Испорченный товар в Бухгалтерии 3.0: акт, проводки через 94 и НДС

Чтобы списать товар, пришедший в негодность, в 1С 8.3 Бухгалтерии, создайте документ Склад → Инвентаризация → Списание товаров. Он снимает испорченные позиции со счета 41 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальше 94 закрывают отдельной операцией: на 44.01 в пределах норм убыли, на 73.02 при виновном сотруднике или на 91.02, если виновных нет.

Частая ошибка — сразу списывать порчу «в расходы» через требование-накладную или ручную проводку Дт 91.02 Кт 41. Остаток на складе уменьшится, но пропадет след порчи: не будет акта, не будет движения через 94, а налоговая при проверке спросит, куда делся товар. Правильная цепочка длиннее на один шаг, зато каждую сумму можно обосновать.

Что подготовить до списания испорченного товара

Порчу не списывают «по факту, что увидел кладовщик». Сначала фиксируют, что товар действительно утратил потребительские свойства и почему.

Соберите до проведения документа в 1С:

• 📝 приказ о комиссии — кто осматривает товар и подписывает акт;
• 🔍 акт осмотра с причиной: истек срок годности, повреждение при хранении, бой при перевозке, заводской брак;
• 📦 данные инвентаризации, если порчу нашли при пересчете склада;
• 🧾 заключение или документы об утилизации, если товар вывозят на полигон или сдают переработчику;
• 👤 объяснительную сотрудника, если порча случилась по его вине.

Проверьте и учетную политику. Если в ней закреплены нормы естественной убыли для вашей группы товаров, часть потерь пойдет на расходы на продажу, а не на прочие расходы.

Если испорченный товар маркирован

Обувь, молочка, вода, одежда и другие маркированные товары нельзя просто убрать со склада в 1С. Коды маркировки продолжат числиться за вашей организацией в «Честном знаке», и остатки в системе разойдутся с учетом.

Поэтому после акта отправьте в ГИС МТ сведения о выводе таких кодов из оборота с причиной уничтожения или порчи. Сделать это можно в личном кабинете «Честного знака» или через подключенный модуль работы с маркировкой. Списание в 1С и вывод из оборота должны относиться к одной и той же партии и дате.

Какой документ в 1С 8.3 выбрать для порчи товара

В Бухгалтерии 3.0 для товара на счете 41 есть один штатный документ — «Списание товаров». Его же используют для недостач. Другие варианты подходят хуже.

Документ «Инвентаризация товаров» лежит рядом, в том же разделе Склад → Инвентаризация. Если порчу обнаружили при пересчете, начните с нее, а списание создайте на ее основании. Тогда 1С сама подставит позиции и количество, а документы окажутся связаны.

Как оформить списание товара, пришедшего в негодность, по шагам

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите дату — день, когда комиссия подписала акт, а не день, когда вы дошли до 1С.
4. Выберите склад, на котором лежал испорченный товар.

Если документ создаете из инвентаризации, откройте ее и воспользуйтесь кнопкой Создать на основании. Склад и позиции заполнятся автоматически.

Шаг 2. Заполните табличную часть

На вкладке Товары добавьте каждую испорченную позицию:

• Номенклатура — карточка товара ;
• Количество — сколько единиц признано негодными;
• Счет учета — обычно 41.01, для товаров в рознице может быть 41.02 или 41.11.

Сумму вручную вводить не нужно. Себестоимость 1С рассчитает при проведении по способу оценки запасов из учетной политики: по средней или ФИФО.

Шаг 3. Укажите причину

Отдельного обязательного поля «причина порчи» в табличной части нет. Причину и реквизиты акта запишите в Комментарий документа, например: «Акт № 14 от 03.10, истек срок годности, комиссия по приказу № 7».

Комментарий кажется мелочью, но через год именно он объяснит, почему с 94 сумма ушла на прочие расходы, а не на сотрудника.

Шаг 4. Проведите и проверьте движения

Нажмите Провести, затем кнопку Дт/Кт в шапке документа. Должна быть проводка Дт 94 Кт 41.01 на себестоимость испорченного товара.

Если вместо 94 стоит другой счет, проверьте настройки счетов учета номенклатуры и сам документ — проведите его повторно после исправления.

Проводки при списании порчи: счет 94 и куда его закрывать

Документ «Списание товаров» делает только первый шаг. Счет 94 после него остается с дебетовым сальдо, и его нужно закрыть в зависимости от причины порчи.

