Списание недостач, брака и товаров на нужды фирмы в 1С:Бухгалтерии 3.0

Товары в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) списывают документом «Списание товаров»: Склад → Инвентаризация → Списание товаров. В документе указывают склад, позиции с количеством и счёт затрат, а программа сама кредитует 41 счёт по средней или ФИФО — как задано в учётной политике. Если списание идёт по итогам пересчёта, документ создают на основании «Инвентаризации товаров», и строки заполняются сами.

Пошаговая инструкция одна, а счёт затрат зависит от причины: недостача идёт через 94 счёт, порча без виновных — на 91.02, товар для офиса — на 26 или 44. Ошибиться со счётом проще, чем с самим документом, поэтому выбирайте его до проведения.

Какой документ выбрать для списания в 1С 8.3

Ошибка с документом — главная причина неверных проводок. «Списание товаров» работает только с остатками на счетах учёта товаров (41.01, 41.02 и т. п.). Для других ценностей в БП 3.0 есть свои документы.

В 1С:Управлении торговлей 11 логика другая: там нет одного универсального документа. Недостачи оформляют документом «Списание недостач товаров» после «Пересчёта товаров», а расход на нужды фирмы — «Внутренним потреблением товаров». Оба документа находятся в разделе Склад и доставка. Дальше речь идёт о БП 3.0.

Пошаговое оформление списания товара в 1С 8.3

Этот порядок подходит, когда инвентаризация не нужна: товар разбился при разгрузке, испортился, его забрали на представительские мероприятия или в офис.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Списание товаров.
2. Нажмите Создать.
3. Проверьте Организацию (если их в базе несколько) и дату. Дата важна: себестоимость списания считается по остаткам на этот момент.
4. Выберите Склад, с которого уходит товар.

Шаг 2. Заполните табличную часть

На вкладке Товары добавьте позиции кнопкой Добавить или Подбор. Для каждой строки укажите количество. Счёт учёта подставится из карточки номенклатуры или из настройки счетов учёта, обычно это 41.01.

Сумму списания вводить не нужно. Её программа рассчитает при проведении по средней или ФИФО.

Шаг 3. Укажите счёт затрат

Счёт затрат и его аналитику задают в документе на отдельной вкладке (в актуальных релизах она называется «Счет затрат»). Варианты разобраны в разделе про статьи затрат ниже.

Шаг 4. Проведите и проверьте проводки

Нажмите Провести. Затем кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» на панели) откройте движения. На вкладке «Бухгалтерский и налоговый учёт» должна быть проводка с кредитом 41 счёта.

Шаг 5. Распечатайте акт

Документ без подписанного акта — слабое место при проверке. Печать разобрана в отдельном разделе ниже.

Списание товаров по итогам инвентаризации

Это самый частый сценарий для недостач. Последовательность в БП 3.0 такая.

Инвентаризация товаров

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. Укажите склад и дату. Дату ставьте на момент пересчёта.
3. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Колонка «Количество учет.» заполнится данными программы.
4. В колонку «Количество факт.» внесите результат пересчёта. Программа покажет отклонение по каждой строке.
5. На вкладке с комиссией внесите её состав, если печатаете опись и ведомость из 1С.
6. Запишите документ. Проводок «Инвентаризация» не формирует — это только фиксация результатов.

Списание недостачи на основании инвентаризации

1. В открытом документе инвентаризации нажмите Создать на основании → Списание товаров.
2. Склад, позиции и количество недостачи перенесутся автоматически. В документе будет ссылка на инвентаризацию.
3. Счёт затрат по умолчанию — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Оставьте его, если виновник и причина ещё выясняются.
4. Проведите документ.

Излишки из того же пересчёта оформляют там же: Создать на основании → Оприходование товаров. Обычно их относят на прочие доходы (Дт 41.01 Кт 91.01).

Что делать с суммой на 94 счёте

Сам документ «Списание товаров» доводит недостачу только до 94 счёта. Дальнейшее закрытие зависит от решения руководителя и комиссии. В БП 3.0 его чаще всего оформляют ручной операцией (Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную) или документами по расчётам с работником.

Статьи затрат и аналитика при списании

Правильный счёт — половина дела. Вторая половина — аналитика, от неё зависит налоговый учёт и отчёт о финансовых результатах.

Списание на 91.02

Если выбран счёт 91.02, программа попросит элемент справочника «Прочие доходы и расходы». Создайте отдельную статью под каждый тип списания, например «Списание испорченных товаров» и «Недостачи без виновных лиц».

