Списание товара в 1С: документы, серии и учёт потерь

Товар списывают документом, который формирует проводку по себестоимости в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В Бухгалтерии предприятия 3.0 это документ «Списание товаров» (Склад → Инвентаризация → Списание товаров), в Управлении торговлей 11 — «Списание недостач товаров» (Склад и доставка → Излишки, недостачи и порчи товаров). Куда дальше уйдёт сумма с 94 счёта, зависит от причины: нормы естественной убыли, виновное лицо или прочие расходы.

Разберём обе конфигурации пошагово, учёт серий и сроков годности, проводки в бухгалтерском и налоговом учёте, вопрос с НДС и типичные ошибки, из-за которых себестоимость зависает на 94 счёте.

По каким причинам товар выбывает со склада

Списание — это выбытие товара без реализации покупателю. Основные причины:

• 📉 Недостача по итогам инвентаризации — фактический остаток меньше учётного.
• 🧯 Порча, бой, брак — товар потерял потребительские свойства.
• ⏳ Истёк срок годности — продажа запрещена.
• 🏢 Собственные нужды — товар ушёл в офис, на производство или в рекламу.
• 📦 Потери в пределах норм естественной убыли — усушка, утруска, бой при хранении.

Юридически это разные операции. Недостача и порча проходят через счёт 94 и дальше распределяются по причинам. Передача на собственные нужды — это не потеря, а внутреннее перемещение в затраты, поэтому списывается сразу на счёт расходов (26, 44, 20), минуя 94-й.

Подготовка: инвентаризация и документ-основание

Списание недостачи почти всегда опирается на инвентаризацию — без неё нет основания фиксировать расхождение.

В БП 3.0 сначала оформите документ «Инвентаризация товаров» (Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров). Заполните фактические остатки, программа посчитает отклонения. На основании этого документа по кнопке Создать на основании получаются сразу два документа — «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров » (на излишки).

В УТ 11 роль инвентаризационной описи играет документ «Пересчёт товаров» (Склад и доставка → Излишки, недостачи и порчи товаров → Пересчёты товаров). После проведения пересчёта на его основании создаётся «Списание недостач товаров».

Документальная сторона важнее, чем кажется: именно первичка, а не проводка в программе, подтверждает расход перед налоговой. Какими документами закрывают каждый случай:

• Недостача по инвентаризации — инвентаризационная опись и сличительная ведомость (унифицированные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 или собственные формы из учётной политики).
• Порча, бой, брак — акт о порче товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15).
• Списание испорченного товара, который нельзя продать — акт о списании (ТОРГ-16).

Формы с 2013 года необязательны к применению в типовом виде — организация вправе утвердить свои бланки, сохранив обязательные реквизиты первичного документа. Главное, чтобы акт фиксировал причину, количество, себестоимость и подписи комиссии.

Перед проведением проверьте, что по позиции есть остаток на складе и указан нужный склад. Если товар числится на другом складе или на нём ноль, себестоимость в проводку не попадёт.

Списание товаров в Бухгалтерии предприятия 3.0

Порядок действий в БП 3.0:

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров и нажмите Создать (или создайте на основании инвентаризации).
2. Укажите Склад, с которого выбывает товар, и дату.
3. В табличной части подберите номенклатуру и количество. При создании на основании инвентаризации строки заполнятся автоматически только теми позициями, где обнаружена недостача.
4. На закладке Счёт затрат по умолчанию стоит счёт 94. Для обычной недостачи/порчи его и оставляют.
5. Проведите документ кнопкой Провести.

Документ сформирует проводку Дт 94 Кт 41.01 на себестоимость. Себестоимость программа возьмёт по той оценке, что настроена в учётной политике (ФИФО или по средней) — вручную сумму вбивать не нужно.

Дальше сумму с 94 счёта надо куда-то отнести. Это делают отдельной операцией:

• В пределах норм естественной убыли — документом «Операция» (или типовой обработкой закрытия месяца) проводкой Дт 44.01 Кт 94.
• Сверх норм, виновник установлен — Дт 73.02 Кт 94, затем удержание с сотрудника.
• Сверх норм, виновника нет — Дт 91.02 Кт 94, но только при документальном подтверждении отсутствия виновных.

