Как списать товар в УТ 11: недостача, порча, собственные нужды

В 1С:Управление торговлей 11 нет единой кнопки «Списать товар» — документ зависит от причины. Недостачу по итогам инвентаризации проводят документом «Списание недостач товаров», а списание на собственные нужды, рекламу, представительские расходы или порчу — документом «Внутреннее потребление товаров» с операцией «Списание на расходы». Оба создаются в разделе Склад и доставка.

Разница не косметическая: от выбранного документа и статьи расходов зависит, на какой счёт уйдёт себестоимость товара, попадёт ли списание в валовую прибыль и как оно отразится в регламентированном учёте. Ниже — когда какой документ брать, как заполнить статью расходов, что получится в проводках и что делать, если виноват конкретный сотрудник.

Какой документ списания выбрать и чем они отличаются

Причина списания определяет документ. Чаще всего встречаются четыре ситуации.

• 📦 Недостача по инвентаризации — пересчитали склад, по факту товара меньше, чем в базе. Документ «Списание недостач товаров».
• 🧴 Порча, бой, брак, истёк срок годности — товар физически есть, но продать его нельзя. Документ «Списание недостач товаров» или «Внутреннее потребление товаров» в зависимости от того, как настроен учётный процесс.
• 🏢 Собственные нужды — товар ушёл в офис, на рекламу, на образцы, в производство. Документ «Внутреннее потребление товаров», операция «Списание на расходы».
• ✂️ Естественная убыль — усушка, утряска в пределах норм. Оформляется как недостача со статьёй расходов, учитывающей норму.

Ключевое правило: количество на складе на дату списания должно покрывать списываемый товар. В минус УТ 11 по умолчанию не спишет — сначала нужно оприходовать или дождаться поступления.

Списание недостач по итогам инвентаризации

Это основной сценарий. Сначала фиксируем фактические остатки, потом оформляем расхождение.

1. В разделе Склад и доставка найдите группу документов по излишкам и недостачам и создайте «Пересчёт товаров». В шапке укажите склад и статус.
2. Заполните табличную часть фактическими количествами — вручную, загрузкой из ТСД или по кнопке заполнения остатками с последующей правкой факта.
3. Проведите пересчёт. Программа покажет отклонения: где факт меньше учётного — это недостача, где больше — излишек.
4. По кнопке создания на основании сформируйте «Списание недостач товаров». Документ подтянет только недостающие позиции с их себестоимостью.
5. Проверьте склад, организацию и статью расходов (о ней — ниже), проведите документ.

Если склад работает по ордерной схеме, перед списанием недостачи понадобится расходный ордер — порядок зависит от настройки склада в его карточке.

Документ недостачи можно завести и вручную, без пересчёта, — например, когда порчу выявили не в ходе инвентаризации, а по акту. Тогда позиции и количество добавляете сами, но основание (акт, служебная записка) всё равно должно быть на руках.

Списание товара на собственные нужды

Когда товар не пропал, а осознанно израсходован внутри компании (канцелярия со склада в офис, образцы клиентам, материалы в собственное производство), недостачу оформлять некорректно — это внутреннее потребление.

1. В разделе Склад и доставка откройте журнал внутренних документов по товарам и создайте «Внутреннее потребление товаров».
2. Выберите операцию «Списание на расходы» (вторая типовая операция этого документа — «Передача в эксплуатацию», она для малоценного оборудования, а не для списания в затраты).
3. Укажите склад, с которого уходит товар, и подразделение-получателя расхода.
4. В строках выберите товары и количество; себестоимость подставится по данным учёта.
5. На отдельной вкладке или в колонке укажите статью расходов и аналитику к ней.
6. Проведите документ.

Разница с недостачей — в смысле операции: недостача всегда внеплановая и попадает в прочие расходы, а внутреннее потребление может распределяться на направление деятельности, себестоимость или производственные затраты в зависимости от статьи.

Не путайте «Списание на расходы» с операцией «Передача в эксплуатацию». Первая списывает товар в затраты окончательно. Вторая переводит малоценный инвентарь (спецодежду, оснастку, инструмент) в эксплуатацию с забалансовым учётом, чтобы контролировать его у сотрудников. Для обычного списания нужна именно первая операция.

Статьи расходов и причины списания

Статья расходов — главный реквизит любого списания в УТ 11. Именно она задаёт, куда уйдут деньги. Статьи хранятся в одноимённом справочнике, и для списаний обычно настраивают отдельные.