В карточке статьи важны два поля:

• 🏷️ Вид статьи — выберите вариант, который подходит по смыслу (для недостач и порчи есть отдельные виды в списке);
• ✅ Принимается к налоговому учёту — флажок. Снимите его, если документов для признания расхода нет. Тогда в налоговом учёте сумма уйдёт в постоянную разницу, и база по налогу на прибыль не уменьшится.

Списание на 20, 26, 44

Для этих счетов задают подразделение (если ведётся учёт по подразделениям) и статью затрат из одноимённого справочника. В карточке статьи затрат есть поле «Вид расхода (НУ)»: от него зависит, в какой строке декларации по налогу на прибыль окажется сумма.

НДС при списании

При списании товара без продажи НДС по нему может потребоваться восстановить — по этому вопросу позиции Минфина и судов расходятся. В БП 3.0 «Списание товаров» сам НДС не восстанавливает. Если вы решили восстанавливать налог, оформите отдельный документ «Восстановление НДС», ссылаясь на ту же партию товара. Решение принимайте вместе с главным бухгалтером, лучше закрепить его в учётной политике.

Печать акта о списании и других первичных документов

Без подписанной первички списание в налоговом учёте не устоит. Формы ТОРГ с 2013 года не обязательны: организация может утвердить свой бланк с реквизитами из ст. 9 закона № 402-ФЗ. Но в 1С проще всего печатать уже готовые формы.

Что печатается из документов

• 📄 Списание товаров → кнопка Печать → Акт о списании товаров (ТОРГ-16). Подходит для порчи, утраты, использования на нужды фирмы.
• 📄 Инвентаризация товаров → Печать → инвентаризационная опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19 (если есть расхождения).

Как подготовить акт к подписи

1. Перед печатью откройте документ и проверьте заполнение комиссии и ответственного лица (если в форме печати есть эти поля — их подтягивают из документа и справочника «Ответственные лица»).
2. В акте должны быть: причина списания, количество, сумма, подписи членов комиссии и утверждение руководителя.
3. Причину пишите конкретно: «повреждение упаковки при разгрузке 14 позиций», а не «порча».
4. К акту прикладывают подтверждения: акт утилизации от подрядчика, объяснительную работника, заключение эксперта.

Проверка остатков и отчёты после списания

После проведения убедитесь, что товар реально ушёл с остатков и не «повис» в минусе.

Отчёты для сверки

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.01 (Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Включите детализацию по складам и номенклатуре. Кредитовый оборот за день списания должен равняться сумме документа.
• 📊 Ведомость по товарам на складах (Склад → Отчеты). Показывает количество по складу — удобно сверять со складским учётом.
• 📊 ОСВ по счетам 94 и 91.02. На 94 счёте после разноски недостач на конец месяца не должно быть «зависших» сумм без объяснения.
• 📊 Анализ субконто по статьям «Прочие доходы и расходы» — показывает, сколько списано по каждой причине.

Отрицательные остатки

Если на 41.01 по позиции вышел минус, документ провели раньше прихода или списали больше, чем было. Проверьте последовательность документов: проведите приход раньше по времени или сдвиньте дату списания. После правок задним числом в БП 3.0 стоит повторно выполнить Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца, чтобы пересчиталась себестоимость.

Проверка в налоговом учёте

В той же ОСВ включите показатели НУ, ПР и ВР. Если вы сняли флажок «Принимается к налоговому учёту», сумма окажется в колонке постоянных разниц. Если суммы НУ нет совсем, а флажок стоит — проверьте, что в учётной политике включён учёт по налогу на прибыль (а не УСН или только бухучёт).

Частые ошибки при списании товаров

Короткий список того, что ломает учёт чаще всего:

• ❌ Списали с 41 счёта сразу на 91.02 недостачу, у которой есть виновник. Сумма должна пройти через 94 и уйти на 73.02, иначе пропадёт долг работника.
• ❌ Не тот склад в документе. На складе «Основной» остаток уменьшился, а на «Магазине» недостача осталась. Сверяйте склад с инвентаризацией.
• ❌ Списание датой раньше поступления. Получается отрицательный остаток и нулевая себестоимость, которую потом придётся исправлять закрытием месяца.
• ❌ Флажок «Принимается к НУ» стоит у списания кражи без документов госоргана. Расход завышает базу по налогу на прибыль — риск доначисления.
• ❌ Товар на комиссии. Чужие товары учитываются на забалансовом 004 счёте, и «Списание товаров» по 41 счёту для них не подходит.

Частые вопросы