Списание товара в 1С 8.3 Бухгалтерия: документ, проводки, счета

Товар испортился, разбился, просрочился или не нашёлся при пересчёте — убрать его из остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия помогает документ Склад → Списание товаров. Он снимает количество и стоимость со счёта 41 и переносит их на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальше со счёта 94 стоимость уходит либо на расходы, либо на виновное лицо — в зависимости от причины.

Разберём весь путь: когда какой способ списания применять, как заполнить документ , какие проводки он формирует, как настроить счета учёта и статьи затрат, что делать с НДС и по каким отчётам проверить результат.

По каким причинам списывают товары со склада

Выбор документа и счёта напрямую зависит от того, почему товар выбывает. Самые частые основания:

• 🩹 Порча, бой, брак. Товар физически непригоден к продаже. Оформляется актом о порче и документом «Списание товаров».
• 📉 Недостача по результатам инвентаризации. Фактический остаток меньше учётного. Сначала проводится «Инвентаризация товаров», затем на выявленную разницу — «Списание товаров».
• ⏳ Истёк срок годности. Продукты, лекарства, косметика. Просроченный товар продавать нельзя, его изымают из оборота и списывают.
• 🏢 Собственные нужды. Товар передаётся в эксплуатацию внутри организации (например, канцелярия со склада в офис). Здесь чаще используют «Требование-накладную», а не «Списание товаров».
• ⚖️ Естественная убыль. Усушка, утруска, испарение — в пределах утверждённых норм.

Для бухгалтерского учёта важно разделять: списание из-за порчи и недостачи идёт через счёт 94, а передача на собственные нужды — сразу в расходы, минуя 94.

Какие документы оформить до списания

Проводка в 1С без бумажного основания — это расход, который налоговая снимет при первой же проверке. Первичка обосновывает и факт выбытия, и его причину. Комплект зависит от основания:

• 📝 Акт о списании товаров. Можно использовать унифицированную форму ТОРГ-16 или свою, лишь бы в ней были обязательные реквизиты первичного документа (наименование, дата, организация, содержание операции, суммы, ответственные лица и подписи).
• 🖋️ Приказ руководителя о создании комиссии и о списании. Комиссия осматривает товар и фиксирует причину непригодности.
• 📋 При недостаче — результаты инвентаризации: инвентаризационная опись (ИНВ-3) и сличительная ведомость (ИНВ-19). Именно по сличительной ведомости виден размер недостачи.
• 🔬 При утилизации отдельных категорий (продукты, лекарства, парфюмерия) могут понадобиться документы на уничтожение и, в ряде случаев, заключения надзорных органов.

Эти документы в 1С не формируются автоматически печатными формами «Списания товаров» в полном объёме, поэтому акт и приказ обычно готовят отдельно и хранят вместе с проведённым документом.

Документ «Списание товаров»: где найти и как заполнить

Документ лежит в разделе Склад, в блоке, посвящённом инвентаризации и порче (рядом с «Инвентаризацией товаров» и «Оприходованием товаров»). Если его не видно, проверьте настройку панели раздела — в списке доступных команд он называется «Списание товаров».

Порядок заполнения:

1. Создайте новый документ кнопкой Создать.
2. В шапке укажите организацию и склад, с которого списываете товар.
3. Если списание — следствие инвентаризации, выберите её в поле «Инвентаризация»: табличная часть заполнится недостачами автоматически.
4. Если списываете вручную (порча, брак), на вкладке «Товары» по кнопке Подбор или Добавить выберите номенклатуру и укажите количество.
5. Проверьте, что в строках подставился счёт учёта 41 (или 10 — для материалов) и счёт списания 94.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закройте.

Стоимость списания 1С подставит сама — по той оценке запасов, что настроена в учётной политике (по средней или ФИФО). Вручную сумму вводить не нужно: при проведении программа возьмёт себестоимость из партий или рассчитает среднюю на конец месяца.

Проводки при списании товара

Сам документ «Списание товаров» формирует одну проводку — переносит стоимость на счёт-«накопитель» 94:

На счёте 94 стоимость не остаётся — её нужно отнести дальше. Куда именно, зависит от причины и наличия виновного:

Нормы естественной убыли утверждаются по отраслям и по видам товаров (для продуктов, нефтепродуктов и т. п.). Списать в расходы «по норме» можно только то, что укладывается в утверждённый норматив для данной группы товаров и условий хранения. Всё, что сверх нормы, идёт либо на виновное лицо, либо в прочие расходы. Если по вашему товару норм естественной убыли не установлено, вся недостача списывается сверх норм.

