Списание расходов в 1С Бухгалтерии: какой документ выбрать под каждый случай

Документ списания в 1С Бухгалтерии 3.0 выбирают по тому, как расход покидает организацию: наличные из кассы — Расходный кассовый ордер, деньги под отчёт сотруднику — Авансовый отчёт, оплата с расчётного счёта — Списание с расчётного счёта, материалы со склада — Требование-накладная. Все эти документы лежат в разделах Банк и касса, Покупки и Склад.

Главная путаница — между оплатой и расходом. Перечислить деньги поставщику и списать расход на затраты это два разных действия с разными проводками. Ниже разберём каждый документ, какие проводки он формирует и где новички чаще всего ошибаются.

Какой документ выбрать для списания расхода

Отталкивайтесь от источника: откуда уходят деньги или ценности. Для одной и той же покупки может понадобиться два документа — один на оплату, второй на признание затрат.

Расходный кассовый ордер: наличные из кассы

Наличные выдают документом Выдача в журнале Банк и касса → Кассовые документы. Вид операции определяет и проводку, и набор полей на форме.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы, нажмите Выдача.
2. Выберите вид операции:
   • 💸 Оплата поставщику — Дт 60.01 (или 60.02 при авансе) Кт 50.01.
   • 👤 Выдача подотчётному лицу — Дт 71.01 Кт 50.01.
   • 💰 Выплата заработной платы по ведомостям — Дт 70 Кт 50.01.
   • 📄 Прочий расход — счёт затрат вы указываете сами (например 91.02 для штрафа, 26 для хозрасхода).
3. Заполните сумму, получателя, статью движения денежных средств и основание.
4. Проведите документ кнопкой Провести и распечатайте ордер по форме КО-2 кнопкой Расходный кассовый ордер.

Для прямого списания расхода минуя контрагента (например, выдали деньги на разовую хознужду без подотчёта) используйте вид «Прочий расход» и укажите счёт затрат вручную.

Авансовый отчёт: расходы подотчётного лица

Когда сотрудник отчитался за полученные деньги, расходы списывают документом Авансовый отчет (Банк и касса → Авансовые отчеты). Это основной способ провести мелкие покупки, командировочные, ГСМ, канцелярию.

Форма разбита на вкладки:

• Авансы — чем выдавали деньги (РКО, перечисление на карту). Подтягивается автоматически.
• Товары — купленные ТМЦ, попадают на счета 10 или 41.
• Оплата — если сотрудник погасил задолженность перед поставщиком.
• Прочее — услуги и затраты, которые сразу идут в расход: такси, проживание, пошлины.

На вкладке «Прочее» для каждой строки указывают счёт затрат (26, 44, 20), статью затрат, сумму, а при наличии счёта-фактуры — ставку и сумму НДС.

НДС принимают к вычету только при наличии счёта-фактуры или бланка строгой отчётности с выделенным налогом. По обычному кассовому чеку без счёта-фактуры НДС к вычету не ставят — всю сумму относят на затраты.

Срок, в который сотрудник обязан отчитаться, с 2020 года устанавливает руководитель приказом (прежние обязательные три рабочих дня отменены). Дату авансового отчёта в 1С ставьте не раньше даты приложенных чеков, иначе расход «провалится» в прошлый период. Если сотрудник потратил больше выданного, перерасход возмещают расходным ордером, а остаток он возвращает приходным — обе операции закрывают счёт 71.01 до нуля.

Безналичные расходы: оплата и признание затрат

Банковская выписка списывает деньги, но сама по себе расход в затраты не переносит. Это ключевой момент, из-за которого расходы «теряются».

Оплату отражают документом Списание с расчётного счета (Банк и касса → Банковские выписки, кнопка Списание). Если настроена загрузка из банк-клиента, строки создаются автоматически — остаётся только проверить вид операции и провести.

Виды операций и их проводки:

• 🏦 Оплата поставщику — Дт 60.01 Кт 51 (гашение долга) или Дт 60.02 Кт 51 (аванс).
• 🧾 Уплата налога — Дт 68 Кт 51.
• 📤 Прочее списание — счёт дебета указываете сами, годится для банковской комиссии (Дт 91.02 Кт 51).

