Списание товаров со склада в 1С 8.3: от инвентаризации до закрытия счёта 94

Чтобы списать товары со склада в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров, создайте документ, выберите склад и заполните табличную часть. Документ сформирует проводку Дт 94 Кт 41.01 (или Кт 10, Кт 43 — по счёту учёта позиции). Затем счёт 94 закрывают отдельной операцией на расходы, виновное лицо или прочие расходы.

Способ зависит от причины. Недостачу по пересчёту списывают на основании «Инвентаризации товаров». Порчу, брак и просрочку — тем же «Списанием товаров», но с актом комиссии. Материалы в производство или на хозяйственные нужды — «Требованием-накладной». Если склад закрывается целиком, остатки чаще не списывают, а перемещают на другой склад.

Какие бывают списания и каким документом их оформить

Сначала определите основание. От него зависит документ, счёт затрат и судьба НДС.

Пошагово: оформляем документ «Списание товаров»

Инструкция для 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси». Если списание идёт по итогам пересчёта, начните со следующего раздела про инвентаризацию: документ заполнится сам.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите дату. Дата списания не может быть раньше даты поступления товара, иначе программа не найдёт остаток.
4. Выберите организацию (если их несколько) и склад.

Шаг 2. Заполните товары

1. На закладке «Товары» нажмите Добавить или Подбор.
2. Укажите номенклатуру и количество.
3. Проверьте колонку счёта учёта. Она подставляется из регистра счетов учёта номенклатуры, но её можно поправить вручную.

Чтобы списать склад целиком, используйте команду заполнения по остаткам (кнопка Заполнить в табличной части). Программа подставит всё, что числится на выбранном складе на дату документа.

Шаг 3. Проведите и распечатайте

1. Нажмите Провести и закрыть или Провести.
2. Проверьте движения кнопкой Дт/Кт (показать проводки).
3. Через Печать выведите «Акт о списании товаров (ТОРГ-16)».

Унифицированная форма ТОРГ-16 с 2013 года не обязательна. Но её удобно использовать как акт, если своя форма в учётной политике не утверждена.

Акт подписывают члены комиссии, назначенной приказом руководителя, и материально ответственное лицо. В акте укажите причину: бой при разгрузке, истёк срок годности, недостача по описи. Именно причина потом определяет, на какой счёт закрывать 94 и можно ли учесть расход в налоговом учёте.

Шаг 4. Закройте счёт 94

Документ «Списание товаров» относит стоимость на 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальше бухгалтер решает, куда её перенести. В БП 3.0 это делают через Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную → Создать → «Операция».

Счета учёта и аналитика: что настроить до списания

Половина «странных» проводок при списании — следствие неверного счёта в карточке номенклатуры. Проверяйте его заранее.

Где посмотреть и поменять счета:

• 📂 Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры — общий регистр. Здесь задают счёт для всех позиций, для вида номенклатуры или для конкретного склада.
• 📄 В карточке номенклатуры — ссылка «Счета учета». Она показывает, какой счёт сработает именно для этой позиции.

Типовые значения в БП 3.0:

Аналитика на 94 в БП ведётся по номенклатуре. Поэтому в оборотно-сальдовой ведомости по 94 видно, какие позиции «зависли» без закрытия.

Списание недостачи по итогам инвентаризации

Это самый частый сценарий. Порядок в БП 3.0 такой.

Пересчёт

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров → Создать.
2. Укажите склад, дату и ответственное лицо.
3. Нажмите Заполнить → По остаткам на складе. Колонка учётного количества заполнится из учёта.
4. Внесите фактическое количество по каждой позиции. Разница посчитается в колонке отклонений.
5. Запишите документ. Он не делает проводок — только фиксирует результат.

Из этого документа печатаются инвентаризационная опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19.

Отражение результатов

1. В документе инвентаризации нажмите Создать на основании → Списание товаров.
2. Программа подставит только позиции с недостачей и нужное количество.
3. Проведите документ: Дт 94 Кт 41.01 по себестоимости.
4. Для излишков создайте на основании «Оприходование товаров»: Дт 41.01 Кт 91.01.

Пересортицу (одного товара не хватает, другого больше) комиссия может зачесть взаимно, если товары одного наименования и количество совпадает. Зачёт оформляют решением комиссии. В программе это отражают теми же двумя документами: списанием недостачи и оприходованием излишка с последующей корректировкой разницы в стоимости.

Что важно по налогам

• 📌 Недостача в пределах норм естественной убыли — материальные расходы (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
• 📌 Недостача сверх норм при неустановленных виновных — внереализационные расходы, если есть документ уполномоченного органа (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
• 📌 НДС по недостаче. Перечень случаев восстановления НДС в ст. 170 НК закрытый, недостачи там нет. Минфин в ряде писем соглашался, что восстанавливать не обязательно. Позицию закрепите в учётной политике.

Серии, сроки годности и номера ГТД при списании

Здесь конфигурации отличаются принципиально.

Как работать с сериями в УТ 11

1. Учёт серий включают в настройках номенклатуры раздела НСИ и администрирование, а затем в карточке вида номенклатуры — флажок использования серий и политика их учёта.
2. При пересчёте товаров серии указывают в строках, иначе программа не поймёт, какой партии не хватает.
3. Просроченные серии находят отчётом по остаткам с группировкой по серии и сроку годности.
4. Списание испорченного или просроченного товара на расходы оформляют документом «Внутреннее потребление товаров». Недостачу по пересчёту — документом «Списание недостач товаров».

Документы УТ 11 лежат в разделе Склад и доставка, в списках внутренних складских документов.

Если сроки годности для вас критичны, а работаете вы в БП 3.0, держите оперативный учёт серий в торговой конфигурации и передавайте в БП только итоговые документы через синхронизацию.

Если склад закрываете полностью

«Списать склад» иногда значит именно это: обнулить остатки и убрать склад из справочника.

1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по 41 и 10 с отбором по складу. Посмотрите, что числится.
2. Целый товар переместите: Склад → Перемещение товаров, заполнить по остаткам, склад-получатель — действующий.
3. То, что пришло в негодность, спишите «Списанием товаров» с актом комиссии.
4. Повторно сформируйте ведомость. Остаток должен быть нулевым в количестве и сумме.
5. Пометьте склад на удаление в справочнике складов. Удалять физически не нужно: на него ссылаются старые документы.

Если в ведомости осталась сумма при нулевом количестве, это хвост себестоимости. Его снимает закрытие месяца. Если не снимает — ищите документ, где сумму ввели вручную.

Где чаще всего ошибаются

Ещё две вещи, о которых узнают постфактум:

• 🔒 Закрытый период. Если установлена дата запрета изменения данных, списание задним числом не проведётся. Снимать запрет должен ответственный, а не каждый пользователь.
• 🧾 Нет документов-оснований. Проводка без акта комиссии, приказа о составе комиссии и описей — повод снять расход при проверке. Программа такие документы не проверяет.

Частые вопросы