Для передачи товара на собственные нужды в БП используют «Требование-накладную» (Склад → Склад → Требования-накладные): она списывает товар сразу в затраты, без счёта 94.

Списание недостач товаров в Управлении торговлей 11

В УТ 11 логика похожа, но названия документов другие.

1. Проведите «Пересчёт товаров» и укажите в нём фактические количества.
2. На основании пересчёта создайте «Списание недостач товаров» (Склад и доставка → Излишки, недостачи и порчи товаров).
3. Выберите Статью расходов — она определяет, как списание отразится в управленческом и регламентированном учёте.
4. Проверьте склад и количество, проведите документ.

Для товара, уходящего на собственные нужды (канцелярия, образцы, рекламные раздачи), в УТ 11 предусмотрен отдельный документ — «Внутреннее потребление товаров» с видом операции «Списание на расходы» (Склад и доставка → Внутренние документы (склад)). Он относит товар на выбранную статью расходов.

Учёт серий и сроков годности при списании

Если по номенклатуре ведётся учёт по сериям, при списании серию нужно указать — иначе программа не поймёт, какую именно партию убрать с остатков.

• В БП 3.0 учёт по сериям включается в карточке номенклатуры (или её виде): проверьте, что установлен признак ведения серий. В документе списания появится колонка Серия, и остаток контролируется в разрезе серий.
• В УТ 11 политика учёта серий задаётся для вида номенклатуры. Серия хранит в том числе срок годности, поэтому списание просрочки удобно делать именно по серии с истёкшей датой.

Чтобы найти, что пора списывать по срокам годности, в УТ 11 используйте отчёты по остаткам с отбором по серии и дате. Товар с истёкшим сроком годности к продаже запрещён — его списывают как порчу: себестоимость в Дт 94, далее сверх норм убыли в прочие расходы.

Проводки и признание в бухгалтерском и налоговом учёте

Собрали типовые проводки по списанию товара в одном месте.

Теперь про налог на прибыль:

Нормы естественной убыли утверждаются отраслевыми приказами профильных ведомств. Если для вашей группы товаров норма не установлена, всю сумму недостачи налоговая расценит как сверхнормативную — её можно списать в расходы только при документальном подтверждении отсутствия виновных.

В бухгалтерском учёте запасы оцениваются по ФСБУ 5/2019. Если товар обесценился, но ещё не выбыл, под него создают резерв под обесценение, а не списывают напрямую.

НДС при списании товара

Главный вопрос практики: нужно ли восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету, при списании недостачи или порчи.

Перечень случаев восстановления НДС закрытый — он в п. 3 ст. 170 НК РФ. Выбытия товара по причине недостачи, порчи или истечения срока годности в этом перечне нет. Поэтому по общему правилу восстанавливать НДС не требуется, и суды эту позицию поддерживают.

В 1С документ списания сам проводок по восстановлению НДС не делает. Если вы по решению организации всё же восстанавливаете налог (например, чтобы избежать спора), это оформляется отдельной операцией и отражается в книге продаж вручную.

Частые ошибки при списании

• 🔴 Себестоимость зависла на 94 счёте. Проводка Дт 94 Кт 41 сделана, а дальше сумму не распределили. Счёт 94 должен закрываться: на 44, 73, 91 — в зависимости от причины.
• 🔴 Списание без инвентаризации. Недостачу фиксируют на основании описи. Документ без основания налоговая может не принять как подтверждение расхода.
• 🔴 Не указана серия. По номенклатуре с серийным учётом списание без серии либо не проведётся, либо спишет не ту партию и исказит остатки.
• 🔴 Собственные нужды проводят через счёт 94. Передача в офис или на производство — это не недостача. Её сразу относят на затраты, 94 счёт не используют.
• 🔴 Весь ноль себестоимости. В УТ 11 проводки по себестоимости появляются после закрытия месяца. Не пытайтесь «дозаполнить» сумму вручную до расчёта себестоимости.
• 🔴 Сверхнормативную недостачу списали в расходы без подтверждения. Без документа уполномоченного органа об отсутствии виновных такие потери в налоговом учёте не признаются.

Частые вопросы