Списание товаров и материалов в 1С:Бухгалтерии: документы и проводки

Первое, что путают: списать ТМЦ в 1С нельзя «одной кнопкой». Документ зависит от причины — материалы в производство уходят через Требование-накладную, а недостача после инвентаризации оформляется совсем другим документом со счётом 94. Поставите не тот — проводки лягут не на те счета, и себестоимость с финансовым результатом поедут.

Разберём, как списать товарно-материальные ценности в 1С:Бухгалтерии 3.0: какой документ выбрать под каждую причину, какие счета учёта и аналитику указать, как оформить порчу и недостачу, учесть серии и сроки годности, а потом проверить результат отчётами. Пути меню даны для интерфейса «Такси».

Какой документ выбрать под причину списания

В 1С нет универсального «Списания». Под каждую хозяйственную операцию — свой документ, и от него зависят проводки.

Требование-накладная: отпуск материалов в расход

Самый частый сценарий — списание материалов со счёта 10 в производство или на хозяйственные нужды.

1. Откройте Производство → Требования-накладные (или Склад → Требования-накладные) и нажмите Создать.
2. Укажите дату, организацию и склад, с которого уходят материалы.
3. На вкладке Материалы подберите номенклатуру и количество. Остаток программа контролирует по данным учёта — если материала на складе нет, провести документ в плюс не выйдет.
4. На вкладке Счёт затрат укажите, куда относим расход: счёт (20, 23, 25, 26, 44), подразделение, статью затрат, а для счёта 20 — ещё и номенклатурную группу.
5. Нажмите Провести и закрыть.

Проводки после проведения:

Стоимость списания 1С считает сама по методу оценки запасов, заданному в учётной политике (Главное → Учётная политика): по средней или ФИФО. Вручную сумму не ставят — она определяется себестоимостью остатка.

Отдельно про обоснование. Для налогового учёта материальный расход нужно подтвердить: обычно это Требование-накладная плюс первичный документ, по которому материалы ушли в работу (наряд, лимитно-заборная карта, акт на списание). Если расход нормируется (например, по рецептуре или нормам расхода), фактическое списание сверяют с нормой — перерасход требует отдельного объяснения и может не приниматься в затраты.

Спецодежду, инструмент и инвентарь со сроком службы до 12 месяцев списывают Требованием-накладной, а предметы со сроком службы больше года и стоимостью в пределах лимита — документом Передача материалов в эксплуатацию. Во втором случае стоимость уходит на затраты сразу, но сам предмет продолжает числиться на забалансовом счёте (МЦ.02 — спецодежда, МЦ.03 — спецоснастка, МЦ.04 — инвентарь) до возврата или выбытия. Это позволяет контролировать, у кого на руках находятся выданные ценности.

Счета учёта и аналитика затрат

Самое узкое место — куда отнести расход. Ошибка здесь искажает себестоимость и не всплывает, пока не закроете месяц.

Статья затрат важна не ради галочки: по её виду (Материальные расходы, Прочие и т. д.) 1С разносит суммы в налоговом учёте и в декларации по налогу на прибыль. Если статью затрат не заполнить, документ либо не проведётся, либо расход не попадёт в нужную строку налогового учёта.

Для счёта 20.01 отдельно проверьте номенклатурную группу — именно по ней при закрытии месяца распределяется себестоимость готовой продукции. Свалите всё в одну группу — потеряете аналитику по видам продукции.

Списание товаров при порче, браке и утрате

Когда товар испортился, разбит или просто пропал, его нельзя «списать в затраты» напрямую. Сначала потери собирают на счёте 94, а уже оттуда — распределяют.

1. Откройте Склад → Списание товаров, нажмите Создать.
2. Укажите склад и подберите номенклатуру с фактическим количеством к списанию.
3. Проверьте счёт учёта (41 для товаров, 10 для материалов, 43 для продукции) — он подставляется из карточки номенклатуры.
4. Проведите документ.

