Недостача, порча, кража табака: как провести выбытие сигарет в учёте и в Честном знаке

Сигареты в 1С Бухгалтерии 3.0 списывают документом Склад → Инвентаризация → Списание товаров: он снимает пачки со счёта 41 на 94, а дальше сумму распределяют на виновника, расходы или прочие расходы. Основание — инвентаризация или акт о порче. Отдельно, вне бухгалтерской программы, коды маркировки выводят из оборота в системе Честный знак.

Табак — маркированный товар. Если списать пачки только в 1С и забыть про коды, остатки в учёте и в Честном знаке разойдутся. При следующей продаже или проверке это всплывёт. Ниже — порядок, при котором сходятся и проводки, и маркировка, и налоги.

Когда сигареты приходится списывать

Поводов немного, и от каждого зависит, куда в итоге уйдёт сумма.

• 📉 Недостача по итогам инвентаризации — пачек на полке меньше, чем в 1С. Самый частый случай в рознице.
• 🔓 Кража — выявленная или подозреваемая. Виновный может быть найден, а может и нет.
• 💧 Порча — намокли при протечке, раздавлены при разгрузке, повреждена упаковка или акцизная марка, товар потерял товарный вид.
• 🏷️ Проблемы с маркировкой — пачка с нечитаемым кодом, которую нельзя продать через кассу, а поставщик возврат не принимает.
• 🔥 Чрезвычайные обстоятельства — пожар, затопление склада.

Возврат поставщику — это не списание. Его оформляют документом возврата, а не через счёт 94. Передачу сигарет на представительские нужды или в подарок тоже оформляют иначе — как выбытие с отдельными налоговыми последствиями, а не как потерю.

Какие бумаги подготовить до проведения в программе

Без первички списание не примут ни бухгалтер, ни налоговая. Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но большинство торговых организаций продолжают их использовать — так проще с проверкой. Формы можно утвердить свои в учётной политике.

Для краж важна дата документа из полиции. Пока виновник не установлен уполномоченным органом, сумму нельзя признать прочим расходом в налоговом учёте. Об этом — в разделе про налоги.

Как списать сигареты в 1С Бухгалтерии 3.0 по шагам

Порядок одинаков для недостачи и порчи. Разница только в том, откуда берётся количество: из инвентаризации или из акта.

Шаг 1. Провести инвентаризацию товаров

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и создайте документ.
2. Выберите склад и нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе.
3. В колонке фактического количества внесите, сколько пачек насчитали. Остальное программа посчитает сама: отклонение покажет в отдельной колонке.
4. Запишите документ. Сама инвентаризация проводок не делает — это только фиксация расхождения.

Пример. В учёте 200 пачек одной марки по 150 ₽ себестоимости, по факту 180. Недостача — 20 пачек на 3 000 ₽ (20 × 150).

Шаг 2. Создать «Списание товаров» на основании

1. Из открытой инвентаризации нажмите Создать на основании → Списание товаров.
2. В документ попадут только строки с недостачей и только количество расхождения.
3. Для порчи без инвентаризации создайте документ вручную в том же разделе и заполните табличную часть по акту.
4. Проверьте склад и дату — она должна совпадать с датой акта или сличительной ведомости.
5. Проведите документ.

Документ спишет себестоимость пачек со счёта 41 на 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Сумму программа берёт по способу оценки из учётной политики — по средней или ФИФО.

Шаг 3. Распределить сумму со счёта 94

Счёт 94 — промежуточный. Закрывают его ручной операцией: Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную, кнопка Создать → Операция. Корреспонденцию выбирают по решению руководителя и документам (варианты — в следующем разделе).

Если сумму взыскивают с работника, в аналитике счёта 73.02 укажите сотрудника. Удержание из зарплаты проводят в зарплатном модуле или отдельной программе, но с соблюдением лимитов Трудового кодекса и согласия работника на удержание.

Шаг 4. Вывести коды маркировки из оборота

Списанные пачки остаются «в обороте» на вашей организации в Честном знаке, пока вы не сообщите о выбытии. Сделать это можно в личном кабинете системы маркировки: создать документ вывода из оборота, выбрать причину (утрата, повреждение, уничтожение и т. п.) и указать коды из акта.

