у вас нет, есть услуга доступа на ограниченный срок.
3. Списываете старую лицензию. С месяца, следующего за переходом, амортизацию по ней прекращают, остаточную стоимость списывают в 91.02 по схеме из раздела про проводки.

Если сразу отказаться от локальной программы нельзя — например, нужна архивная база для справок, — лицензию можно оставить на балансе ещё на какое-то время. Но тогда она используется, и её амортизация продолжается. Списание оформляют, когда архивная база окончательно больше не нужна.

Ошибки при списании программы 1С

• ❌ Списывают лицензию при сбое ключа. Ключ меняют, право остаётся. Списание ради «чистоты» баланса приведёт к тому, что действующая программа окажется вне учёта.
• ❌ Закрывают 04, но забывают про 012. Пока ведомость по забалансовому счёту не пустая, инвентаризация будет снова и снова находить «призрак» лицензии.
• ❌ Списывают остаток 97 в счёт затрат (26 / 44) вместо 91.02. Программой уже не пользуются, это не расход обычной деятельности. Исключение — последний месяц, если она работала до конца месяца.
• ❌ Ставят облачный тариф на 04 или 97. Подписка — услуга, её стоимость признают помесячно.
• ❌ Удаляют базу вместе с лицензией. Без выгрузки .dt пропадает доступ к документам за прошлые годы, которые ещё нужно хранить.

Частые вопросы