Как списать товар со склада в программе 1С 8.3

Товар разбился при перевозке, испортился на складе или не нашёлся при инвентаризации — его нужно убрать из учёта. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого служит документ «Списание товаров» в разделе Склад → Списание товаров: он снимает позиции с кредита счёта 41 и переносит их стоимость в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дальше остаток на 94-м счёте закрывают на расходы — в пределах норм естественной убыли, за счёт виновного лица или в прочие расходы. От причины списания товара зависят и проводки, и судьба входного НДС. Разберём порядок действий в 1С 8.3 по шагам, с проводками и отчётами для проверки.

Чем и в каких случаях списывают товар

Прежде чем списать товар, определитесь с причиной — она задаёт и документ, и корреспонденцию счетов.

• 📉 Недостача по итогам инвентаризации — фактический остаток меньше учётного. Сначала проводят документ Склад → Инвентаризация товаров, и уже из него по гиперссылке создают «Списание товаров» на выявленную недостачу.
• 💥 Порча, бой, брак — товар физически негоден к продаже. Оформляют актом о порче и документом «Списание товаров».
• ⌛ Истёк срок годности — продукты, косметика, медикаменты. Такой товар из оборота изымают и списывают.
• 🧰 Использование на собственные нужды — товар пошёл в хозяйственную деятельность или в производство (об этом — отдельный раздел ниже).

Для первых трёх случаев документ один — «Списание товаров». Для недостач его удобнее создавать на основании инвентаризации: программа сама подставит количество и стоимость расхождений.

Какие бумаги готовят вне программы и прикладывают к списанию:

• Акт о порче, бое, ломе (например, по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16, если организация их применяет) — для испорченного товара.
• Инвентаризационная опись и сличительная ведомость — для недостач.
• Приказ руководителя на списание и решение о том, за чей счёт относятся потери.

Недостачу нельзя списать «задним числом» без инвентаризации: по закону основанием для списания служит инвентаризационная опись и сличительная ведомость. Если провести «Списание товаров» без инвентаризации, расход не признают в налоговом учёте — это одна из самых частых претензий на проверке.

Как заполнить документ «Списание товаров»

Создайте документ командой Склад → Списание товаров → Создать. Заполнение занимает несколько минут.

1. Шапка. Укажите дату и организацию. Поле Склад — тот склад, с которого уходит товар. Если в учётной политике включён складской учёт по нескольким местам хранения, склад обязателен; при учёте «без складов» поле можно не трогать.
2. Табличная часть «Товары». Добавьте строки кнопкой Добавить или Подбор. Через подбор удобнее: открывается список номенклатуры с остатками, можно выбрать позиции и сразу задать количество.
3. Количество. Проставьте фактическое списываемое количество по каждой позиции. Цену и сумму вручную вводить не нужно — программа рассчитает себестоимость при проведении (см. следующий раздел).
4. Счёт учёта. В колонке Счёт учёта по умолчанию стоит 41.01 (товары на складах). Менять его не нужно, если товар действительно учитывается как товар.
5. Проведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

Если списываете по результатам инвентаризации, не создавайте документ с нуля: откройте проведённую Инвентаризацию товаров и нажмите Создать на основании → Списание товаров. Строки с недостачей перенесутся автоматически, и расхождения в двух документах точно совпадут.

Что делать, если при проведении программа ругается на нехватку остатка. Значит, в учёте на складе числится меньше товара, чем вы пытаетесь списать, — либо не проведено поступление, либо позиция уже частично списана. Проверьте остаток по счёту 41 на дату документа и сначала отразите недостающие поступления. Списывать «в минус» нельзя: отрицательный остаток исказит себестоимость и закрытие месяца .

По какой стоимости спишется товар

Сумму списания программа берёт не из головы, а по методу оценки запасов, заданному в учётной политике: Главное → Учётная политика → Способ оценки МПЗ. Доступны два варианта.

• По средней — себестоимость усредняется по всем партиям на складе. Самый распространённый и простой способ: 1С делит общую стоимость остатка на количество.
• По ФИФО — списывается стоимость самых ранних поступлений («первым пришёл — первым ушёл»). Требует партионного учёта; программа отслеживает партии автоматически.

ЛИФО в российском учёте не применяется с 2008 года, в настройках его нет.

Разница между методами — на простом примере. Пусть на складе 100 шт товара на 50 000 ₽ (средняя — 500 ₽/шт), затем пришла партия 50 шт на 30 000 ₽ (600 ₽/шт). Итого 150 шт на 80 000 ₽. Списываем 10 шт:

• По средней: 80 000 ₽ ÷ 150 шт = 533,33 ₽/шт, за 10 шт — 5 333,33 ₽.
• По ФИФО: спишется стоимость самой ранней партии — 500 ₽/шт, за 10 шт — 5 000 ₽.

