Старые долги по зарплате: что делает ЗУП, что бухгалтерия и когда пора списывать

Списание задолженности по зарплате в 1С ЗУП 8.3 делается в два хода. ЗУП приводит в порядок взаиморасчёты с сотрудником и НДФЛ, а сама сумма списывается в бухгалтерии: невостребованная зарплата — Дт 76.04 Кт 91.01 после трёх лет давности, безнадёжный долг работника — Дт 91.02 с кредита счёта, где он числится. Отдельной «кнопки списания» в ЗУП нет, и это нормально: ЗУП не ведёт счета, он хранит расчёты с людьми.

Долг бывает двух видов, и путать их нельзя. Первый — организация не выплатила зарплату, а человек за ней не пришёл. Второй — работник должен организации: ему переплатили отпускные, не вернул подотчёт, ушёл с минусом в расчётном листке. Ниже разобраны оба, включая частый вопрос, как в 1С ЗУП списать задолженность работника перед организацией после увольнения.

Два вида долга и сроки давности

Перед любыми действиями в программе определите, какой у вас долг и истёк ли срок. От этого зависит и документ, и налог.

Невостребованная зарплата. Общий срок исковой давности — три года. Его считают не с даты начисления, а со дня, когда зарплату нужно было выплатить. Начисление за март, которое должны были выдать 10 апреля, «созревает» к списанию 10 апреля через три года.

Сотрудник может обратиться в суд за неполученной зарплатой в течение года (ст. 392 ТК РФ). Но для бухгалтерии ориентир — именно три года общего срока: раньше кредиторку списывать не принято.

Долг работника. Тут правила жёстче для работодателя. Удержать из зарплаты можно только в случаях из ст. 137 ТК РФ: неотработанный аванс, неизрасходованный подотчёт, счётная ошибка, неотработанные дни отпуска при увольнении. Общий предел — 20% от каждой выплаты (ст. 138 ТК РФ).

Если уволенный сотрудник ушёл с минусом и сам не вернул деньги, взыскать их можно только через суд. Нет решения суда и добровольного возврата — долг остаётся висеть, пока руководитель не решит его списать.

Что проверить в ЗУП до списания

Списывают только ту сумму, которая подтверждена. На практике в «старом долге» часто сидит не настоящий долг, а ошибка: неотражённая выплата, задвоенная ведомость, неперенесённые остатки при переходе с ЗУП 2.5.

Проверьте по порядку:

1. 📊 Сформируйте отчёт «Анализ взаиморасчетов с сотрудниками» в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате. Поставьте период с начала года, в котором возник долг, по текущий месяц. Отчёт покажет начислено, удержано, выплачено и сальдо по каждому человеку.
2. 📄 Откройте расчётный листок сотрудника за месяц возникновения долга. В шапке и подвале видно «Долг за организацией» или «Долг за работником» на начало и конец месяца.
3. 🔍 Найдите ведомости за этот период в разделе Выплаты. Посмотрите, включён ли сотрудник в ведомость и отмечена ли выплата. Если зарплату перечисляли через банк, проверьте, подтверждено ли зачисление.
4. 🧾 Сверьте сумму с бухгалтерией. В Бухгалтерии 3.0 сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 (депоненты) или по 70, 73 (долги работников) с разбивкой по сотрудникам.
5. 📑 Найдите первичку: реестр депонированных сумм, акт инвентаризации, заявление или служебную записку о долге.

Расхождение чаще всего даёт ведомость, которая есть в одной программе и отсутствует в другой. Второй источник — ручные корректировки в Бухгалтерии, сделанные «мимо» синхронизации.

Невыплаченная зарплата прошлых лет: депонирование и списание

Здесь три шага, и выполняются они в разных программах. Схема ниже — для типовой связки ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, когда выплаты регистрирует ЗУП, а касса и банк ведутся в Бухгалтерии.

Шаг 1. Зафиксировать депонирование

Деньги из кассы по ведомости не выдали за отведённый срок — кассир закрывает ведомость и отмечает неполученные суммы. Учётная запись о депонировании создаётся на основании ведомости в кассу документом «Депонирование зарплаты» в той программе, где ведётся касса.

Проводка: Дт 70 Кт 76.04. С этого момента долг перед человеком числится не как зарплата, а как депонированная сумма.

При зарплате на карту депонирования в классическом смысле нет. Если банк вернул деньги (закрыт счёт, неверные реквизиты), сумма возвращается на расчётный счёт, а в ЗУП выплата по этому человеку снимается. Долг за организацией снова появляется в расчётном листке.

Шаг 2. Дождаться срока и провести инвентаризацию

Ежегодно перед годовой отчётностью депоненты проверяют в рамках инвентаризации расчётов. По истечении трёх лет комиссия составляет акт, руководитель подписывает приказ о списании.

Этот приказ и акт — основание для операции. Без них налоговая вправе спорить о периоде признания дохода.

Шаг 3. Списать на прочие доходы

В Бухгалтерии 3.0 списание оформляют ручной операцией (Операции → Операции, введенные вручную) или документом списания кредиторской задолженности, если он есть в вашем релизе.

Проводка — Дт 76.04 Кт 91.01 на дату приказа, по каждому депоненту отдельно, чтобы аналитика по сотрудникам на счёте закрылась полностью.

В ЗУП после этого делать ничего не нужно, если депонирование отражено корректно и долг перед сотрудником уже закрыт. Если же в расчётном листке человека по-прежнему висит «Долг за организацией» — значит, выплата по нему в ЗУП не зарегистрирована. Тогда выравнивают взаиморасчёты документом «Корректировка выплаты» в разделе Выплаты.