У статьи расходов есть вариант распределения — от него зависит проводка и попадание суммы в отчёты:

Для недостач заведите статью с распределением «на финансовый результат» и говорящим названием — например, «Недостачи и потери от порчи ценностей». Для внутреннего потребления на офис подойдёт статья с распределением на направление деятельности.

Под каждую типовую причину удобно завести свою статью: «Недостачи сверх норм», «Естественная убыль в пределах норм», «Порча и брак», «Товары на рекламу». Тогда списания не смешиваются в одну кучу, и в отчёте по расходам сразу видно, сколько и на что ушло за период. Настраивается это один раз, а дальше кладовщик просто выбирает готовую статью из списка.

Проводки и НДС при списании товара

Проводки в УТ 11 появляются, только если в базе включён и настроен регламентированный учёт (НСИ и администрирование → настройки финансового результата и регламентированного учёта). Во многих компаниях УТ ведёт только управленческий учёт, а проводки формирует 1С:Бухгалтерия после синхронизации — тогда в самой УТ движений по счетам не будет, и это нормально.

Если регучёт включён, типовые проводки такие.

Счёт по дебету в последней проводке зависит от статьи расходов и подразделения: офисные нужды — чаще 44, производство — 20/25, материалы на хознужды — через 10.

Про НДС. Закрытый перечень случаев восстановления налога — в ст. 170 НК РФ, и списания испорченного или недостающего товара там прямо нет. Суды в основном встают на сторону налогоплательщика, Минфин в ряде писем настаивает на восстановлении. Решение остаётся за организацией и её учётной политикой.

• Если решили восстанавливать — восстановление оформляется отдельной операцией в регламентированном учёте (в УТ при включённом регучёте или в Бухгалтерии после синхронизации), проводкой Дт 91.02 Кт 68.02.
• Если товар изначально покупался без НДС или налог к вычету не принимался — восстанавливать нечего.

Сам документ списания НДС не трогает — это отдельное решение и отдельная операция.

Недостача по вине сотрудника: как зафиксировать в УТ

УТ 11 — это торговая конфигурация без модуля зарплаты, поэтому удержать сумму из зарплаты прямо в УТ нельзя. В УТ вы фиксируете факт недостачи и сумму ущерба, а само удержание проводят в зарплатной программе (1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия).

Порядок такой:

1. Проведите «Списание недостач товаров» — себестоимость уйдёт на счёт 94.
2. Отнесите сумму ущерба на материально ответственное лицо: в регламентированном учёте это проводка Дт 73.02 Кт 94 (расчёты по возмещению ущерба). В УТ её формируют через соответствующую операцию регучёта или через взаиморасчёты с сотрудником; при ведении регучёта в Бухгалтерии — там же.
3. Фактическое удержание из зарплаты оформляет зарплатная программа документом удержания.

Что важно помнить по закону (ТК РФ):

• Взыскать можно только прямой действительный ущерб — фактическую стоимость недостачи, без упущенной выгоды (ст. 238).
• Без договора о полной материальной ответственности предел взыскания — средний месячный заработок работника (ст. 241).
• Удержание из одной выплаты не может превышать 20% зарплаты «на руки» (ст. 138).
• Сумму сверх среднего заработка либо работник возмещает добровольно, либо взыскивают через суд (ст. 248).

Распоряжение о взыскании суммы в пределах среднего заработка нужно издать не позднее месяца со дня, когда окончательно определили размер ущерба (ст. 248 ТК РФ). Пропустили срок или работник не согласен — взыскание только через суд. В УТ эта хронология не отслеживается, её ведут кадры и бухгалтерия, но завязана она на дату проведённого документа недостачи.

Как проверить списания отчётами

После проведения документов стоит свериться, что товар ушёл со склада и расход попал куда нужно.

• «Ведомость по товарам на складах» — покажет, что списанного количества на складе больше нет и остаток закрылся.
• Отчёты по движениям товаров — выводят документы-основания, по которым прошло выбытие за период.
• Управленческие отчёты по расходам (по статьям расходов) — проверяют, что сумма легла на нужную статью и подразделение.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41, 94, 91 — только если включён регламентированный учёт; покажет, что себестоимость списана и счёт 94 закрыт.

Если после списания недостачи счёт 94 остался с остатком — значит, сумма не отнесена ни на расходы, ни на виновное лицо. Это самая частая недоработка: документ выявления провели, а операцию отнесения забыли. Отчёты удобно смотреть за закрытый месяц: тогда себестоимость уже рассчитана и суммы окончательные, а не предварительные.

Частые вопросы