Сам расход по услугам сторонней организации признают отдельным документом Поступление (акт, накладная) с видом «Услуги» (Покупки → Поступление). Он и формирует проводку Дт 26 (44, 20) Кт 60.01, а также Дт 19.04 Кт 60.01 на входной НДС. После этого оплата и расход закрывают друг друга по счёту 60 — сверяйтесь оборотно-сальдовой ведомостью.

Если вы заплатили аванс, а акт пришёл позже, 1С сама зачтёт предоплату: при проведении поступления аванс с 60.02 перейдёт на 60.01. Проверить, что оплата и расход сошлись, помогает оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 в разрезе контрагентов и договоров — развёрнутое сальдо по одному договору обычно означает, что где-то не заполнен договор или перепутан вид операции.

Списание материалов и товаров со склада

Материалы в производство и на хознужды списывают документом Требование-накладная (Склад → Требования-накладные или Производство).

Порядок такой:

1. Создайте Требование-накладную, укажите склад.
2. На вкладке Материалы подберите номенклатуру и количество.
3. Укажите счёт затрат. Если расход идёт на один счёт — включите флажок Счета затрат на закладке "Материалы" снимите, тогда появится отдельная вкладка Счёт затрат с единым счётом для всего документа; если по разным — задавайте счёт в каждой строке.
4. Проведите. Сформируется Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10.

Товары списывают иначе. Если это недостача, порча или списание на собственные нужды — используйте Списание товаров (Склад → Списание товаров): проводка Дт 94 Кт 41, а дальше сумму относят на виновных (73.02) или на прочие расходы (91.02) отдельной операцией.

Себестоимость списания 1С считает по методу из учётной политики (по средней или ФИФО, ст. 8 ФСБУ 5/2019). Метод задан в Главное → Учетная политика.

Для обоснования расхода материалов налоговики нередко просят акт на списание. В типовой конфигурации его роль выполняет сама требование-накладная с печатной формой М-11, но при списании на непроизводственные нужды лучше оформить и внутренний акт за подписью комиссии — тогда у расхода есть и бухгалтерское, и документальное основание. Количество в документе берите из фактического расхода, а не из норм: списание «впрок» завышает себестоимость текущего периода и искажает прибыль.

Нестандартные случаи: без документов и в валюте

Расход без первичных документов. Если подтверждающих документов нет, в налоговом учёте такой расход принять нельзя (ст. 252 НК РФ требует документального подтверждения). В бухучёте его отражают операцией вручную: Операции → Операции, введённые вручную, проводка Дт 91.02 Кт 60 (или 76) со статьёй прочих расходов «не принимается к НУ». В декларации по налогу на прибыль такая сумма не уменьшит базу.

Расходы в иностранной валюте. Валютные затраты (загранкомандировка, услуги иностранного контрагента) пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату признания. В авансовом отчёте выберите валюту в шапке — суммы пересчитаются автоматически. При оплате и признании в разные даты возникает курсовая разница: 1С формирует её документом Переоценка валютных средств в конце месяца (Дт 91.02 Кт 60 — отрицательная, Дт 60 Кт 91.01 — положительная).

Типичные ошибки при списании расходов

Ещё одна частая оплошность — списывать на счёт 91.02 всё подряд. Основные хозяйственные расходы (аренда, связь, услуги) идут на счета 26 или 44, а 91.02 только для прочих и внереализационных затрат. Неверный счёт искажает и себестоимость, и финансовый результат.

Как ускорить списание однотипных расходов

Если одни и те же затраты проводят каждый месяц, ручной ввод можно сократить.

• 📥 Загрузка банковской выписки. Обмен с банком через 1С:ДиректБанк или файл подтягивает списания автоматически; вид операции и статью ДДС программа запоминает по контрагенту.
• 📋 Ввод на основании. Из документа поступления создавайте оплату кнопкой Создать на основании — реквизиты и сумма перенесутся.
• 🔁 Копирование документа. Повторяющийся авансовый отчёт или требование-накладную копируйте клавишей F9 и правьте дату с суммой.
• ⚙️ Статьи затрат с готовым видом расхода. Один раз настройте справочник «Статьи затрат» — тогда налоговый учёт по каждому расходу заполнится сам.

Отдельных регламентных обработок именно для списания расходов в типовой Бухгалтерии нет: ускорение даёт корректная настройка справочников и обмен с банком, а не сторонние инструменты.

Частые вопросы