Списание канцелярии, хозтоваров и материалов в 1С Бухгалтерии

Канцелярия, картриджи, хозтовары и прочие материалы в 1С Бухгалтерии 3.0 списываются документом Склад → Требования-накладные, проводкой Дт 26 (или 44, 20) Кт 10. Товары со склада списывают отдельным документом Склад → Списание товаров через счёт 94. Какой из способов выбрать — зависит от того, на каком счёте расходник лежит и куда уходит его стоимость.

Ниже — когда применять каждый документ, какие проводки сформируются и как провести момент признания в налоговом учёте, чтобы не задвоить затраты и не потерять их в расходах при УСН.

На каком счёте лежит расходник и куда уходит стоимость

Сначала определите, что именно списываете — от этого зависит и счёт учёта, и документ.

• 📦 Материалы (канцтовары, расходники для техники, хозтовары) — счёт 10.01 или 10.06 «Прочие материалы». Списывают требованием-накладной.
• 🛒 Товары для перепродажи — счёт 41. Если списываете не на продажу, а в собственное потребление или на порчу — документ «Списание товаров».
• 🧰 Малоценный инвентарь и спецодежда — счёт 10.21 (с 2021 года по ФСБУ 5/2019). Передают в эксплуатацию отдельным документом с забалансовым учётом на МЦ.04.

Счёт затрат, на который уйдёт стоимость, выбирают по назначению:

По ФСБУ 5/2019 несущественные по стоимости расходники можно вообще не проводить через счёт 10, а признавать в расходах периода сразу при покупке. Решение закрепляют в учётной политике. В 1С для этого в документе поступления сразу ставят счёт затрат вместо 10.

Списание материалов со склада требованием-накладной

Это основной документ для канцелярии и хозтоваров, уже лежащих на счёте 10.

1. Откройте Склад → Требования-накладные и нажмите «Создать».
2. Укажите склад, с которого списываете.
3. На вкладке Материалы подберите номенклатуру и количество. Счёт 10 подставится автоматически.
4. Перейдите на вкладку Счёт затрат. Поставьте счёт (26, 20, 44), статью затрат и подразделение.
5. Проведите документ кнопкой «Провести».

Если галочка «Счета затрат на закладке “Материалы”» включена, колонка счёта затрат появляется прямо в табличной части — удобно, когда одно требование делит материалы между разными счетами и подразделениями.

Стоимость списания программа считает по методу из учётной политики (Администрирование → Учётная политика или Главное → Учётная политика): по средней или ФИФО. Для расходников обычно средняя.

Списание товаров и порчи актом

Если расходник учтён как товар на счёте 41 (например, перевели часть товара на собственные нужды) или его нужно списать из-за порчи, недостачи, истечения срока — применяйте документ Склад → Списание товаров.

Порядок такой же: указываете склад, подбираете номенклатуру, количество. При проведении стоимость уходит на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Со счёта 94 стоимость не висит сама — её нужно списать дальше вручную операцией Операции → Операции, введённые вручную либо документом, в зависимости от причины: на виновное лицо (73.02), на прочие расходы (91.02) или на затраты в пределах норм естественной убыли.

Печатную форму акта на списание (по форме, утверждённой в учётной политике, либо ТОРГ-16) документ формирует по кнопке «Печать».

Передача в эксплуатацию инвентаря и спецодежды

Канцелярский степлер, недорогой инструмент, спецодежда — это малоценные активы. Напрямую требованием-накладной их обычно не списывают: сначала передают в эксплуатацию, чтобы сохранить количественный контроль над выданным имуществом.

1. Оприходуйте такие предметы на счёт 10.21 «Малоценное оборудование и запасы».
2. Создайте документ Склад → Передача материалов в эксплуатацию.
3. На нужной вкладке (Инвентарь и хозяйственные принадлежности или Спецодежда) подберите номенклатуру, укажите количество, физлицо-получателя и способ погашения стоимости.

Если способ погашения — «Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию», стоимость уходит в затраты сразу. Одновременно предмет становится на забалансовый счёт МЦ.04 — там он числится в штуках за сотрудником, пока его не спишут окончательно.

Срок полезного использования для такого имущества по ФСБУ 5/2019 определяет сам бухгалтер исходя из ожидаемого периода применения; для недорогих предметов обычно выбирают единовременное погашение.