Первая проводка соберёт потери на счёте 94:

Дальше сумму со счёта 94 закрывают отдельной операцией в зависимости от того, кто отвечает за потери:

• 👤 Есть виновное лицо — Дт 73.02 Кт 94, сумма удерживается с работника.
• 📉 В пределах норм естественной убыли — Дт 20/44 Кт 94, расход принимается в налоговом учёте.
• 🏷 Виновных нет или потери сверх норм — Дт 91.02 Кт 94, прочие расходы (в налоговом учёте такой расход учитывается не всегда — нужно документальное подтверждение отсутствия виновных).

Нормы естественной убыли — это не любые потери, а только усушка, утруска, бой для конкретных групп товаров по утверждённым для отрасли нормам. Потери сверх этих норм и порча по вине сотрудника к естественной убыли не относятся. Если нормы для вашего товара не установлены, вся недостача считается сверхнормативной.

Чтобы расход по счёту 91 был обоснован в налоговом учёте, одного документа списания мало. Нужны материалы инвентаризации, акт о порче (ТОРГ-15, ТОРГ-16 или свой бланк из учётной политики) и, если виновных нет, документ, это подтверждающий, — например, постановление о прекращении дела или заключение комиссии. Без этого расход безопаснее не принимать для налога на прибыль.

Эти проводки делают документом Операция (бухгалтерский и налоговый учёт) в разделе Операции, потому что готового документа «распределение 94 счёта» в типовой конфигурации нет.

Списание по результатам инвентаризации

Если недостачу выявили при пересчёте остатков, списание делают не вручную, а на основании инвентаризации — так в документ попадут именно фактические расхождения.

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров, создайте документ, выберите склад и организацию.
2. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе — подтянется учётное количество.
3. В колонку Количество фактическое внесите данные пересчёта. 1С сама посчитает отклонения: недостачи и излишки.
4. Проведите инвентаризацию (проводок она не делает — это ведомость расхождений) и распечатайте ИНВ-3 и сличительную ведомость .
5. Нажмите Создать на основании → Списание товаров — документ заполнится недостачами. Излишки оформляются Оприходованием товаров.
6. Проведите списание — потери уйдут на счёт 94.

Серии, сроки годности и характеристики

Если учёт ведётся по сериям, срокам годности или характеристикам, при списании нужно указывать не только номенклатуру, но и конкретную серию или характеристику — иначе 1С не поймёт, какую партию снять с остатка.

Сначала проверьте, что учёт включён: Администрирование → Настройки программы → Функциональность, раздел Запасы — флажки Характеристики номенклатуры и Серии. Для конкретной позиции тип ведения серий задаётся в её карточке.

Как это работает при списании:

• 🔖 Серии — в табличной части документа появляется колонка Серия. При списании выбирают серию из тех, что есть на остатке. Для товаров со сроком годности серию удобно называть по дате выпуска или годности.
• 📅 Сроки годности — хранятся в реквизитах серии. Партии с истёкшим сроком списывают через то же Списание товаров, а при отпуске обычно придерживаются принципа «первым ушёл тот, у кого срок раньше».
• 🎨 Характеристики — размер, цвет, модель. Указываются в отдельной колонке, остаток контролируется в разрезе каждой характеристики.

Если колонок Серия или Характеристика в документе нет, значит, учёт по ним не включён в функциональности либо не задан в карточке номенклатуры — списание пройдёт «котлом», без разбивки.

Проверка результата: какие отчёты смотреть

После проведения всегда сверяйтесь — это 2 минуты, но они ловят большинство ошибок.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → ОСВ по счёту) для 10, 41 или 43 — показывает, что количество и сумма уменьшились, а остаток не ушёл в минус.
• 🔎 Анализ счёта 94 — собрались ли там все потери и закрыт ли счёт после распределения. Незакрытое сальдо по 94 — частый «хвост», тянущийся из месяца в месяц.
• 📑 Карточка счёта по номенклатуре — хронология движений конкретной позиции: когда и каким документом она списана.

Если после списания в ОСВ по счёту 10 или 41 висит отрицательный остаток (красным) — где-то списали больше, чем было оприходовано. Это нужно исправлять, а не оставлять: красные остатки ломают расчёт себестоимости при закрытии месяца.

Частые ошибки при списании ТМЦ

Частые вопросы