Учёт административных и налоговых штрафов в 1С:Бухгалтерии

Штраф от госоргана проводят вручную: документа «Начисление штрафа» в типовой конфигурации нет. Начисление отражают операцией Операции → Операции, введённые вручную, саму сумму относят в прочие расходы на счёт 91.02, а уплату проводят банковской выпиской. Административные штрафы по КоАП закрывают через счёт 76, налоговые санкции и пени с 2023 года — через единый налоговый счёт 68.90.

Главная тонкость не в проводке, а в налоге на прибыль: ни один штраф в госбюджет нельзя учесть в налоговых расходах (ст. 270 НК РФ). Из-за этого в бухгалтерском учёте расход есть, а в налоговом — нет, и программа должна увидеть постоянную разницу. Ниже — как провести начисление и уплату, как правильно оформить статью прочих расходов, чтобы 1С сама посчитала разницу, и где всё это потом проверить.

Какие штрафы бывают и на какой счёт их относить

Прежде чем создавать проводку, определите тип штрафа — от него зависит счёт расчётов (кредит проводки):

• 🚔 Административные штрафы по КоАП — ГИБДД, трудовая инспекция, Роспотребнадзор, пожарный надзор, штрафы за нарушение кассовой дисциплины. Счёт расчётов — 76 (прочие расчёты).
• 🧾 Налоговые санкции и пени — штрафы по главе 16 НК РФ и пени за просрочку налогов и взносов. С 2023 года все они идут через единый налоговый счёт — субсчёт 68.90.
• 📑 Договорные санкции контрагенту — неустойка, пени по договору. Это не госштраф, но учёт похож: Дт 91.02 Кт 76.02. Такие суммы, в отличие от штрафов в бюджет, в налоговом учёте признаются.

Сам расход во всех случаях — это прочие расходы, счёт 91.02. А вот в налоговом учёте штрафы и пени, перечисляемые в бюджет и внебюджетные фонды, расходом не признаются (п. 2 ст. 270 НК РФ). Поэтому сумма ложится в бухгалтерские расходы полностью, а налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Под категорию «штраф в бюджет» попадает больше ситуаций, чем кажется. Кроме очевидных налоговых санкций, это штрафы за нарушение кассовой дисциплины, за непробитый чек, за несвоевременную сдачу персонифицированной отчётности в СФР, за нарушения в сфере охраны труда, экологические платежи сверх норм. Все они учитываются одинаково — через 91.02 без признания в налоговых расходах.

На какой счёт отнести расход по дебету зависит от учётной политики. По Инструкции к Плану счетов (приказ Минфина № 94н) налоговые санкции отражают на счёте 99 «Прибыли и убытки». На практике многие организации закрепляют в учётной политике отражение всех штрафов на 91.02 — так удобнее собирать прочие расходы в одном месте. Оба варианта допустимы; важно выбрать один и применять постоянно.

Какие документы нужны, чтобы отразить штраф

Проводку делают не «от балды», а на основании первички. Соберите её до ввода операции — в поле «Содержание» операции вы будете ссылаться именно на эти реквизиты.

Дата начисления — это дата, когда постановление (решение) вступило в силу, а не дата его оплаты. Если постановление обжалуется, расход в учёте признают после того, как решение станет окончательным. До этого сумму можно отразить за балансом или в составе оценочных обязательств — но обычный штраф, который организация решила заплатить, проводят по дате вступления в силу.

Отдельно стоит случай, когда штраф назначен из-за конкретного работника — например, водителю выписали штраф ГИБДД на служебной машине, а организация решила удержать сумму с него. Тогда к проводке по начислению добавляется расчёт с работником через счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»: сумму, которую возмещает сотрудник, относят Дт 73 Кт 91.01 как прочий доход, а удержание проводят из зарплаты. Если же организация платит штраф за свой счёт, счёт 73 не задействуют.

Как начислить штраф в 1С:Бухгалтерии

Типового документа для штрафа нет, поэтому начисление вводят ручной операцией.

1. Откройте Операции → Операции, введённые вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. В поле «Содержание» впишите основание — например, «Административный штраф по постановлению № … от …».
4. Добавьте проводку. Для административного штрафа: по дебету 91.02, по кредиту 76 (в субконто кредита выберите госорган как контрагента и создайте документ расчётов).
5. В субконто дебета счёта 91.02 укажите статью прочих расходов — о ней отдельный раздел ниже.
6. Проставьте сумму по постановлению. Графы налогового учёта (НУ Дт / НУ Кт) по счёту 91.02 оставьте пустыми.

При выборе счёта 76 программа попросит указать контрагента и документ расчётов. Контрагентом заводят тот госорган, который выписал штраф (инспекция, отделение ГИБДД, территориальный орган надзора), а документом расчётов — новый документ, который и будет «держать» задолженность до уплаты. Запомните этот контрагент и документ расчётов: при уплате нужно указать ровно их, иначе начисление и платёж не свернутся и на счёте 76 повиснет двойное сальдо.