Если в организации учёт ведётся в 1С:Управлении торговлей 11 или 1С:Рознице с подключённой ИС МП, этот документ можно сформировать из самой программы через раздел работы с маркировкой. В Бухгалтерии 3.0 надёжнее идти через личный кабинет.

Проводки при списании табачной продукции

Первая проводка всегда одна, дальше — по ситуации.

Если работника обязали возместить не себестоимость, а рыночную цену, разницу отражают отдельно: начисление на 73.02 в корреспонденции с 98.04, затем по мере погашения — перенос с 98.04 на 91.01. Например, рыночная цена 20 пачек — 4 200 ₽, себестоимость — 3 000 ₽. Разница 1 200 ₽ сначала уходит на 98.04, а в прочие доходы попадает пропорционально удержаниям.

При учёте товаров в рознице по продажным ценам (счёт 41.12) вместе с пачками нужно снять и приходящуюся на них торговую наценку со счёта 42. После проведения откройте оборотно-сальдовую ведомость по 42 и убедитесь, что сумма наценки по списанным товарам ушла.

Налоговый учёт: НДС, прибыль и акцизы при списании сигарет

Налог на прибыль

• ✅ Естественная убыль — материальные расходы, только в пределах утверждённых норм (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
• ✅ Кража, виновник не установлен — внереализационные расходы (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ), но только когда есть документ уполномоченного органа о том, что виновные не найдены. Талона-уведомления о принятии заявления мало.
• ✅ Порча, пожар, затопление — расход при условии документального подтверждения и экономической обоснованности (ст. 252 НК РФ).
• ❌ Сумма, взысканная с работника — не расход: её возмещают.

В 1С Бухгалтерии налоговый учёт по прибыли ведётся параллельно. В ручной операции на 91.02 укажите в аналитике статью прочих расходов с признаком принятия к налоговому учёту — или без него, если документов из полиции ещё нет. Тогда возникнет разница, которую программа отразит по ПБУ 18/02.

НДС

Перечень случаев восстановления НДС в п. 3 ст. 170 НК РФ закрытый. Недостача, кража и порча там прямо не названы. Поэтому суды, как правило, не требуют восстанавливать налог при списании таких товаров. Минфин в разные годы занимал более осторожную позицию.

Если решили восстановить, в 1С это делают документом Операции → Закрытие периода → Регламентные операции НДС → Восстановление НДС. Сумма попадёт в книгу продаж . Для примера: себестоимость 3 000 ₽ без НДС, ставка 20 % — восстанавливается 600 ₽ (3 000 × 20 %).

Позицию по НДС закрепите в учётной политике и применяйте одинаково — иначе на проверке будет сложно объяснить, почему в одном месяце налог восстановлен, а в другом нет.

Акциз

Акциз на табачную продукцию уплачивают производители и импортёры. Оптовая и розничная торговля акциз не платит и не принимает к вычету: в цене покупки он уже сидит в себестоимости. При списании сигарет у торговой организации никаких операций по акцизу в 1С не нужно.

Для производителя или импортёра правила другие: выбытие подакцизного товара с акцизного склада оценивают по главе 22 НК РФ. Это отдельная тема, и её стоит согласовать с налоговым консультантом до проведения.

Где программа и Честный знак расходятся чаще всего

Частые промахи при списании табака связаны не с проводками, а с последовательностью действий.

Что проверить в отчётах после списания

После проведения сверка занимает пять минут.

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с отбором по складу и номенклатуре: остаток пачек должен совпасть с фактом инвентаризации.
2. ОСВ по счёту 94: на конец месяца сальдо ноль.
3. ОСВ по 73.02 в разрезе сотрудников: суммы к удержанию совпадают с приказами.
4. Книга продаж — если восстанавливали НДС, проверьте строку с восстановлением.
5. Отчёт об остатках в личном кабинете Честного знака: количество кодов на балансе равно остатку по 41 счёту.

В декларации по налогу на прибыль списание отдельно не показывают. Суммы попадают в общие строки расходов: материальные — в косвенные, кражи и порча — во внереализационные.

Частые вопросы