Проводку со счёта 94 на 44, 73 или 91 документ «Списание товаров» сам не делает. Её оформляют отдельно — документом Операции → Операции, введённые вручную либо, для убыли в пределах норм, специализированными регламентными документами. Это важный момент: после списания обязательно «разгрузите» счёт 94, иначе он повиснет в сальдо.

Чтобы не ошибиться со счётом назначения, сверьтесь с логикой:

Настройка счетов учёта и статьи затрат

Если при добавлении товара в документ счета подставляются неверно, причина — в регистре «Счета учёта номенклатуры».

Откройте справочник Справочники → Номенклатура, выделите нужную позицию (или группу) и перейдите к счетам учёта — команда называется «Счета учёта номенклатуры» (в командной панели списка или через меню Ещё). Здесь задаются счёт учёта (41.01 для товаров, 10 — для материалов) и счёт списания (по умолчанию 94). Настройку можно задать на всю номенклатуру, на группу или на отдельную позицию — 1С выберет самую точную.

При отнесении стоимости на прочие расходы (Дт 91.02) в ручной операции понадобится статья прочих доходов и расходов. Заведите или выберите статью с видом «Прочие внереализационные расходы» и обратите внимание на флажок «Принимается к налоговому учёту»:

• если виновных нет и есть подтверждающий документ — расход можно принять, флажок установлен;
• если документа нет — расход в налоговом учёте не признаётся, флажок снимается, и программа покажет постоянную разницу.

Списание материалов и товаров в производство

Если речь не о порче, а о передаче в производство или на собственные нужды, документ «Списание товаров» не используют. Для этого есть другой документ.

Передача материалов в производство оформляется документом Производство → Требование-накладная (в конфигурациях с производственным блоком). Он списывает материалы со счёта 10 на счета затрат:

На вкладке «Счёт затрат» в «Требовании-накладной» указывают счёт (20, 23, 25, 26, 44) и аналитику — подразделение, номенклатурную группу и статью затрат. От правильной статьи зависит, как расход попадёт в калькуляцию себестоимости при закрытии месяца.

Передача товара на собственные нужды (товар становится материалом или сразу расходом) оформляется той же «Требованием-накладной» или ручной операцией Дт 44 (26) Кт 41. Через счёт 94 такое выбытие не проводят — порчи здесь нет.

Если производственного блока в конфигурации нет, а материалы всё же нужно списать в расходы, используйте ручную операцию с корректной аналитикой затрат.

Разница между двумя путями принципиальна для себестоимости: товар, списанный через «Требование-накладную» на счёт 20, попадёт в калькуляцию готовой продукции при закрытии месяца, а списанный через 94 и 91 — нет. Поэтому выбор документа — это не формальность, а решение о том, где осядет стоимость в учёте.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании товара

Самый спорный вопрос. Товар при покупке принимался с вычетом входного НДС, а теперь выбывает не через облагаемую реализацию. Минфин долгие годы настаивал: НДС надо восстановить.

Однако перечень случаев восстановления НДС в статье 170 НК РФ — закрытый, и списание товара из-за порчи, недостачи или истечения срока годности в нём не названо. Высший Арбитражный Суд и позднее ФНС согласились: восстанавливать налог при выбытии по причинам, не зависящим от воли налогоплательщика, не требуется — если выбытие подтверждено документально.

Отсюда практический вывод:

• ✅ Есть акт о списании, приказ, результаты инвентаризации, подтверждён характер выбытия — НДС можно не восстанавливать.
• ⚠️ Документов нет, причину выбытия подтвердить нечем — высок риск, что налоговая переквалифицирует выбытие в безвозмездную передачу и доначислит НДС.

Если вы решили восстановить НДС добровольно (или так требует ваша учётная политика с осторожным подходом), это делают документом Операции → Регламентные операции НДС → Восстановление НДС либо ручной операцией Дт 91.02 Кт 68.02.

Как проверить результат списания по отчётам

После проведения всех проводок убедитесь, что товар ушёл из остатков, а счёт 94 закрыт.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — показывает, что количество и стоимость списанного товара ушли с остатков.
• 🔍 ОСВ по счёту 94 — на конец периода по нему не должно быть сальдо. Если остаток висит, значит стоимость с 94 не отнесли на расходы или виновного.
• 📄 Карточка счёта 94 (Отчёты → Карточка счёта) — пошагово показывает, откуда пришла сумма (с 41) и куда ушла (на 44, 73 или 91).
• 🧾 Анализ счёта 91 — проверяет, попало ли списание в прочие расходы и с какой аналитикой.

Контрольный список перед закрытием месяца:

Частые вопросы