Списание товаров со склада в 1С: документ, проводки и разбор особых случаев

Чтобы списать товар в 1С:Бухгалтерии 8.3, откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров, создайте документ, выберите склад, заполните товары и проведите. Если списание — итог инвентаризации, создавайте его на основании документа «Инвентаризация товаров»: недостачи подтянутся сами, а сумма уйдёт на счёт 94.

Типичная ситуация: кладовщик принёс акт — разбилась партия банок, у трёх коробок истёк срок годности. Бухгалтеру нужно убрать товар из остатков, распечатать акт по форме ТОРГ-16 и правильно отнести убыток на расходы. Если не знать, как в 1С списывать товар правильно, ошибка всплывёт при закрытии месяца или в декларации.

Когда товар списывают со склада, а когда нужен другой документ

Списание — это выбытие товара без продажи. Деньги за него никто не платит, поэтому важно сначала понять причину: от неё зависят документ, счёт расходов и налоговые последствия.

Основания для списания:

• 📉 недостача по итогам инвентаризации — фактический остаток меньше учётного;
• 🧪 порча и бой — товар повреждён при хранении или перемещении внутри склада;
• ⏳ истёк срок годности — продать нельзя, вернуть поставщику не получилось;
• 🏢 передача на нужды организации — товар взяли для офиса, выставки, ремонта;
• 🔥 утрата при чрезвычайных обстоятельствах — пожар, затопление, кража.

Когда документ «Списание товаров» не подходит:

Какой документ выбрать для списания в разных программах 1С

В 1С:Бухгалтерии 3.0 почти все случаи закрывает один документ — «Списание товаров». Причина и счёт расходов задаются внутри него.

В 1С:Управлении торговлей 11 действия разведены по разным документам. Они лежат в разделе Склад и доставка, быстрее всего найти их через строку поиска по названию.

Документ в БП печатает акт о списании товаров по форме ТОРГ-16. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но ТОРГ-16 удобна: в ней есть поля для комиссии, причины и подписей. Если в организации утверждена своя форма акта, её можно печатать вместо типовой.

Как в 1С списать товар: пошаговая инструкция для Бухгалтерии 3.0

Порядок одинаковый для любой причины списания. Различается только счёт, на который уйдёт себестоимость.

Шаг 1. Подготовьте основание

Без подписанного акта списывать нельзя: при проверке расход не подтвердится. До ввода документа у вас на руках должны быть:

1. Приказ о создании комиссии (для инвентаризации или для оценки порчи).
2. Акт о порче, бое, ломе или инвентаризационная опись с выявленной недостачей.
3. При краже — постановление полиции о возбуждении или приостановлении дела.
4. При пожаре или аварии — справка МЧС или иной уполномоченной службы.

Шаг 2. Создайте документ

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров.
2. Нажмите Создать.
3. Поставьте дату акта. Дата не может быть раньше поступления товара, иначе программа увидит нулевой остаток.
4. В поле «Склад» выберите склад, с которого уходит товар.
5. Если списываете по инвентаризации, заполните поле с документом инвентаризации. Удобнее не выбирать его вручную, а открыть инвентаризацию и нажать Создать на основании → Списание товаров.

Шаг 3. Заполните товары

Строки добавляют тремя способами:

• кнопкой Добавить — по одной позиции;
• кнопкой Подбор — с отбором по остаткам на складе, видно доступное количество;
• кнопкой Заполнить — автоматически, если документ введён на основании инвентаризации (попадут только строки с недостачей).

В каждой строке проверьте счёт учёта (обычно 41.01 для товаров на складе, 41.02 для розницы по покупным ценам, 10.хх для материалов). Сумму вводить не нужно: себестоимость программа рассчитает при проведении по способу оценки из учётной политики — по средней или ФИФО.

Шаг 4. Укажите счёт расходов

От этого поля зависит итоговая проводка. В новых релизах БП счёт затрат вынесен на отдельную закладку документа, в старых его заполняют в строках таблицы.

• При вводе на основании инвентаризации программа подставит 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей».
• При списании без инвентаризации укажите счёт сами: 91.02 с прочим расходом, 44.01 для нужд торгового отдела, 26 для управленческих нужд.
• Для 91.02 выберите статью прочих расходов и проверьте, принимается ли она в налоговом учёте.