Когда стоимость относят на расходы будущих периодов

Счёт 97 «Расходы будущих периодов» для обычных расходников не нужен. Канцелярию и хозтовары списывают сразу — они потребляются в текущем периоде.

Счёт 97 применяют, когда затрата относится к нескольким периодам и её нужно распределить во времени: например, неисключительные права на программу, страховая премия, разовый крупный платёж за сервис. К «расходникам» в бытовом смысле это не относится, но вопрос возникает часто, поэтому коротко о механике.

1. В документе поступления (Покупки → Поступление (акты, накладные)) для такой услуги или актива укажите счёт 97.21.
2. Откройте созданный элемент справочника расходов будущих периодов и задайте параметры: сумму, счёт списания (26, 20), способ распределения («По месяцам» или «По календарным дням») и даты начала и окончания.
3. Дальше 1С списывает стоимость сама — при закрытии каждого месяца.

Автоматическое списание при закрытии месяца

Часть списаний 1С делает не отдельными документами, а регламентными операциями обработки Операции → Закрытие месяца.

Автоматически при закрытии месяца списываются:

• 🗓️ Расходы будущих периодов — операция «Списание расходов будущих периодов» переносит долю со счёта 97 на затраты.
• 👕 Стоимость спецодежды и инвентаря с коротким сроком — если по учётной политике она гасится не сразу, а линейно.
• 📊 Корректировка стоимости материалов и перераспределение косвенных затрат по базам.

Требование-накладную и списание товаров закрытие месяца не делает — эти документы вы проводите сами в течение месяца. Закрытие лишь досписывает то, что настроено на автоматическое распределение.

Перед проведением закрытия месяца сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10: остаток должен соответствовать тому, что реально лежит на складе. Если видите расхождение, разверните оборотку до номенклатуры и партий — так быстрее находится документ с неверной датой или количеством.

После закрытия проверьте, что по счёту 97 списалась ровно доля месяца, а на счёте 94 не осталось «зависших» сумм без дальнейшего отнесения. Регламентные операции закрытия месяца можно перепроводить сколько угодно раз в пределах незакрытого отчётностью периода — результат не задвоится.

Налоговый учёт и момент признания расходов

В бухучёте расходник попадает в затраты в момент списания со склада. В налоговом учёте правила отличаются по видам затрат и по режиму.

На общей системе (ОСНО):

• Материальные расходы (сырьё, материалы) признаются на дату передачи в производство — по дате требования-накладной (статья 254 НК РФ).
• Канцелярские товары — это прочие расходы, они признаются в периоде их использования (подпункт 24 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

На упрощёнке (УСН «доходы минус расходы») материальные расходы списывают при одновременном выполнении двух условий: материалы оплачены поставщику и списаны в производство или на нужды фирмы. 1С отслеживает оба факта по регистрам УСН и включает стоимость в книгу учёта доходов и расходов автоматически после проведения требования-накладной.

Суммы в бухгалтерском и налоговом учёте по расходникам обычно совпадают, поэтому разниц по ПБУ 18/02 не возникает. Если же часть затрат в НУ не принимается (например, сверхнормативные), 1С отразит это по графам НУ и ПР в проводке.

Отдельно про обоснование расхода. Чтобы налоговая приняла списание канцелярии и хозтоваров, затраты должны быть экономически оправданы и подтверждены первичкой. Для этого достаточно трёх документов:

• 🧾 накладной от поставщика (поступление);
• 📋 требования-накладной или акта на списание (факт передачи в расход);
• при больших объёмах — приказа или нормы расхода, если вы их утверждали.

Нормировать списание канцелярии закон не обязывает, но собственные нормы расхода снижают риск претензий при проверке: по ним видно, что объём списания соответствует численности сотрудников и характеру работы. В 1С статью затрат под канцелярию заводят в справочнике Справочники → Статьи затрат с видом расхода «Материальные расходы» — тогда суммы корректно лягут в декларацию по налогу на прибыль.

Как исправить ошибки в уже проведённом списании

Если списание провели не тем документом, не на тот счёт или не в том количестве — не удаляйте документ задним числом, когда период уже закрыт отчётностью. Разберите симптом:

Прежде чем отменять закрытие месяца или перепроводить документы в закрытом периоде, согласуйте это с тем, кто сдавал отчётность: пересчёт может изменить налоговую базу.

Частые вопросы