Числа небольшие, но на крупных остатках и при росте закупочных цен расхождение становится заметным и влияет на себестоимость и налог на прибыль.

Важная особенность 1С: в течение месяца при способе «по средней» стоимость списания считается по скользящей средней — на момент проведения документа, с учётом уже оприходованных партий. Окончательная себестоимость формируется только при выполнении регламентной операции Закрытие месяца → Корректировка стоимости номенклатуры. Поэтому сумма проводки «Списания товаров», сделанного в середине месяца, после закрытия периода может измениться — это нормально и не требует исправлений вручную.

Проводки и что происходит с входным НДС

При проведении «Списание товаров» формирует одну базовую проводку:

Само «Списание товаров» делает только первую проводку — на счёт 94. Закрытие 94-го счёта программа автоматически не выполняет: его оформляют отдельно операцией Операции → Операции, введённые вручную либо, для естественной убыли в рамках закрытия месяца, бухгалтерской справкой.

Естественная убыль. Это потери от усушки, утруски, боя при обычном хранении и перевозке. Нормы утверждены для конкретных групп товаров отраслевыми приказами; в учёте можно признать убыль только в пределах этих норм. Если по вашей группе товаров норма не установлена, всю недостачу придётся относить либо на виновных, либо в прочие расходы без уменьшения налога.

Налог на прибыль. Потери в пределах норм естественной убыли уменьшают базу. Сверхнормативные недостачи списывают в расходы, только если нет виновных и это подтверждено документом уполномоченного органа (например, постановлением о приостановлении дела при краже). Порчу и бой признают расходом при наличии актов и приказа руководителя. Если же недостачу отнесли на материально ответственное лицо, в расходах она не учитывается — её компенсирует виновный.

Входной НДС — самый спорный момент. Когда товар списывается не из-за продажи, а из-за порчи или недостачи, встаёт вопрос: нужно ли восстановить ранее принятый к вычету НДС?

На практике осторожный путь — восстановить НДС (Дт 91.02 Кт 68.02) и спокойно пройти проверку. Готовы спорить — не восстанавливайте, но будьте готовы отстаивать позицию, опираясь на судебную практику. Решение закрепите в учётной политике или отдельном распоряжении.

Передача товара в производство и на собственные нужды

Если товар не теряется, а используется самой организацией — в производстве, в ремонте, на представительские или хозяйственные цели, — документ «Списание товаров» не подходит. Здесь работает «Требование-накладная» из раздела Производство → Требование-накладная (или Склад → Требование-накладная).

Порядок такой:

1. Создайте «Требование-накладную», укажите склад-источник.
2. На закладке Материалы подберите позиции. В колонке Счёт учёта поставьте 41.01, если ценность числится как товар (по умолчанию документ рассчитан на материалы со счёта 10).
3. На закладке Счёт затрат укажите, куда отнести стоимость: счёт 20 — в основное производство, 25 или 26 — на общепроизводственные и общехозяйственные расходы, 44 — на расходы на продажу, 91.02 — в прочие.

Проводка получится вида Дт 20 (26, 44) Кт 41.01 — стоимость товара сразу уходит в затраты, минуя счёт 94. Никакой недостачи здесь нет: это обоснованное использование запасов, подтверждённое требованием-накладной и приказом.

Входной НДС в этом случае восстанавливать не нужно: товар используется в деятельности организации, а если эта деятельность облагается НДС — право на вычет сохраняется в полном объёме. Важно только, чтобы расход был экономически обоснован и подтверждён первичкой.

Как проверить списание и закрыть счёт 94

После проведения документов сверьте результат отчётами — это снимает большинство вопросов.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) покажет, что остаток товара на складе уменьшился ровно на списанное количество.
• ОСВ по счёту 94 — главный индикатор. Если на конец месяца на 94-м висит сальдо, значит, потери не отнесены на расходы или на виновных. Счёт 94 не должен иметь остатка на конец периода.
• Карточка счёта 94 раскроет, по каким документам прошли движения и сколько ещё предстоит закрыть.

Чтобы закрыть сальдо 94-го счёта, введите проводку вручную (Операции → Операции, введённые вручную) по нужной корреспонденции из таблицы выше. Для естественной убыли сумму рассчитывают по утверждённым нормам и оформляют бухгалтерской справкой.

Если после закрытия месяца цифры в проводках списания изменились, не правьте документы руками. Достаточно перепровести их в хронологическом порядке за месяц (Операции → Групповое перепроведение документов) и заново выполнить закрытие месяца — себестоимость и сальдо 94-го счёта пересчитаются корректно.

Частые вопросы