Не удаляйте и не перепроводите старые ведомости прошлых лет, чтобы «убрать» долг. Это меняет удержанный НДФЛ в закрытых периодах и ломает уже сданные 6-НДФЛ.

Как в 1С ЗУП списать задолженность работника перед организацией

Работник должен компании — в расчётном листке «Долг за работником». Есть три пути, и выбор зависит от того, вернёт ли человек деньги.

Отпускные при увольнении: решить заранее

Самый частый источник долга — авансом выплаченный отпуск. При увольнении ЗУП сам рассчитывает удержание за неотработанные дни в документе «Увольнение».

Если основание увольнения из перечня ст. 137 ТК РФ, удерживать нельзя. Отключите удержание прямо в документе увольнения, до его проведения. Тогда долг не возникнет вовсе, и списывать будет нечего.

Если удержание законно, но суммы окончательного расчёта не хватило, разница остаётся долгом. Её либо возвращает сотрудник, либо организация её прощает.

Прощение долга через начисление

Этот способ подходит, когда руководитель решил простить долг и бухгалтер признаёт это доходом работника.

1. Откройте Настройка → Начисления и создайте новый вид начисления, например «Прощение долга сотрудника».
2. Назначение — разовое начисление. В настройках НДФЛ укажите код дохода, согласованный с главным бухгалтером. Для прощения долга обычно применяют код «прочие доходы».
3. Задайте облагаемость страховыми взносами по учётной политике организации (см. раздел про налоги).
4. Создайте документ Зарплата → Разовые начисления, выберите новый вид, укажите сотрудника и сумму долга.
5. Проведите документ и сформируйте расчётный листок: «Долг за работником» должен стать нулевым.

Списание без признания дохода

Если долг признан безнадёжным, а не прощённым, дохода у работника обычно не возникает. В ЗУП этот случай отражают только корректировкой взаиморасчётов: документ «Корректировка выплаты» на сумму долга с датой приказа.

Проверьте после проведения расчётный листок и отчёт по взаиморасчётам. Документ двигает только расчёты с сотрудником и не создаёт ни доходов, ни налога.

НДФЛ и взносы при списании

Здесь различия между двумя видами долга самые заметные.

Депонированная зарплата. НДФЛ исчислен при начислении, а удерживается при фактической выплате. Если человек не получил деньги и до конца года выплат ему не было, удержать налог не из чего.

• 📬 Сообщите о невозможности удержать НДФЛ — в налоговую и самому сотруднику. Срок — не позднее 25 февраля следующего года, сведения подают в составе годового 6-НДФЛ.
• 📌 При списании депонента через три года дополнительного НДФЛ нет: доход начислен давно, организация просто перестала быть должна.
• 💰 Страховые взносы начислены вместе с зарплатой. Списание депонента их не меняет, возвращать или пересчитывать нечего.

Прощённый долг работника. Прощение — экономическая выгода сотрудника. Это доход, облагаемый НДФЛ.

• 🧮 НДФЛ исчисляется на дату начисления дохода. Если сотрудник уволен, удержать нельзя — сообщите о невозможности удержания в общем порядке.
• ⚖️ Со взносами позиция спорная. Контролирующие органы считают прощённую сумму выплатой в рамках трудовых отношений, облагаемой взносами. Часть судебной практики с этим не согласна. Решение фиксируйте в учётной политике.

Отпускные, которые запрещено удерживать. Если удержание недопустимо по ст. 137 ТК РФ, выплата отпускных была законной. Новый доход при этом не возникает, пересчитывать НДФЛ с отпускных не нужно.

Проводки в бухгалтерском и налоговом учёте

ЗУП передаёт в бухгалтерию начисления, удержания и выплаты. Операции списания делает бухгалтерия.

Налог на прибыль. Кредиторка с истёкшим сроком давности — внереализационный доход (п. 18 ст. 250 НК РФ). Признают его в том периоде, когда истёк срок, на основании инвентаризации и приказа.

Безнадёжный долг работника можно учесть в расходах, только если он отвечает признакам безнадёжного долга по налоговому кодексу и подтверждён документами. Простое решение руководителя «простить» к ним не относится. В этом случае сумма в налоговом учёте не уменьшает базу, а в бухучёте возникает постоянная разница.

УСН. При объекте «доходы» списанная кредиторка также входит в доходы — она внереализационная. Расход на прощённый долг работника при УСН «доходы минус расходы» в закрытый перечень обычно не попадает.

Как проверить результат

После списания пройдите короткую проверку. Она занимает пару отчётов, а исключает расхождения при сдаче годовой отчётности.

• ✅ Расчётный листок: сальдо на конец месяца равно нулю.
• ✅ «Анализ взаиморасчетов с сотрудниками»: человек не попадает в задолженность.
• ✅ ОСВ по 76.04 и 70 в Бухгалтерии: остатка по сотруднику нет.
• ✅ Сальдо ЗУП и бухгалтерии совпадают.
• ✅ Сообщение о невозможности удержать НДФЛ включено в 6-НДФЛ.
• ✅ Акт инвентаризации и приказ подшиты к операции.

Раз в год, перед закрытием года, полезно проходить отчёт по взаиморасчётам целиком по организации с фильтром по уволенным сотрудникам. Так видно все «хвосты»: депонентов, к которым подходит срок давности, и бывших работников с минусом.

Ещё один полезный приём — собрать список депонентов с датами возникновения в отдельную таблицу. Тогда к инвентаризации вы сразу знаете, какие суммы созрели к списанию в этом году.

Частые вопросы