Шаг 5. Проведите и проверьте

1. Нажмите Провести.
2. Кнопкой ДтКт откройте проводки и убедитесь, что счёт кредита — 41, а сумма не нулевая.
3. Распечатайте акт ТОРГ-16 через кнопку Печать, подпишите у комиссии и руководителя.

Проводки при списании товара и последствия для налогов

Если списали через 94-й счёт, работа не закончена. Счёт 94 транзитный: к концу периода на нём не должно оставаться сальдо. Его закрывают вторым шагом — по решению руководителя и результату разбирательства.

Двухшаговое списание недостачи закрывают в БП операцией, введённой вручную (Операции → Операции, введённые вручную), либо специальными документами — например, при удержании с работника.

Налог на прибыль

• Потери от естественной убыли в пределах норм относятся к материальным расходам (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
• Недостача при неустановленных виновниках учитывается во внереализационных расходах, если это подтверждено документом уполномоченного органа (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
• Сверхнормативные потери без подтверждения налоговую базу не уменьшают. В БП для них выбирайте статью прочих расходов с признаком «не принимается к налоговому учёту» — тогда декларация сформируется правильно.

НДС

Самый спорный момент. Минфин в письмах настаивает: при недостаче и порче входной НДС нужно восстановить, ведь товар не будет продан. Суды чаще встают на сторону налогоплательщика: такого основания нет в закрытом перечне п. 3 ст. 170 НК РФ.

Позицию выбирает главный бухгалтер с учётом рисков. Если решили восстанавливать, в БП это делают документом «Восстановление НДС».

Частые ошибки при списании товаров в 1С

Ошибки здесь всплывают позже — при закрытии месяца или в декларации. Вот те, что встречаются постоянно.

Отдельно про настройку Администрирование → Проведение документов → Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта. С ней документ проведётся даже при нулевом остатке, но в 41-м счёте появится красное сальдо. Не включайте её ради одного проблемного документа — найдите, почему не хватает остатка.

Как ускорить списание товаров в 1С

Ручной ввод десятков строк — главная потеря времени. Несколько приёмов сокращают работу в разы.

• 🔁 Ввод на основании инвентаризации. Строки, количество и счёт 94 заполняются автоматически. Это самый быстрый путь для недостач.
• 🔍 Подбор с отбором по остаткам. В окне подбора включите показ только товаров с остатком — не придётся листать весь справочник.
• 📋 Копирование документа. Если ежемесячно списываете одни и те же позиции на нужды офиса, скопируйте прошлый документ и поправьте количество.
• 🧾 Статьи расходов с заданным налоговым признаком. Один раз настройте статьи «Порча», «Просрочка», «Естественная убыль» — и не думайте о налоговом учёте в каждом документе.
• 📦 Регулярный пересчёт. Инвентаризация раз в квартал выявляет недостачи раньше, пока их сумма невелика.

Как списывать товар в нестандартных ситуациях

Маркированный товар

Если товар подлежит маркировке, после проведения списания в 1С его коды нужно вывести из оборота в системе «Честный знак». Без этого в ГИС МТ товар продолжит числиться за организацией, а расхождение всплывёт при проверке.

Возвратная тара

Тару, полученную вместе с товаром, учитывают отдельно. В документе «Списание товаров» для неё предусмотрена своя табличная часть, если в настройках функциональности включён учёт возвратной тары.

Розница по продажным ценам

При учёте на 41.12 списание затрагивает и торговую наценку на счёте 42. Программа сторнирует наценку автоматически, но проверьте проводки: сумма должна делиться на себестоимость и наценку.

Товар у комиссионера или на ответственном хранении

Чужой товар со своего баланса списать нельзя — он учитывается за балансом. Недостачу такого товара отражают как долг перед собственником, а не через 41-й счёт.

Списание задним числом

Если период уже закрыт отчётностью, не меняйте старые документы. Оформите списание текущей датой с актом, где указана дата обнаружения. Иначе изменится себестоимость продаж за сданные месяцы.

Частые вопросы