Закрывают 94 документом Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную. Создайте Операцию, добавьте строку проводки и выберите субконто:

• для 91.02 — статью прочих расходов с видом «Недостачи и потери от порчи ценностей» или аналогичным;
• для 73.02 — физлицо, с которого удерживают ущерб;
• для 44.01 — статью затрат по естественной убыли.

Пример с цифрами

На складе испортились 50 пачек товара по себестоимости 1 200 ₽ за штуку. Нормы убыли для этой группы не установлены, виновных нет.

Списание товаров:
Дт 94   Кт 41.01   60 000 ₽   (50 × 1 200)

Операция вручную:
Дт 91.02 Кт 94     60 000 ₽   порча сверх норм, виновных нет

Если бы виноват был кладовщик и взыскивали с него по рыночной цене 1 500 ₽ за штуку, проводки выглядели бы так:

Дт 73.02 Кт 94      60 000 ₽   балансовая стоимость
Дт 73.02 Кт 98.04   15 000 ₽   разница: 50 × (1 500 − 1 200)
Дт 70    Кт 73.02   75 000 ₽   удержание из зарплаты (в пределах лимитов ТК РФ)
Дт 98.04 Кт 91.01   15 000 ₽   по мере погашения долга

НДС при списании испорченного товара

Главный вопрос бухгалтера: нужно ли восстанавливать входящий НДС, который приняли к вычету при покупке.

Пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит перечень случаев, когда НДС восстанавливают. Порчи, боя и истечения срока годности в нем прямо нет. Поэтому распространенная позиция — при документально подтвержденной порче восстанавливать НДС не требуется. Позиция Минфина по этому вопросу менялась, поэтому решение закрепите в учетной политике и держите акты наготове.

Что учесть в 1С:

• 🧮 Ничего не восстанавливаете — дополнительных документов не нужно, «Списание товаров» НДС не трогает.
• 🔁 Решили восстановить из осторожности — оформите восстановление через регламентные операции НДС в разделе Операции → Закрытие периода, и сумма уйдет в книгу продаж .
• ⏳ НДС по товару еще не приняли к вычету — после списания вычет по нему обычно не заявляют, он остается на 19 и списывается вместе с порчей на прочие расходы.

Налог на прибыль

Для расходов по налогу на прибыль нужны документы, подтверждающие порчу: акт комиссии, причина, при утилизации — договор и акт с подрядчиком. Потери в пределах норм естественной убыли относят к материальным расходам. Порча сверх норм без виновных — к прочим расходам при наличии подтверждающих документов.

В 1С это видно по субконто статьи прочих расходов: у статьи должен стоять признак принятия к налоговому учету. Если стоит «не принимается», сумма уйдет в постоянные разницы.

Печатные формы и первичка по порче

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: по статье 9 закона № 402-ФЗ организация может использовать свои формы, если в них есть обязательные реквизиты. Многие продолжают работать с привычными бланками.

Из документа «Списание товаров» по кнопке Печать выводится Акт о списании товаров (ТОРГ-16). Это основной бланк для порчи в торговле.

В акте обязательно должны быть: состав комиссии, перечень товаров с количеством и стоимостью, причина порчи, решение о дальнейшей судьбе товара — утилизация, уничтожение, передача на переработку.

Если от товара остались годные материалы

Иногда из испорченной партии можно что-то спасти: упаковку, тару, детали. Их приходуют документом Склад → Инвентаризация → Оприходование товаров по рыночной стоимости. В бухучете это прочий доход: Дт 10 или Дт 41 Кт 91.01.

Как проверить остатки после списания порчи

После проведения убедитесь, что товар действительно ушел со склада, а 94 закрыт.

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 94 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). На конец месяца сальдо должно быть нулевым. Остаток значит, что вы провели списание, но забыли операцию закрытия.
2. ОСВ по счету 41 с отбором по складу и номенклатуре. Количество испорченной позиции уменьшилось ровно на списанное.
3. Анализ счета 91 — сумма порчи на правильной статье прочих расходов.
4. Остатки по складу через Склад → Отчеты → Остатки товаров или аналогичный складской отчет — для сверки с фактом.

Когда списание проводят задним числом

Если акт подписан в прошлом закрытом месяце, а в 1С документ вносите сейчас, после проведения перезапустите Закрытие месяца за этот период. Иначе себестоимость, финансовый результат и налог на прибыль останутся посчитанными без порчи.

Если период уже отчитан в налоговой — правка задним числом может потребовать уточненной декларации. Согласуйте это с главным бухгалтером до проведения.

Частые вопросы