Для налоговой санкции (штраф или пени по налогу) проводка та же по смыслу, но кредит — 68.90:

Почему часть бухгалтеров выбирает именно 99, а не 91.02? Санкции по налогам по своей природе не относятся к обычным прочим расходам — это изъятие из прибыли. Отражение их на 99 оставляет оборот по 91.02 «чистым» от заведомо не принимаемых в налоговом учёте сумм, и постоянную разницу считать не нужно: счёт 99 в формирование прибыли до налогообложения в части санкций не участвует так же, как и в налоговом учёте. Это вопрос методики, а не правильно/неправильно — главное закрепить выбор в учётной политике и не менять его от случая к случаю.

Как провести уплату штрафа

Уплату проводят документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта.

• Для административного штрафа выберите вид операции «Прочее списание» (или «Прочие расчёты с контрагентами»), счёт дебета — 76, тот же контрагент и документ расчётов, что и при начислении. Проводка: Дт 76 Кт 51.
• Для налоговой санкции уплата идёт единым налоговым платежом. В выписке выбирают операцию, соответствующую уплате на ЕНС; деньги списываются проводкой Дт 68.90 Кт 51. Распределение внутри ЕНС программа делает по данным учёта.

Если списание подтягивается из клиент-банка автоматически, проверьте, что система подставила правильный счёт и контрагента. Сверьте сумму и назначение платежа с постановлением — ошибка в счёте расчётов «повесит» задолженность, которая не закроется.

Статья прочих расходов и постоянная разница

Это ключевой шаг, который чаще всего делают неправильно. Чтобы 1С корректно рассчитала налог на прибыль, штраф должен попасть в бухгалтерские расходы, но не попасть в налоговые.

Механизм такой:

1. В субконто счёта 91.02 указывают статью прочих доходов и расходов. Найти список статей: Справочники → Доходы и расходы → Прочие доходы и расходы.
2. Заведите (или выберите) статью с подходящим видом — например, «Штрафы, пени, санкции, перечисляемые в бюджет». У такой статьи снята галочка «Принимается к налоговому учёту».
3. Когда галочка снята, сумма по этой статье в бухучёте признаётся расходом, а в налоговом учёте — нет. Разница между БУ и НУ фиксируется как постоянная.

Если подходящей статьи в справочнике нет, создайте её кнопкой Создать: задайте наименование, выберите вид статьи из предложенного классификатора и оставьте флажок «Принимается к налоговому учёту» снятым. Одну и ту же статью затем используйте для всех однотипных штрафов — так суммы соберутся в одном месте и их легко свернуть в отчёте. Отдельные статьи под «пени» и «штрафы» удобны, если нужно видеть их раздельно, но на расчёт налога это не влияет.

Разберём на примере. Организации выписали административный штраф 30 000 ₽. В бухучёте в прочие расходы уйдут все 30 000 ₽ (Дт 91.02), в налоговом учёте — ноль. Постоянная разница — 30 000 ₽. При ставке налога на прибыль 25% программа начислит постоянный налоговый расход 30 000 × 25% = 7 500 ₽. Эта сумма увеличивает налог к уплате по сравнению с «бухгалтерской» прибылью — именно потому, что штраф нельзя списать в налоговые расходы.

В конце месяца при выполнении регламентной операции Операции → Закрытие месяца → Расчёт налога на прибыль программа видит эту постоянную разницу и начисляет постоянный налоговый расход (ПНР по ПБУ 18/02). Вручную считать ПНР не нужно — 1С делает это балансовым методом сама, если статья расхода оформлена правильно.

Как проверить, что штраф отражён правильно

После проведения начисления, уплаты и закрытия месяца сделайте три проверки:

• Закрытие расчётов. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76 (или 68.90) по нужному контрагенту: после уплаты сальдо должно быть нулевым. Остаток означает, что начисление и уплата не состыковались (разные контрагенты, документы расчётов или суммы).
• Прочие расходы. В ОСВ или в отчёте Анализ счёта по 91.02 должна стоять сумма штрафа на выбранной статье.
• Налоговая разница. После Расчёта налога на прибыль посмотрите справку-расчёт постоянных и временных разниц (Операции → Справки-расчёты). По статье штрафа должна отразиться постоянная разница, а по ней — постоянный налоговый расход. Если разницы нет, значит статья оформлена как принимаемая в НУ — вернитесь и снимите галочку.

Для контроля расчётов с бюджетом по ЕНС пригодится и акт сверки с инспекцией: сальдо на едином налоговом счёте в 1С должно сходиться с данными ФНС.

Если проверка выявила ошибку — например, штраф по недосмотру попал в налоговые расходы или ушёл не на тот счёт расчётов, — не удаляйте проведённую операцию задним числом в закрытом периоде. Исправляют это новой ручной операцией: сторнируют неверную проводку (той же датой или датой обнаружения) и вводят правильную. После исправления обязательно перепроведите закрытие месяца, чтобы программа пересчитала постоянную разницу и налог на прибыль с учётом правки.

Частые ошибки при учёте штрафов

Здесь только то, что не следует из шагов выше, а ломает результат на практике.